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如何向上司提方案:构建有效对话而非一味报告

时间:2023-07-23 理论教育 版权反馈
【摘要】:佐山先生的情况我在厂家负责营销,需向上司提出市场营销方案,并且提案必须要获得批准。所以,这时你不是要做一场完美的报告,而是要营造一种能好好对话的氛围,以能一起推导出结论为目标。首先,不管对方是谁,或处在什么样的情况下,最重要的是,要构建强有力的包含“主张和根据的金字塔”。因此,首先你要认真地听取上司的意见:主张是这样的,根据是这样的,也就是说,表示成金字塔是这个样子。

如何向上司提方案:构建有效对话而非一味报告

佐山先生的情况

我在厂家负责营销,需向上司提出市场营销方案,并且提案必须要获得批准。每周,我都要提出新商品的促销计划或现有商品的销售策略。

那位上司非常严厉,让我感到很烦恼。因为在那之后举行的营销会议上,上司会被其他部门的人诘问,所以对我十分严格。

有时,那位上司会说“完全不知道你在说什么”或“这完全是错的”之类完全否定我的话,但因为他说得并不详细,所以我不太清楚自己到底哪里不对。他很严肃,不是那种可以随意开玩笑的人,做报告之前我总是有些提心吊胆。

现状

佐山先生:“这是关于A商品的营销计划的提案。现在,A商品在城镇中的销售状况十分不错,但其在郊区购物中心的店铺中的销售情况并没有达到预期成绩。因此,我在考虑,是不是应该请人气主播到店铺里举行一次展示商品使用情况的活动。”

上司:“嗯,我对此有些担心。销售部门的人能够理解吗?虽然人气主播或许很有意思,但你打算在哪家店铺办活动呢?主播带来的会是些什么人呢?如果只是在店里进行商品说明就没什么意思了吧?而且,根据地域的不同,我觉得有的店铺活动可能完全没有人会来。再进一步说,这样做真的能影响销量吗?会不会没有意义?”

佐山先生:“那个,唉,啊……”

首先,请从本书前半部分所讲的说话时要带着“金字塔意识”这一点开始吧。

希望大家能认识到,与上司一对一说话,和在会议场合做报告是完全不同的。在有很多人参加的会议上做报告时,一决胜负的氛围一般都很强烈,所以,做报告前要好好地练习,要以某种程度的完整形式来呈现。如果加入很多吐槽的话,你的报告就会以不可收拾的状态结束,所以,做报告时一定要在一定程度上能压住场,也就是说,有必要“掌控那个现场”。

但是,以一对一的形式提出提案时,与其说是一决胜负,不如说是一边“对话”一边“一起推导出结论”。所以,这时你不是要做一场完美的报告,而是要营造一种能好好对话的氛围,以能一起推导出结论为目标。

下属在思考,上司也在思考。上司的常规业务比下属要少,从这个意义上来看,上司思考的时间应该比下属要多。但是,由于业务的覆盖范围很广,关于细节的部分,上司了解得往往没有下属详细。

也就是说,用包含主张和根据的金字塔来看的话,上司的金字塔“结论很可信,根据的部分很可靠,但是第三段的具体例子部分就很模糊了”,这样的情况很多。

上司说话的时候,是不是给人“凭直觉来判断,大部分都能说对,总是自信满满”的感觉呢?这是上司的特性。首先,这是因为他们积累了丰富的经验,判断标准很明确。其次,因为他们没有接触实际业务,所以他们能提供的具体的材料很少。相对的,其在逻辑构建上做得比较好。

就佐山先生的情况而言,其上司的脑海中是这样想的:

“在讨论是否应该做某种新产品的宣传活动方面,我有经验。以这个预算来做宣传活动的话,我也有经验。这样做似乎有效果,这个方法看起来还不错,我有一个大概的印象。但是,在具体的根据方面我则比较欠缺。所以,如何才能让自己接受这个提案,又如何让它在公司里通过,我还需要再加深思考。”

这个时候,下属应该站在什么样的立场上来向上司提交提案呢?

首先,不管对方是谁,或处在什么样的情况下,最重要的是,要构建强有力的包含“主张和根据的金字塔”。要好好地构建“我是这样考虑的”的金字塔,没有这个的话,就无法开始了。

“反正最后会按照上司说的办,所以,即使我说出自己的意见也没有用,还不如从一开始就问上司:‘您想怎么做呢?’这样反而比较快。”有没有这样想的人呢?这样的话,你就绝对想不出比上司更好的主意。所以,你必须首先构建自己的金字塔。

说完那个金字塔的内容之后该怎么办呢?从这里开始,你就要和上司“对话”了。要一边引出对方的想法,一边磨合彼此的“金字塔”,同时表达自己的意见,最终构建一个能让双方达成一致的金字塔。把自己的金字塔和上司的金字塔都拿出来,互相展示给对方,然后一起创造出更好的金字塔。

但是,这并不是说要真的展示彼此的金字塔图示,而是要展现出一种一起创造某物的姿态。

这时,你要说明具体该怎么做。因为自己的金字塔你已经很清楚了,所以,之后你要在脑海中勾勒出上司的金字塔。因此,首先你要认真地听取上司的意见:主张是这样的,根据是这样的,也就是说,表示成金字塔是这个样子。同时,一边在自己的头脑中将听到的话构建成金字塔,一边向上司确认。

比如,就某个企划案,你来找上司商量。

上司说了这样的话:

“就地域而言,有些地方可能会完全没有效果。”

“我觉得请来人气主播很有意思。”

“只是进行商品说明就没什么意思了。”

“这样做的话,真的能提高销售额吗?”

“这样下去不是没有意义吗?”

如果被上司这么说,你会不知道是好还是坏,搞不清楚该怎么做吧?

这时,你需要一边意识到“这是根据”“这是主张”,一边听。

“因为地域原因而没有反响”是“需要修改”的根据。

“觉得请来人气主播会很有意思”是“得到许可”的根据。

“只进行商品说明就没什么意思了”和“这样做的话,真的能提高销售额吗?”也是“需要修改”的根据。

再根据“这样下去不是没有意义吗”“销售部能接受吗”,得出结论“这样是不行的”。

如此一来,就构建出上面那样的金字塔了。因为你说了举行人气主播出演的活动很有意思,那么,只要你能研究出活动的内容和在哪个店铺进行,再展示出举办活动后销售额会上升的数据,你的方案就有通过的可能性。(www.xing528.com)

如果有个这样的大致印象,你就能在自己的头脑中让两个金字塔重叠起来了。哪里是一样的,哪里又是不同的?哪条是可靠的主张,哪条不是,为什么会造成不同呢?是否有让步的余地呢?一边对话,一边在脑海中考虑这些吧。

并不是所有的人都会先说出结论的。

也会有不知道要说什么的上司。

这时候,你不能说“我不知道我的上司在说些什么”来消极对抗。

这种情况下,把上司想说的事整理一下,也是身为下属的职责。

虽然这本来应该是上司要做的,但是为了能一起制作一个方案,就在你自己的头脑中完成这些吧。这样做的话,你就拥有了主导权。

“掌握说话的主导权”是很重要的。

对话和议论的主导权不是应该由上司来掌握的吗?绝对没有那样的事。在说话时,把主导权握在自己手里会更容易。

我把这个理论命名为“烤肉理论”。和小组成员一起去烤肉的时候,不管自己在团队中年纪大还是年纪小,我都会拿着夹子,自己做“烧烤者”,不断地往烤肉的网上放肉,烤得差不多的时候翻翻面,如果烤好了,就把肉放到参会者的盘子里。虽然很麻烦,但这已经成为我的习惯了。为什么要这样做呢?因为如果自己一直负责烤肉这件事,你就有机会把烤得火候最好的肉放到自己的盘子里,虽然这样做非常狡猾……

从现在开始,你要意识到自己是处于在上的立场还是在下的立场,要自己来掌握工作节奏,这一点非常重要。即使对方是上司,也要为了能自己掌握步调而努力。特别是在进行对话和讨论的时候,比起等着上司说些什么,你更应该表现出你想要这样展开的意思。

因为他是上司,所以要听他的话;反正上司也听不进自己的意见,所以默默地等待上司的指示……这样的话,你就只会变成一个单纯的工作人员。

不要这样做,而是要巧妙地说出自己的意见。即便是错的也可以,这也是和上司建立信赖关系很重要的一环。

这就是所谓的“可以有顾虑,但不要有顾忌”。如果因为顾忌而没说,之后再对同事说“我其实是这么想的”,这样是永远无法改善状况的。

请先表达出自己的想法,然后,以一起创造一个更好想法的姿态来面对上司。

虽然这是个很细微的话题,但在磨合的过程中,我不会使用“我是这样想的”“××先生(上司)是怎么想的呢?”这样的说法,而会说“我们”。要记住,不是我和你,而是要抱着“我们”这样的意识展开对话。想要一起做出好东西的话,不只需要上司所想的1,也不是再加上你自己的意见,1+1=2就行了,还有1+1=3的可能性。因此,一起努力的态度是很重要的。

意见不一致的时候,在陈述完自己的意见之后,要寻找上司和自己的意见的不同点。

本来,有些情况下,意见的不同是因为主张完全不同,但也有因为双方所处的立场不同而产生意见分歧的情况。比如下面这几种:

对问题的大小有不同的理解(是当前情况下的问题,还是整个团队的问题)

对达到目标的时间有不同的想法(这是眼前的问题吗?还是一年后的问题)

完成目标所选择的路径不同(用A方法还是B方法)

上司和自己的立场有差异(着眼于个人成绩还是团队利益等)

无论是上司还是你自己,你们最终瞄准的目标都应该是公司的销售额或是收益增长,所以你们一定会在某个地方有共通的部分。虽然如此,两者还是会出现某种意见偏差。偏差可能出现在想把问题解决到什么程度上(对问题的大小有不同的理解);或者有从半年左右的短期来看待问题的,也有从两三年的中长期来看的(对达到目标的时间有不同的想法);也可能是彼此的做法不一样(完成目标所选择的路径不同);抑或是因为上司的立场与自己有所不同,所以意见不同(所处立场不同)。诸如此类,所处的位置和考虑问题的前提不同,意见就会产生分歧。

在这种情况下,因为有某些点是双方所共有的,所以,首先要找到“这里是彼此共通的部分,方向上是一致的”的关键点。在此基础上,思考为什么会产生分歧,怎样才能消除差异,再好好聊一聊。

此时,重要的是,上司也应该不只是想说出自己的意见,而是要怀着创造出更好想法的心态。这样的话,下属应该会站在想要一起找出好想法的立场上谈话(当然,上司也必须是这样的立场)。

下属不能只是以“我恭敬地向您汇报”,然后说出自己的意见后就说“我说的这些,您觉得怎么样?”这样的态度等着上司的话。这样,上司只会对你的方案做出修改。

不要那样做,而是要提出自己的方案,同时引出上司的方案,互相比较,推敲打磨出最好的方案。我需要再重申一次,这个主导权要掌握在身为下属的你的手中。

最后,我要告诉你一个能制造好的对话的诀窍,即我在前半部分所讲的既要保持表达自己意见的“主观的我”,也不要忘记俯瞰全局的“客观的我”。

自己的意见当然要坚持。这是主观的自己。通过表达自己的主观意见,从而开始了对话。在此基础上,不要去和对方的意见作战,而是要搞清楚上司有怎样的意见,他为什么会这样想,他的意见和自己的有什么不同之处,怎样才能达成意见的统一。这就是客观的自己需要做的。

“主观的自己”说完意见后,就要暂时把接力棒交给“客观的自己”,这样你就可以以相同的距离来温柔地注视上司和自己的存在,然后冷静地考虑两者的意见相统一的点。这之后,在“客观的自己”考虑了各种情况的前提下,如果觉得果然还是应该再好好地表达一下自己的主张的话,就重新再让“主观的自己”登场,如此让主观和客观的自己轮流登场,不断反复。

如果能明白这个感觉的话,人与人之间的对话会令人惊讶地顺利进行。换言之,就是在表达自己的意见时,要进入“我是这样想的”的模式,在听对方的意见时,要进入“试着理解你的感受”的模式,然后在思考的时候,采用“我们是这样想的”的模式就行了。

像这样和上司进行一对一的对话需要你一边掌握对话的主导权,一边变换主、客观模式,一起构建出能够让双方达成一致的金字塔。

最后变成这样

上司:“嗯,我对此有些担心。销售部门能够接受吗?虽然人气主播或许很有意思,但你打算在哪家店铺办活动呢?那个主播到店里后会带来什么样的人呢?如果只是在店铺里进行商品说明的话,就没什么意思了吧?而且,根据地域的不同,我觉得有些地方可能完全没有人会来。再进一步说,这样做真的能影响销量吗?这样做会不会没有意义?”

佐山先生:“那么,在确定好活动内容和在哪个店铺举办活动等问题的基础上,如果能提供办活动销售额就会上升的数据,提案就有通过的可能,是这样吧?”

上司:“嗯,是这样的啊。”

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