Excel 2010作为功能强大的电子表格处理软件，提供了多种统计计算功能。公式和函数是Excel的特色之一，也是最体现其出色计算能力的方面之一，灵活使用公式和函数可以大大提高数据处理的能力和效率。
公式和函数时彼此相关但又不完全相同的两个概念。在Excel中，“公式”是以“=”为引导进行数据运算处理并返回结果的等式。“函数”则是按特定算法执行计算的产生一个或一组结果的预定义的特殊公式。因此，从广义的角度来讲，函数也是一种公式。
1.公式的构成
公式的一般形式为：=＜表达式＞。
公式是以英文“=”开头，表达式是运算符、常量、括号、单元格引用、函数、名称等组成的计算式如表5-1所示。
表5-1 公式的组成要素
（1）输入公式。选定要输入公式的单元格，在单元格中输入英文“=”，然后输入公式的内容，按“Enter”键即可。
（2）运算符。运算符是构成公式的基本元素之一，每个运算符分别代表一种运算。Excel包含以下四种类型运算符：
算术运算符：主要包含了加、减、乘、除、百分比以及乘幂等各种常规的算术运算。
比较运算符：用于比较数据的大小。
文本运算符：主要用于将文本字符或字符串进行连接和合并。
引用运算符：这是Excel特有的运算符，主要用于在工作表中产生单元格引用。
公式中的运算符如表5-2所示。
表5-2 公式中的运算符
与常规的数学计算相似，所有运算符都有运算的优先级。当公式中同时用到多个运算符时，优先顺序为：引用运算符＞算术运算符＞文本运算符＞比较运算符。
（3）单元格的引用。公式中用到单元格的数据，不是直接把数据输入公式中，而是采用单元格引用的方式。单元格引用指在公式中用单元格地址来指明公式中所使用数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一部分的数据，可以引用同一工作簿不同工作表的单元格。
单元格引用的优点是，当引用的某个单元格中的数据修改后，公式会自动更新计算结果。
2.公式的复制
单元格引用分三种情况：相对引用，绝对引用和混合引用。含有单元格引用的公式实际上表现的是单元格之间的关系，复制公式只是将这个关系复制下来，不同的引用在公式复制时单元格地址的变化也不同。
（1）相对引用。相对引用指引用一个相对的位置（相对地址），用列标和行号（如A5）表示。在公式中使用相对引用时，当将公式复制到其他单元格，复制后产生的新公式和引用的单元格地址间的相对位置关系，将和原公式所在地址和公式中原引用的单元格地址间的相对位置关系保持不变。
此时，单击E4单元格，编辑栏显示“=C4*D4”；单击E5单元格，编辑栏显示“=C5*D5”；单击E6单元格，编辑栏显示“=C6*D6”。
（2）绝对引用。绝对引用指引用一个固定的位置（绝对地址），用列标和行号前面加$符号来表示（如$A$5）。
在公式中使用绝对引用时，当将公式复制到其他单元格，复制后产生的新公式中引用的地址不变。
（3）混合引用。介于相对引用和绝对引用之间，指公式中引用的单元格地址行或列中有一个采用相对引用、一个采用绝对引用。即引用时行可变列不变，或列可变行不变，如C$5、$D3。
在输入公式时，引用单元格的时候按“F4”键可实现不同类型地址间的切换：相对地址→绝对地址→混合地址。
3.函数的使用
函数是Excel预先定义的公式模块，可以通过给定的参数（有些函数不需要参数）经过其内部运算得到相应的结果。
Excel 2010为用户提供了财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、文本、逻辑、信息、工程、数据库、多维数据库、兼容性、自定义等类型、400多个函数，利用这些函数，可以完成复杂的计算。
（1）函数的输入。
直接输入：选定要输入函数的单元格，直接用键盘输入，常用于将函数插入到公式中。
使用“插入函数”对话框输入：选定要输入函数的单元格，单击编辑栏中的“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图5-15所示。
如果常用函数中没有所需的函数，可在“选择类别”下拉列表中选择函数类型，在“选择函数”框中选择函数；或在“搜索函数”框中输入函数名，按“Enter”键，所搜到的相关函数会在“选择函数”框中列出，选择需要的函数。单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框（该对话框随着所选函数名的不同而不同），如图5-16所示。
图5-15 “插入函数”对话框
图5-16 “函数参数”对话框
可在Number1、Number2文本框中直接输入参数，或在工作表中用鼠标选择数据区域；如果不方便选择数据区域，也可以单击
图标，文本框右侧的折叠按钮
将“函数参数”对话框缩小为如图5-17所示的折叠对话框，然后用鼠标选择数据区域，再单击“折叠”按钮展开。
图5-17 “函数参数”折叠对话框(www.xing528.com)
如果需要计算的数据单元格为一个连续的矩形区域，只需number1参数即可。如果需要计算的数据单元格为多个不连续的单元格或单元格区域，可以按住“Ctrl”键选择多个区域；也可以将每一个连续区域作为一个参数，输入到Number2等文本框中。输入多个参数时，系统会自动弹出Number3、Number4等文本框，最多可达255个。最后，单击“确定”按钮结束。
（2）常用函数。在函数的使用中，函数名称和参数不区分大小写，下面介绍一下常用的函数。
①SUM（number1，number2，...）。
功能：求各参数的和。number1，number2，...为要求和的参数。
②AVERAGE（number1，number2，...）。
功能：求各参数的平均值。number1，number2，...为要计算平均值的参数。
③MAX（number1，number2，...）。
功能：求各参数中的最大值。number1，number2，...为要计算最大值的参数。
④MIN（number1，number2，...）。
功能：求各参数中的最小值。number1，number2，...为要计算最小值的参数。
⑤RANK（number，ref，order）。
功能：返回某个数值在一组数值中的排名。number是要查找排名的数值；ref是包含一组数值的单元格区域，区域中的非数值型参数将被忽略；order为一个数字，指明排名的方式，为0或省略时，按降序排名（即数值大的排名为1），不为0时按升序排名（即数值小的排名为1）。
⑥IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。
功能：根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。logical_test指计算结果可能为真或假的逻辑表达式；value_if_true是逻辑表达式判定结果为真时返回的值；value_if_false是逻辑表达式判定结果为假时返回的值。
value_if_true，value_if_false也可以是其他公式，如果是IF函数，则形成嵌套。函数IF可以嵌套七层。
⑦COUNT（value1，value2，...）。
功能：计算区域中包含数字的单元格个数。value1，value2，...为1～255个参数，这些参数可以是各种类型数据，但只对数值型数据进行统计。
⑧COUNTA（value1，value2，...）。
功能：计算区域中非空单元格的个数。value1，value2，...为1～255个参数，这些参数可以是各种类型数据。
⑨COUNTIF（range，criteria）。
功能：计算区域中满足给定条件的单元格个数。range为单元格区域，criteria为以数字、表达式或文本形式定义的条件。
⑩YEAR（serical_number）。
功能：返回日期的年份值，在1900～9999。serical_number为日期型数据。
MONTH（serical_number）。
功能：返回日期的月份值，在1～12。serical_number为日期型数据。
DAY（serical_number）。
功能：返回一个月中第几天的数值，在1～31。serical_number为日期型数据。
DATE（year，month，day）。
功能：根据参数返回一个日期型数据。year为1900～9999的代表年份的一个数值；month为代表月份的数值，在1～12；day为代表一个月中第几天的数值，在1～31。
4.常见的错误信息
在工作表的编辑和使用中，如果操作不当，Excel将显示一个错误值。下面将常见的几个错误信息予以列举：
（1）#####。如果单元格中所含的日期或时间数据比单元格宽度宽或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####错误。
（2）#VALUE!。当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能无法更正公式时，将产生错误值#VALUE!。
（3）#DIV/0!。当公式被0除时（即公式中分母为0时），会产生错误值#DIV/0!。
（4）#N/A。当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。
（5）#NAME?。在公式中使用Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。
（6）#REF!。当单元格引用无效时将产生错误值#REF!。
（7）#NUM!。当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。
（8）#NULL!。当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时产生错误值#NULL!。
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