(一)效率是执行的保证
假如给你1分钟,你能在1分钟内完成什么?很多人会说,1分钟根本什么都完不成,就算想清楚这个问题恐怕都不止1分钟。但是,生活中就存在靠短暂的1分钟的情况。作为一个执行者,应当学会有效地利用时间,在有限的时间内高效地完成工作。
有一个故事:甲、乙两人斗智,甲出了一个题目让乙完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能容纳两张饼的锅中,3分钟烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。这样算下来,最少需要4分钟才能把3张饼烙完,可是甲只给了乙3分钟时间。乙想了想,突然想到了在3分钟内烙3张饼的方法,这是打破常规的烙饼方法。先烙2张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换第三张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张饼放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。
这样分配时间对于工作的成败起着决定性作用,巧妙地安排时间能够大大地提高自己的工作效率。
美国麻省理工学院对3000名职业经理人做过调查研究,发现凡成绩优异的职业经理人都能够合理地利用时间,让时间发挥最大价值。
美国有个保险业务员自创了“1分钟守则”,他要求客户给自己1分钟的时间,用来介绍自己的服务项目,1分钟一到,他自动停止自己的话题,感谢对方给予1分钟的时间。他严格遵守自己的“1分钟守则”,并且充分珍惜这1分钟,努力在1分钟内让客户对他的业务产生兴趣。结果,他大获成功。
生活中有很多人像那位保险业务员一样有效地利用每1分钟,为自己赢得机会。
王楠是一家顾问公司的业务经理,一年要接上百个案子。她非常善于用空当时间,即使在等红绿灯或者堵车时,也会拿出客户的资料看看,以加深印象。她在车上放着一把拆信用的剪刀,有时开车时带着一叠信件,利用等红绿灯的时间看信。她认为,这段时间正是可以用来淘汰垃圾信件的时间,所以她每天都在到达办公室之前就进行一番筛选,这样一来,等她一进办公室就可以把垃圾信件处理掉了。
王楠每年会有很多时候在各地奔波,很多时间花在坐飞机上。她常利用飞机上的时间给客户写短签。她经常告诉她的下属:“与客户保持良好的关系,对我们来说非常重要。我们不能白白浪费这些琐碎的时间,要时刻想着为客户做点什么。”
(资料来源:职场大讲堂,2019-09-16)
有效利用时间,不仅要充分利用正常工作时间,而且要利用好琐碎的时间。成功的人都是善于利用琐碎时间的人,也许这些平时让你忽略的“喝咖啡”的时间,积累起来会让你大吃一惊。只要每天能够利用10分钟的琐碎时间,一个月就是5个小时,一年就是60个小时!利用8小时之外的琐碎时间,你可能创造出意想不到的价值。
每一个职场中的成功者,都善于发现隐藏的琐碎时间,就算开车停在十字路口等红绿灯的不到几十秒的时间,也有人把它用起来。
作为中国最年轻的城市和最富活力的特区——深圳,曾经提出过一个口号,后来传遍全中国:“时间就是金钱,效率就是生命。”
在日常工作中,其实有很多时间没有被很好地安排和利用。你或许根本就没有觉察到它的存在,但它一直在影响你的工作效率。要想提高工作效率,你要做的是把时间找出来,并很好地利用它。
(二)今日事今日毕(www.xing528.com)
在日常生活中,我们可能都有类似的体验:我们做一件事情如果没有时间限定,往往最终很难把这件事做完整。只有懂得用时间给自己施加压力,到时才能完成。所以在工作中,你最好制定每日的工作时间进度表,记下事情,定下期限。每天都有目标,每天都要有结果,日清日省。
海尔在实践中建立起一个每人、每天对自己所从事的工作进行清理、检查的“日事日清”控制系统。案头文件,急办的、缓办的、一般性材料的摆放,都要有条有理、井然有序;临下班的时候,椅子都要放得整整齐齐的。
“日事日清”系统包括两个方面:一是“日事日毕”,即对当天发生的各种问题(异常现象),在当天弄清原因,分清责任,及时采取措施进行处理,防止问题积累,保证目标得以实现。二是“日清日高”,即对工作中的薄弱环节不断改善,要求职工“坚持每天提高1%”,70天工作能力就可以提高1倍。
对海尔的客服人员来说,客户提出的任何要求,无论是大事,还是小事,工作责任人必须在客户提出的当天给予答复,与客户就工作细节协商一致,然后毫不走样地按照协商的具体要求办理,办好后必须及时反馈给客户。如果遇到客户抱怨、投诉时,需要在第一时间加以解决,自己不能解决的,要及时汇报。
人们做事拖延的原因可能五花八门:一些人是因为不喜欢手头的工作,另一些人则不知道该如何下手。要养成更富效率的工作习惯,必须找出导致办事拖延的具体原因。
此处列举的问题囊括了大部分原因,我们将帮你找到相应的对策:
如果是因为工作枯燥乏味,不喜欢工作内容,那么就把事情转交给别人;或雇佣公司外的专职服务。一有可能,就让别人来做。
如果是因为工作量过大,任务艰巨,面临看似没完没了或无法完成的任务时,那么就将任务进行分解,化整为零,从而各个击破。
如果是工作不能立竿见影取得结果或者效益,那么就设立“微型”业绩。要激励自己去做一项几周或者几个月都不会有结果的项目很难,但可以确立一些临时性的成就点,以获得你所需要的满足感。
如果是工作受限,不知从何下手,那么可以凭主观判断开始工作。比如,你不知是否要将一篇报告写成两部分,但你可以先假定报告为一单份文件,然后马上开始工作。如果这种方法不得当,你会很快意识到,然后再进行必要的修改。
为了避免拖延误事,你需要养成“日事日清”的工作习惯。每天上班前,你应该预计今天要完成哪些事情,等到下班的时候,你要仔细检查一下,你预定的工作完成了没有,如果没有完成,就赶快抓紧时间完成。
凡事留待明天处理的态度就是拖延,这不但会阻碍职业上的进步,还会加重工作的压力。
作为一名有执行力的员工,任何时候都不要拖延,不要自作聪明。优秀的员工都会谨记工作期限,并清楚地明白,在所有老板的心目中,最理想的任务完成方式是:不要让今天的事过夜,今天的事今天完成。
歌德曾说:“把握住现在的瞬间,把你想要完成的事情或理想,从现在开始做起,只有勇敢的人身上才会富有天才、能力和魅力。因此,只要做下去就好,在做的过程当中,你的心态就会越来越成熟。如果能够有开始的话,那么,不久之后你的工作就可以顺利完成了。”
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
