施工企业信息化：ERP系统总体规划与实践

系统规划阶段的任务是对企业的环境、目标、现行系统的状况进行初步调查，根据企业目标和发展战略，确定信息系统的发展战略，对建设新系统的需求做出分析和预测，同时考虑建设新系统所受的各种约束，研究建设新系统的必要性和可能性。

总体规划是系统规划阶段的主要工作。进行信息系统的总体规划可由本公司专人来做，也可以委托软件公司或高校专门机构来做。在总体规划报告中，首先应对本企业所处信息化发展阶段进行分析，同时要了解和分析本企业在信息化建设方面与同行企业的差距，分析本企业在信息化建设中存在的问题和不足。通过总体规划安排各个子系统开发的先后顺序，考虑子系统与子系统之间的关联。一方面，每个子系统内部具有很强的功能内聚性，各个子系统之间的接口数量应尽量少；另一方面，使整个信息系统又可以根据施工企业的发展需要进行相应的扩展。

下面结合笔者几年来的工作实践，结合实例详述施工企业总体规划报告的主要内容，其中有底纹的部分是笔者为某施工企业起草的ERP项目总体规划报告中的部分内容。

1.分析施工企业信息化现状

X公司虽然从1999年开始从事信息化系统建设工作，根据公司的需求曾经与Y大学合作组建了公司的局域网、开发了公司的网站和多个版本的MIS软件，曾经对于公司的网络化建设、网站建设、信息化程度和管理水平的提高等方面发挥了积极的作用。但由于公司施工项目多，人员分散和事务繁忙等原因，MIS软件的使用工作没有持续下去，近年来，许多工作仍然停留在手工管理阶段。虽然从形式上看在计算机网络方面，公司基本实现了信息化管理，但是距离真正的信息化管理还有很大的差距。

目前公司的大部分员工对信息化管理的认识有了逐步的提高，新的领导班子着眼于长远考虑，更加重视信息化建设工作和现代化管理工作。通过要求加大信息化管理工作，大大提高了各项目部与公司部门、公司领导之间，分/子公司与公司部门之间，公司职能部门与公司领导、项目部、分/子公司之间传递的各类公文、合同、签报等文种在审核、会签、签发等方面的办公速度，提升了管理水平，基本杜绝了先办事、再请示或补充请示的现象，以及文件滞后的现象。近期，公司的管理规章制度也在不断地进行建立和完善，分层次地规范各项管理业务，建立管理标准。公司领导层、管理层对信息化管理工作高度重视，思想基本统一，这一系列的现状对公司推广实施ERP系统创造了良好的条件。

2.分析施工企业信息系统存在的问题

虽然过去的几年来在信息化建设方面进行了一系列工作，但随着信息技术（软件技术、网络技术、信息安全技术、数据库技术、软件开发技术）的迅猛发展、企业员工信息化程度和管理水平的提高和企业经济实力的增强，X公司对信息系统的要求也越来越高，原来开发实施的信息系统（如MIS软件）需要更新、需要上台阶，目前还存在如下的问题：

（1）从目前来看，X公司在信息化建设方面与兄弟单位相比，已经落后了许多，这在激烈的市场竞争中表现出了企业信息传递效率低下、市场竞争能力低下、企业发展的后劲不足等问题。

（2）过去曾开发出来的MIS软件受当时信息开发技术的限制，软件只能在局域网上使用，难以在总公司与项目部之间实现方便的信息交流和共享。软件需要从两层结构提升到三层结构，增加中间Web Server软件服务器，实现远程实时录入、远程实时查询，使软件适用范围从局域网扩展到广域网，实现对项目部的零距离管理和总公司对项目部的实时监管，逐步建立全企业ERP管理系统。

（3）企业管理过程中计算机的使用范围不广，有许多管理环节尚没有应用计算机，仍停留在手工劳动阶段，已投入计算机应用的部分管理环节也不同程度地缺少相应的软件。

（4）现有的计算机硬件资源利用率低，其原因包括：①企业计算机应用水平整体不高；②缺乏合适的应用软件；③现有软件的应用深度不够。因此，现有的计算机相当一部分成了仅用于文档处理的“打字机”或用于上网的“聊天机”，硬件资源浪费严重。

（5）由于计算机网络和相应的软件没有很好地使用，各管理环节信息传递不畅，信息资源的检索、查询速度较慢，不能满足在市场竞争中快速变化的需要。

（6）由于企业大型的、网络化的共享数据库没有使用，缺少必要的辅助决策软件，致使企业领导在经营决策方面掌握的信息量十分有限，难以起到辅助决策的作用。

（7）由于缺少必要的广域网上的软件支持，企业领导难以对子公司或者项目部进行有效的监管，难以有效地控制生产成本和综合经营成本。

综上所述，企业现有的信息处理模式已不能满足企业发展的需要，不能满足领导经营决策的需求，不能适应现代企业管理制度建立的需要。

3.分析信息系统建设的必要性

（1）以总公司为中心，对项目部全面监管需要ERP系统。公司的日常管理需要在总公司与各个项目部之间存在频繁的信息流和物流，需要快速的信息传递和统一的物资、设备和材料供应，这样就产生了总公司与不同项目部之间的流通和管理环节，且各个环节将直接影响到总公司的成本和效益，因此在每一环节上都要提高管理水平，提高信息化程度，即需要用ERP实现以总公司为中心，对项目部实行全面监管。

（2）企业实现体制创新需要ERP系统。体制创新包含管理创新、技术创新和经营创新。ERP提倡的企业管理方式是以团体为核心的扁平化组织结构，实行并行工作和协同工作方式。X公司实现网络互联后，为推广实施ERP创造了条件。

ERP帮助企业进行流程重组、机构重组，建立新的管理体制。其特点在于实现企业间的信息流、物资流、资金流敏捷畅通；实现企业内部的相互监督和相互促进，消除旧观念，注入新观念；员工自觉发挥最大的工作潜能；报酬和劳动成果紧密相连；决策更加透明，更有利于调动员工的积极性。

（3）建立“以人为本”的竞争机制需要ERP系统。ERP的管理要制订明确量化的目标体系，针对某个员工而言，需要建立“以人为本”的竞争机制，即给每个员工制定一个工作任务和评价标准，并以此作为对员工奖励的依据。员工必须达到这个标准，不断超越这个标准，超越得越多受到的奖励就越大。标准不断提高，工作效率必然跟着提高，这样就建立了“以人为本”的竞争机制。

（4）从企业发展的角度看需要ERP系统。信息化工作是企业生存和发展的必经之路，信息化工作在施工企业成为加强管理和提高经济效益的必要手段，而且也成为施工企业竞争的必备条件。投标靠信息化工作优化建设方案，模拟建设过程；施工过程靠信息化工作优化资源组合，形成既经济又省时的施工方案，并且在优化的条件下形成完全透明的经济效益，能够避免过去的管理模式下存在的弊端。信息化工作的引入是施工企业管理的变革，是思维和工作方式的转变，是传统管理方式向现代管理方式的转变，要想发展壮大必须加强和提升信息化工作水平。

（5）从企业资源利用的角度看需要ERP系统。只有将企业的信息资源、软件资源、硬件资源、人力资源、财力资源、设备资源等各种资源完全整合，并建立充分的资源共享机制，才能有效地降低企业生产成本和综合经营成本，提高企业效益。特别是像X公司这样的施工企业，施工现场分布在全国各地，而且施工工期相对比较长，产品单一，工序繁多，手工劳动和机械设备使用品种多，原材料品种多，实施ERP系统有利于各种资源的综合调配，减少管理环节，降低管理成本。

（6）从企业管理的角度看，公司推行强势管理需要ERP系统。施工企业经过多年的机构变革和转化，形成分散经营、松散管理的现象，在市场经济的形势下，属于微利竞争。只有靠堵住管理漏洞，才能创造良好的经济效益，因此推行ERP有利于减少管理层次，实现集约经营。形成现代化的管理模式，使管理效益功能成倍地放大，对企业进行品牌经营有很大的益处。

（7）从企业领导决策的角度看需要ERP系统。ERP系统的实施，可以使各子项工作相互关联，录入数据及时准确，而且领导可以及时进入模块中进行查询，得到及时、准确的信息，领导可以基于事实进行决策和指挥，可以不同程度地避免决策失误。

4.分析施工企业信息系统建设的目标

针对企业目前的管理现状和信息化建设的现状，企业建立基于Intranet（企业专用局域网VPN）条件下的企业管理信息系统，实现本地、远程和移动办公者管理控制，具体可以实现以下目标：

（1）有效利用网络技术实施资源的调配和控制，减少人为指挥和手动信息传输，降低差旅费用。

（2）准确快捷地收集、存储、加工、整理财务信息；工程成本信息；物料采购和保管、发放信息；施工过程技术、质量管理信息；资产经营和管理信息；人力资源管理信息等资料，提高企业信息化程度。

（3）解决工作中计算事务量大、工作繁琐等问题，使基层业务处理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，提高管理水平，减少管理人员，降低管理费用。

（4）实现总公司对子公司、分公司和项目部进行适时有效的监管，减少管理环节的漏洞。

（5）对施工过程控制（方案、进度、质量）与施工成本费用进行有效的对比和分析，优化施工方案（工序），降低施工直接费用。

（6）将重大、关键技术方案汇集，实时展示公司的优化技术方案，提高公司的技术创新能力。

5.分析施工企业信息系统建设的原则

（1）总体规划、分步实施原则：规划工作要考虑周到，要作长远打算，具体实施时可分步骤和分阶段进行。

（2）实用性原则：ERP必须从实用性出发，满足企业领导决策的需要、满足各部门日常管理的需要，为管理和决策工作提供数据支持。

（3）先进性与经济性相结合的原则：整个系统的软件、硬件、网络的选择要在考虑经济性的同时，具有先进性原则。如在数据流程设计时，避免在数据流程方面对过去手工管理的简单照搬，要进行必要的数据流程重组。

（4）规范化和标准化原则：系统设计要规范合理，如要建立标准的、符合规范式理论的数据库，屏幕的界面要统一、规范，数据编码要规范。

（5）易操作性原则：ERP是面向管理人员的，他们往往要求人机界面直观、操作使用方便，易于掌握，便于理解和学习。

（6）可维护性原则：开发过程科学、规范，并且具有较为完整的开发文档，按照结构化程序设计思想进行设计，系统层次清晰，结构严谨，以便于将来系统维护。

（7）可扩充性原则：需求是在不断变化的，因此本系统必须适应需求的变化，具备一定的自定义和自我适应性。当需求发生变化时，系统能继续正常运行或经简单修改后能正常运行。

6.分析施工企业信息系统建设的作用和意义

（1）优化企业组织结构、减少管理层次、规范企业内部管理。这将增强企业对市场的敏感程度及对市场的反映速度，降低管理成本，大大提高企业对市场的应变能力。

（2）降低企业综合经营成本。库存管理系统可以为企业建立动态的合理库存，在不出现库存短缺的情况下，尽量减少库存；采购管理系统可以为企业缩短采购提前期，建立更为科学的采购周期，从而减少资金占用周期和缺货情况。更为重要的是，ERP整合了企业集团的综合优势，加强了企业内各部门、各子公司之间的相互协调，并使之有机地结合在一起。这样就避免了企业各部门之间各自为战、盲目决策情况的出现，减少了管理上的失误，减少了企业内部因为不协调而造成的资源（包括人力、物力、财务等）浪费。

（3）ERP的应用可以强化总公司对各项目部、各个分/子公司经营情况的监管力度，避免了企业内部监管不力而造成的损失。

（4）应用ERP可以使企业内部各子公司之间、部门之间、企业与客户之间达到充分的信息共享。企业可以为客户提供更高层次的信息化服务，加强企业与客户之间的有机联系，从而赢得客户，赢得市场。

（5）实施ERP使企业管理全方位变革，实现信息化管理。管理结构从“金字塔”走向“扁平”；变职能管理为过程管理，由过去静态的、片面的、孤立的管理变成动态的、全面的、网络化的理性管理，使企业成为一个有机整体，实现“现代化集成管理”；成本管理是企业经营管理的核心，打破壁垒，实现信息共享。

7.分析信息系统的结构

在总体规划报告中，结合本企业特点，需要分析信息系统的结构并绘制相应的结构图，其中应包括如下几部分：

（1）绘制组织机构与功能结构关系图。(www.xing528.com)

（2）绘制信息系统的功能结构图。

（3）绘制信息系统网络结构图。

（4）绘制信息系统软件结构图。

（5）绘制信息系统混合结构图。

（6）绘制信息系统层次结构图。

（7）绘制企业间信息集成与应用整合逻辑结构图。

以上部分如何撰写，可以依据企业信息系统规模的大小和外部企业参与的程度等因素选择性地绘制相应的结构图，并进行必要的说明，可参考第3章相应内容。

8.分析信息系统的开发方法

不同的施工企业，不同的信息系统开发，所采用的开发方法不尽相同。应根据企业的需求特点和信息系统的难易程度等因素，选择适合的开发方法。目前，常用的开发方法有生命周期法（有时也称结构化的生命周期法）、原型法和面向对象的开发方法等。

笔者认为，中国施工企业信息系统的开发方法应采用生命周期法与原型法相结合的方法，即整个信息系统在宏观上、在大的阶段划分方面采用生命周期法，而在微观上、在具体的子系统应用方面采用原型法。本质上讲，是以原型法为主。下面重点阐述原型法的应用。

原型法（Prototyping Approach）产生于20世纪80年代中期，其基本思想是：在投入大量的人力、物力之前，在限定的时间内，用最经济的方法构造一个系统原型，使用户尽早看到未来系统的概貌。在系统原型的实际运行中与用户一起发现问题，提出修改意见，不断完善原型，使它逐步满足用户的要求。结合施工企业的应用特点，用原型法开发信息系统可以分为如下四个步骤：

（1）明确用户的信息需求与管理流程。施工企业的管理流程常常是变动的，特别是在手工管理阶段，任意性很大。通过实施信息系统，规范管理流程，并且这种规范是逐步的、渐近的。因此，在信息系统开发以前，先分析用户的主要功能要求和实现这些要求的业务流程、数据流程、打印报告格式、屏幕要求等，给出一个初步的需求文件。

（2）建立初始原型。借助软件开发工具，先制作一个初始原型（即开发出满足上述需求的子系统）。这个原型应满足第一阶段提出的基本要求，是一个可以实际运行的系统。

（3）评价原型。用户在开发人员的协助下，运行原型系统，评价系统的优点和不足，进一步明确用户要求，提出修改原型系统的具体意见。对于施工企业，应该在软件的试运行阶段，用户进一步提出修改意见，同时软件开发人员与用户进行广泛的信息交流，逐步形成相对固定的业务流程和数据流程。

（4）修改和完善原型。根据用户的意见，尽快修改原型系统并交给用户运行。

上述工作流程如图4-2所示，后面两步是反复进行的，直到用户满意为止。

图4-2　原型法工作流程示意图

原型法具有如下优点：

（1）增进用户与开发人员之间的沟通：用户通过实际运行原型系统，具有“看得见，摸得着”的感觉，可以很清楚地把他们的意见告诉给系统分析员。

（2）用户在系统开发过程中起主导作用：结构化方法用户参与较多的是系统分析，而采用原型法进行系统开发，用户在整个开发过程中起主导作用，随时提供现场的第一手资料，帮助开发者认识用户的真正需求。

（3）辨认动态的用户需求：系统分析的困难之一是用户与开发者之间的沟通，尤其对一些动态需求，不容易用语言文字来描述。原型系统有助于开发者发掘和验证这类不易用一般语言来规范交谈的动态需求。

（4）启迪衍生式的用户需求：在系统投入运行之前，有些功能用户也无法预先知道。衍生式的需求是指当系统投入运行之后，用户有了使用经验而提出的需要。在整个开发过程中，原型系统可以启发用户的这些衍生的新需求，并把这些需求告诉开发者。

（5）缩短开发周期，降低开发风险：原型法以用户为主导，更有效地辨认用户需求，不仅使系统分析的时间大为缩短，而且减少了开发人员对用户需求的误解，从而降低了系统开发的风险。

针对施工企业特点，原型法具有如下缺点：

（1）原型法不如结构化生命周期法成熟和便于管理控制。

（2）由于用户在开发过程中起主导作用，也会产生一些不良问题，例如，用户的要求很低，降低了软件的标准和价值。

（3）在多次的修改过程中，容易偏离原型的目的。

（4）使用者往往注重功能上的要求，而疏忽了对实际环境的适应性及系统的安全性、可靠性等要求。

（5）直接将原型系统转换成最终产品，这种过早交付产品的结果，虽然缩短了系统的开发时间，但损害了系统的质量，增加了维护代价。

由上面的分析可以看出，原型法的优点主要在于能更有效地辨认用户需求。对于施工企业信息系统软件的开发，一般分析层面难度较大、技术层面难度较小，对于这样的系统适合用原型法开发。一般将原型法与结构化生命周期法结合起来使用，用原型法进行需求分析，进行子系统和局部功能的开发，将经过修改、确认的原型系统作为整个系统集成开发的依据，而整个大系统的完成主要采用结构化的生命周期法。

下面是笔者2002年为某施工企业开发MIS项目时起草的总体规划报告的内容。

企业MIS系统的开发和建设是一个非常缜密和复杂的过程，整个开发过程必须从企业实际情况出发，运用合理的开发思想和策略，开发出适合企业实际情况的MIS系统。

企业管理信息系统的开发方法主要有生命周期法、原型法和面向对象的开发方法等。考虑到企业多年来是第一次较大规模地实施信息系统开发项目，经过周密的分析和考虑，决定采用改良的原型法。

生命周期法是目前应用较为普遍的信息系统开发方法之一，它要求信息系统的开发工作从初始到结束划分为若干阶段，对每一个阶段都预先定好任务，然后按照一定的准则来按部就班地完成。这种方法一般将系统的周期分为五个阶段，即可行性研究阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实现阶段、系统运行阶段。

原型法的指导思想是：并非用户所有的需求都能预先定义，用户对开发人员提供的原始系统提出建议和要求，经过反复的修改和完善，最终能够满足用户的需求。这种方法一般分为六个阶段，即可行性研究阶段、确定系统的基本要求阶段、建造原型系统阶段、用户和开发人员评审阶段、开发人员修改原始系统阶段、结束阶段。

原型法与传统的生命周期法的两个截然不同的特点是：①在未完全弄清楚需求之前通过一个原型化的设计环境，迅速建立原始系统；②在原型化环境上能方便地对原始系统进行大量的修改、扩充、完善。在MIS系统开发过程中充分理解和运用这两种方法的思想和策略，综合运用生命周期法和原型法的优点，这两种方法的结合叫改良的原型法。改良的原型法应用生命周期法的原理构造一个接近于客观实际的可供原型法使用的基本内核，然后使用原型法不断地对其进行修改、完善，从而设计出满足用户需求的系统。

9.选择信息系统的开发模式

信息系统的开发模式有C/S模式、B/S模式和混合模式三种，其含义详见3.3.6。对于施工企业诸如ERP这样的大型信息系统软件，一般应采用混合开发模式。因为混合开发模式避免了各自的缺点，保留了各自的优点。

10.制定信息系统开发和实施计划

本项目的管理要求按照项目管理的思想、理论和方法进行管理。项目实施前要有计划，实施工程中要有控制，事后要有评价。项目事先计划和事中控制采用中文Project 2002进行管理，严格控制进度，事后按照后面提供的考核表严格进行考核，根据考核结果实施资金奖励措施。具体实施计划如下：

（1）2003年元月25日前，完成所有模块的用户需求调研、收集资料等工作。完成合同管理子系统的开发工作，作为其他模块开发的样本。

（2）2003年2月12日前，完成各模块的数据流程图、数据结构设计工作，将通过会议相互交流。

（3）2003年2月23日前，完成第1批模块的开发工作，通过会议进行交流。

（4）2003年3月20日前，完成第2批模块的开发工作，进入全面测试阶段。

（5）2003年3月底以前，完成除多媒体演示系统以外的所有模块的开发工作，包括软件测试、安装、使用手册的撰写和打印等。

（6）2003年4月初，前往X施工企业现场安装、调试。

（7）2003年4月底以前，软件第1阶段试运行；完成软件概要设计报告（每个子系统均要撰写简介、逻辑结构图、分析模型、实现功能、系统接口、数据流程图）；技术报告、研制报告等报告的撰写工作；完成软件的第1次修改工作。

（8）2003年5～6月间，根据用户提出的修改意见，完成软件的第2～3次修改；完成软件详细设计报告及其测试报告的撰写工作。