照片档案是企业档案中常见的形式之一，用于记载珍贵的历史画面，具有十分重要的作用，利用数字化技术将照片档案进行转换，不仅可以更加方便地进行查询，还可以保护档案原件。同时，将照片档案以数字图像的形式呈现，可以为企业提供丰富的档案信息内容和形式，可以为各级档案部门开展档案宣传、档案展览等活动提供重要素材。
从整体来看，照片档案的扫描流程与纸质档案类似，其流程分为照片整理，图像采集、处理、存储和命名、质检，目录数据录入或导入，数据挂接、验收、存储与备份等（图5-11），这里着重介绍数字化前的处理、目录建库、图像存储和处理等工作。数字图像存在分级管理的情况，可以分为档案典藏级、复制加工级、浏览利用级等，不同的存储级别，其数字图像的保存要求和用途有所差别。
图5-11 照片档案扫描流程
（1）数字化前处理
在进行数字化之前，对照片档案进行处理很有必要，需要对其进行检查和整体编序，保证照片档案原件的完整性，有时还需要用技术进行修复和清洁。
由于胶片、纸质材料的照片档案对温度和湿度有严格的要求，因此需要对数字化工作场所的环境进行调整，在检查照片档案的完整性时，除了对照片内容的检查，还要对照片是否破损、划伤、粉剂脱落、变形、变色、生霉等进行检查。
（2）照片档案目录建库(www.xing528.com)
和纸质档案的目录著录不同，照片档案目录数据库结构有更加严格的要求，对“数据字段名”“字段类型”“字段长度”做出明确的规定，具体要求如下：
第一，在著录的数据字段中需要记录11项必选著录，包括题名、摄影者、时间、备注、全宗号、保管期限代码、照片张号、底片张号、册号、责任者、附注等。
第二，照片号和底片号并不是单独的字段，需要和全宗号、保管期限代码联合，照片号的格式为“全宗号—保管期限代码—册号—照片张号”，底片号的格式为“全宗号—保管期限代码—册号—照片张号”。
第三，在对照片档案进行著录时，需要填写其特有的著录项，如摄影者、图片显示软件和版本等。
（3）图像存储和处理
将照片档案利用数字化技术处理之后，会得到数字图像，其存储格式一般为JPEG、TIFF（G4）格式。在图像质量上，不仅要保证清晰可读，还要还原照片的细节层次，色彩效果也要尽量接近档案原件，因此最好不要压缩图片。
在对数字图像进行处理时，要求对扫描形成的图像不做调整，确实有必要调整的图形可在修正和调整方面做简单编辑，如亮度调整、去黑边，对原有的信息内容不做删除或修改，保留图像原貌。
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