应对存货和其他资产侵占问题的管理措施

员工侵占存货和其他资产的方式包括滥用和盗窃。

滥用涉及未经授权而使用公司财产的行为，也称为借用或挪用。滥用资产的成本很难量化。有时滥用的成本可能是微不足道的，如将公司的工具带回家，之后完好归还。有时滥用的成本可能是巨大的，如员工在工作期间使用公司设备经营自己的副业，一方面公司在生产力方面遭受损失，另一方面公司还可能丧失业务客户。而且，所谓“借用”的资产最后也可能未被归还。

资产的偷盗行为通常更受关注。盗窃资产的方式很多，从只是随手拿走组织资产的简单偷窃，到伪造文件和账簿的复杂手法。相对复杂的手法包括资产领用和转移、采购和接收、虚假发货等。资产领用和转移手法使组织资产从一个地点转移到另一个地点，从而使侵占变得更为便利。舞弊者利用资产领用或转移的内部文件获得接近这些资产的权力，在转移过程中将资产据为己有。例如，员工夸大完工所需物料数量，然后偷走多余的部分。采购和接收手法指组织采购的资产被舞弊者侵占。例如，员工接收货物时少记录收到的货物数量，然后侵占未纳入记录的货物。虚假发货手法是舞弊者创制虚假的发货文件和销售文件，使被盗窃的存货看起来是被销售出去了。

对于存货和其他资产侵占的舞弊审计内容包括四项。

一是审查组织相关控制活动的建立和实施，主要包括：对采购申请、验收报告、领料单、发运文件、永续盘存记录等有关文件进行连续编号控制；存货或其他资产的申请、验收、发出、报废、变卖等职责分离；由独立于采购和仓储职责且具备相关资产知识的人员执行独立检查；具备物理防护、非授权人员不得接触、安保布局等实物保护措施。控制活动存在缺陷，既是发生舞弊的风险诱因，也是防范舞弊需要改进的地方。

二是针对销货成本及其明细项目实施分析程序。例如，若销货成本随销售数量不成比例地增加，并且采购价格、采购数量和质量没有发生改变，那么销货成本不成比例增长可能就是由舞弊行为造成的，如期末存货由于被盗而减少，或编制虚假分录计入销货成本以隐藏盗用行为等。对销货成本的明细项目执行分析程序，可指明进一步审查的方向。此外，审计人员也可通过分析存货周转率的变化查找可能存在的存货盗窃舞弊。(www.xing528.com)

三是检查相关文件记录。永续盘存记录里未被解释的分录可能意味着存在盗用损失。审计人员应关注永续盘存记录里无法用销售发票、损毁或清理批准文件等原始文件或凭证予以解释的存货减少；同时，还应关注永续盘存记录里无法用验收报告等原始文件或凭证予以解释的存货增加。此外，围绕发运文件，关注销售与发运文件的匹配情况，即是否存在与销售无关的发运文件，或存货出库是否都有发运文件，这样也可能发现存货盗用的线索。

四是实地盘点存货。实地盘点存货有时会发现存货盗用情况。但是，审计人员须注意，存货的短缺除了盗用以外还有其他解释，如损耗等，因此，发现短缺后不能武断其存在盗用，须进行进一步分析查证。此外，如果用来发现存货舞弊的唯一方法是年末实物盘点，那么审计人员应清楚，舞弊者可能利用一整年的时间来设计隐藏方法以应付潜在的检查。

【注释】

[1]本部分内容节选自鲍国明等主编的《现代内部审计》（中国时代经济出版社，2014年）第八章“舞弊审计”。