为什么会计的本质是经济信息系统

先生认为,对会计本质的认识,应该遵从这样一个规律——从感性到理性,从实践到理论,从现象到本质。为此,先生从会计实务出发,开始了丝丝入扣地分析为何会计本质上是一个经济信息系统。

先生选择分析的起点为基于复式簿记广泛得到应用之后的现代会计。这一分析起点的选择,实质上已经舍象掉了古代会计,暂时不讨论管理会计,且不受从手工记账体系到电子数据处理体系转变的影响。先生之所以排除电子计算机应用于会计后引起的会计技术变化的原因在于,不能因为电子数据处理系统与电子计算机运用于会计,就将会计界定为一个信息系统。若此,将出现以偏概全的可能及存在“后此谬误”的嫌疑。试想,难道在手工簿记系统下,会计就不是一个信息系统了?的确,AAA(1966)认为随着电子计算机在会计中的使用及考虑到未来的会计发展趋势,才将会计的本质界定为“信息系统”;但是,更可能的解释是,技术的发展与社会经济环境的变化敦促会计界重新认识会计的本质,而不是因为电子计算机在会计中的使用导致会计成为一个信息系统。实际上,会计的本质是一个经济信息系统并不因技术手段的变化而发生改变。

为此,先生从不同部门、不同单位的会计中抽出共同的、构成会计必不可少的内容,基于此分析会计的本质。这些共同的和必要的内容是什么呢?先生将之总结为如下的循环(葛家澍,2000,第38页;葛家澍和李翔华,1986):“取得原始凭证→进行原始凭证的审核→设置会计帐户→进行复式记帐→填制记帐凭证→登记会计帐簿→进行费用的汇总、分配、再汇总、再分配,计算出产品或劳务成本(但这一步骤只限于那些需要进行产品或劳务成本计算的企业、单位),并据以进行有关费用结转与成本计算的分录→对帐证、帐款、帐物和帐帐进行必要的检查和核对→编制并报送会计报表→进行报表分析并写出分析报告→(依靠会计资料控制经济活动过程)→取得原始凭证→……”

第一,反映和控制是会计的两项基本职能。先生认为,会计为了发挥反映职能,必须建立一个由信息输入、信息变换、信息输出和信息反馈等元素组成的整体和系统。取得原始凭证正是输入信息的第一步,原始凭证本身是接收信息的载体;会计借助于原始凭证接收来源于一个主体的经营活动相关的交易或事项内涵的数据乃至信息。取得原始凭证可以视为接收主体经营活动所形成的客观的价值运动所发出的信息的过程。先生认为,会计凭证一般只记载个别经济业务、接收单项信息,其优点是客观,缺点是并不符合会计所输出信息的目的与要求。因此,原始凭证接收的数据是一种“初始信息”。

第二,在取得原始凭证后,会计人员必须对其进行严格的审核,以防不合法或不合规的原始凭证进入会计处理流程,防止“garbage in,garbage out”的现象。先生认为,审核原始凭证的过程,本身就是一个“甄别”的过程,甄别原始凭证上记载的内容是否符合国家法律与法规的规定,是否含有价值(资金)运动的信息,是否可以用货币及计量等。(www.xing528.com)

第三,在进行原始凭证审核后,企业需要设置账户,分门别类地将原始凭证上记载的“初始信息”(数据)进行记录。先生认为,对原始凭证上载有会计信息的数据通过账户进行分类记录,是将数据转换为信息的“必由之路”。此后,通过复式记账、采取复式会计分录记录会计信息,将在一定程度上能够提高会计信息的密集度、减少冗余,同时可以初步达到系统性记载信息的目的。

第四,先生进而指出,复式记账之后,会计人员需要通过填制记账凭证与登记会计账簿,既存储会计信息,又可以实现将存储的信息加以系统化,能更好地为决策提供依据。

第五,在账簿记录的基础上,会计人员经过其他必要程序并按照规定的格式,最终生成财务报表。先生认为,“财务报表输出的信息,既不是单个信息,也不是若干单个信息的简单合并,而是把许多信息有效地组合在一起,以丰富信息的内容,增大信息的价值量,更好地满足会计信息使用者的要求”。