控制过程简介-管理学基础（第2版）

尽管控制的对象各不相同,但控制工作的过程基本是一致的,大致包括以下4个步骤:确定控制标准、衡量实际业绩、进行差异分析、采取纠正措施。

1）确定控制标准

控制是要消除组织运转过程中所发生的偏差。因此,在实施控制时,组织首先必须拟订一些具体的标准,也就是说,从整个计划方案中选出对工作成效进行评价的关键指标,确定控制的范围、项目和水平。比如从实物、货币、无形资产等方面规定所要完成的标准,如将利润目标分解为产量、销售额、制造成本、销售费用等,来落实组织各个部门的具体任务。

2）衡量实际业绩

有了合理的标准,就要对实际工作业绩进行衡量。首先必须要明确衡量的手段和方法是什么,落实进行衡量检查的人员,然后去搜集实际工作的数据,了解和掌握实际情况,对照标准进行衡量。因此,对衡量实际业绩来说,其主要问题是如何及时地收集适用的和可靠的信息,并将其传递到对某工作负责而且有权采取纠正措施的人员手中。在这里从管理控制工作职能的角度来看,要求收集的信息除了必须具有准确性之外,还应具有及时性、可靠性和适用性。

3）进行差异分析

差异分析就是将实际结果与控制标准进行对照找出差距,为进一步采取管理行动做好准备。实际业绩和控制标准之间绝对无差异是不可能的,主要是看差异的大小是否在标准允许的范围内。若差异超出允许的范围,有可能表现为两种情况:一种是正偏差,所谓正偏差是指结果比标准完成的还好;另一种是负偏差,它是指实际业绩没有达到标准的要求。出现负偏差当然要加以重视,分析原因。出现正偏差时也不一定就没有问题,也必须做出必要的原因分析。

出现负偏差的原因可能是多种多样的,一般来说,主要来自几个方面的原因:首先,可能是计划和标准本身就存在问题;其次,可能是组织内部因素的变化,比如组织的松懈、员工不认真等;最后,就是组织外部环境的影响,比如宏观经济的调整、市场环境的变化等。

4）采取纠正措施(www.xing528.com)

采取纠正措施是控制过程的最后一个环节,也是控制工作的关键,因为它能够实现控制的目的,同时通过采取管理措施纠正偏差,将控制与其他管理职能结合在一起。采取纠正措施是在深入分析产生差异的原因的基础上,管理者根据不同的偏差、不同的原因,采取不同的措施。一般而言,控制措施可以从以下3个方面进行。

（1）修订标准或计划

负偏差过于严重或是正偏差有疑问,有可能是原来的标准或计划存在不科学、不合理、不切实际导致的,也可能是内外部环境的变化,使原有的标准或计划与现实状况之间产生了较大偏差。在做出修订标准或计划的决定时,管理者一定要保持慎重态度,防止被用来作为工作业绩不佳的借口。一般情况下不能以计划迁就控制,任意地根据控制的需要来修改计划。

（2）改进组织和领导工作,协调好组织成员之间的关系

控制职能与组织和领导职能是相互影响的。管理者可以利用组织手段来进一步明确职责、补充授权或是对组织机构进行调整。也可以用撤换责任部门的主管或是通过增加人员的办法来纠正偏差。任何纠偏措施都会在不同程度上引起组织的结构、关系和活动的调整,从而也会涉及某些组织成员的利益。因此,管理人员要充分考虑组织成员对纠正措施的不同态度,协调好组织成员之间的关系。

（3）改进工作方法

达不到原定的控制标准、工作方法不当也是主要原因之一。在企业中,其生产和计划的目的是生产出高质量、符合社会需要的产品。因此,计划和控制都是以生产为中心的,而生产技术则是生产过程的重要一环。在很多情况下,偏差是来自技术上的原因,为此就要采取技术措施及时处理生产中出现的技术问题。