环境是跨系统协同信息服务的构成要素之一。如果将跨系统协同信息服务看作是一个系统,那么此系统必定是一个开放的系统,必定处于一定的环境当中,从环境中获取输入,并将环境作为自身输出的空间。跨系统服务协同的效果是信息服务系统内部和外部多种因素共同作用的结果,不可能脱离环境而进行。
外部环境是不断变化着的动态环境,信息服务系统同相关主体如用户、政府、标准化组织、知识产权组织、服务提供商等之间存在着相互交换、相互渗透、相互影响的关系,能够不断地自我调节,以适应环境和自身的需要。跨系统的协同信息服务实际上正是协同主体与外部环境之间相互作用的过程,协同效果则与外部环境的质量以及协同服务与环境间的关系紧密相关。具体来说,跨系统协同服务的外部环境主要包括以下几个方面的环境。
①社会文化环境。它是指一个区域(国家或地区)的历史传统、意识形态、价值观念、风俗习惯等。这些因素成为人们的行为准则,具有较强的约束力和潜移默化的作用。它在各种外部环境中处于最深的层次,对跨系统协同信息服务既可以起到直接作用,比如不同国家的跨系统协同信息服务主导机制和模式都存在很大的差异,中国往往由政府主导,采用等级严谨的模式,而美国则往往强调市场主导,普遍采用扁平化的模式;也往往通过对其他环境因素的影响而间接地起作用,例如引导协同政策法规的制定等。
②政策法规环境。包括相关政策和法律的健全程度,是影响跨系统协同信息服务的重要外部因素。跨系统协同行为必须遵循一定的政策取向,国家或地区对跨系统协同信息服务的政策制定、知识产权法、信息法案等都可能会影响到跨系统协同信息服务的建立和运行。多数国家都制定了鼓励跨系统协同信息服务的政策和法律,如我国在2006年出台的《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020年)》,提出了要建立科技基础条件平台的共享机制;在《2006—2020年国家信息化发展纲要》中,还明确了完善信息化发展战略和政策体系研究、推进信息化法制建设等。美国也制定了相关法规政策以促进跨系统协同信息服务的发展,比如《信息自由法》 《联邦政府资助的科研项目数据采集和递交的办法和程序》(Circular A-89)、 《联邦政府信息管理条例》(Circular A-130)、《联邦政府资助并委托非营利性机构科学研究所产生的数据管理条例》(Circular A-110)等[22]。(www.xing528.com)
③外部经济环境。外部经济环境的好坏直接决定着跨系统协同信息服务需求的紧迫程度。当外部经济环境较好时,信息服务机构所能购买的资源较多,对跨系统协同的需求往往也较少。而一旦外部经济环境变化时,信息服务机构对跨系统协同信息服务的需求变得十分迫切。如世界上几大出版商不断抬高期刊市场价格,导致信息服务机构服务质量不断降低,这直接导致了对跨系统协同信息服务的旺盛需求。2008年世界金融危机引发的经济发展困难,使欧美等国图书馆的经费不断削减。2009年6月,美国俄亥俄州决定,将州政府预算内给公共图书馆的拨款削减一半;马萨诸塞州Mashpee公共图书馆表示在年中时必须进一步控制开支,减少购书计划[23]。外部经济环境的变化使得信息服务机构的经费处于动态变化中,其中,跨系统的协同信息服务应该是一种有效的服务组织方式。
④信息技术环境。信息技术环境是指国际、国家或地区范围内的信息技术发展决定的对信息服务具有技术影响的环境,它是跨系统协同信息服务组织实施的基础。近10年来,信息服务机构所处的信息技术环境不断变化发展,网格技术、Web 2.0,云计算等蓬勃发展,在技术的支持下,信息服务机构正不断变革其组织结构和业务流程[24]。由此可见,信息技术进步给跨系统协同信息服务发展提供了新的可能。可以设想的是,未来的跨系统协同信息服务所处的信息技术环境还将不断发展,跨系统协同信息服务流程和技术机制也将不断变化发展。
⑤服务组织制度环境。一个基本的组织制度应包括独立的法人制度、组织机构和管理制度[25]。组织制度为组织成员提供了行为框架,其实质就是行为主体之间的权益和责任的划分和明确,目的在于激励各行为主体为组织的利益而努力工作,同时监督每个成员的行为。跨系统协同信息服务需要建立有利于协同主体的资源和服务制度,在实现协同服务效益的最大化的同时形成有效的约束。有效的协同服务制度不仅表现在对其内部成员的有效激励和约束上,还表现为在运行中对外部环境的适应性上。与外部环境相容的协同服务制度不仅能减少其运行中与环境摩擦产生的运行成本,而且能形成更大的凝聚力,吸引更多的协同主体参与协同服务。
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