一旦在中文Excel2003中建立起了电子报表，就可以按前面课程中所述的操作计算并显示某一列单元格区域内各值的总计值。其实，中文Excel 2003提供有自动计算功能，如选定“工资额”列中的各单元格后，状态栏中就将显示各项数据记录的总值：求和=￥5，010.00；若选定“年龄”列中的各单元格，状态栏中显示的总计值为：求和=184。这种显示总计的操作，也可以用于某一行，或者某几行所有或者部分单元格。因此中文Excel 2003不但能轻易地建立起计算公式，还能在指定位置显示计算的结果。
此外，若选定单元格后右击状态栏，然后从快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值。若选择此快捷菜单中的“计数值”命令，中文Excel 2003会自动计算将要统计含有数值的单元格个数，选择“计数”命令则自动计算将要统计的已填充单元格数目。
在中文Excel 2003中，“公式”是在单元格中执行计算的方式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D10，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图4-47所示。
图4-47 在“编辑栏”中观看计算公式
这里，D10单元格中的公式=SUM（D3：D9）所要计算的是单元格D3至D9中各数值的和，其值将显示在D10单元格中。若想要在别的单元格中也显示该值，而且还是让中文Excel 2003自动计算，则单击那个单元格，然后在该单元格中输入这个公式即可。
单元格中的公式可以通过操作自动生成，也可以在单元格或编辑栏中录入，关键是需了解公式的应用法则，那么无论在单元格中，还是在编辑栏中总能准确无误的建立并使用公式。公式的应用法则极其简单，如图4-48所示的公式即表示将单元格B4中的数值加上25，再除以单元格D5至E5的数值和。这条公式不能使用前面的方法来自动建立，而需要在“编辑栏”中手工编辑来建立。
如果正确地创建了计算公式，那么在中文Excel 2003的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在编辑栏中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+“
”组合键（位于键盘左上侧）。
1.创建计算公式
下面将为某公司的经营情况创建一张电子报表，并使用计算公式做一些统计，其操作步骤如下所述。
（1）单击屏幕左下角处的Sheet 3标签，然后在A1单元格中开始书写“北京分公司本月收支一览表”字样，并设置好字体与字号，如图4-49所示。
图4-48 公式应用示例
图4-49 输入新的报表标题
（2）在B2、C2、D2、E2单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工资”、“盈利”栏目名称，在A3、A4、A5、A6单元格中分别输入“第一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总节余”项目名称，如图4-50所示。
图4-50 输入纵、横栏目与标题名
注：上面输入文字的操作时，若输入的文字不能被当前单元格完全容纳时，中文Excel2003会自动占用邻近的单元格。书写完毕后，通过设置较小一点字号或扩大单元格的方法，就可以在单元格中完整地显示它们。
（3）选定A3：E6区域，设置较小一点字号，以便在单元格中完整地显示文本，并在报表内填入基础数据如图4-51所示。这样该分公司本月的报表就基本建立好了，这时应创建一些公式来自动生成“盈利”与“总节余”栏中的数据，此后无论什么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化。
图4-51 报表内填入基础数据
（4）单击E3单元格，选定它后单击编辑框，输入：=B3-C3*30。
注：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。如果输入了一个错误的公式，按下回车键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式及是否通过一个向导来处理问题。只要输入正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图4-52所示。
图4-52 显示第一营业部的盈利值
（5）选定E4单元格后在编辑栏中输入公式：=B4-C4*30；选定E5单元格后在编辑栏中输入公式：=B5-C5*30；选定E6单元格后在编辑栏中输入公式：=B6-C6*30。各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图4-53所示。
图4-53 自动计算并显示各营业部的盈利值
（6）选定F6单元格，并在编辑栏中输入公式：=E3+E4+E5或输入公式：=SUM（E3：E5），F6单元格中就自动填入总结余的数值，如图4-54所示。
上述操作完成后，“北京分公司本月收支一览表”就完全制作好了。此表的最大特点是可以在变更收入/支出数据后，自动更新“盈利”与“总节余”单元格中的值。也可以用同样的方法计算其他的值。
图4-54 自动计算并显示“总节余”(www.xing528.com)
2.中文Excel2003的运算符
由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号（=）开始，位于它之后的就是组成公式的各种字符。其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素——操作数，各操作数之间以算术运算符来分隔，如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运算符。
运算符是用于指明对公式中元素做计算类型的一种符号，如加法、减法或乘法。中文Excel 2003中的运算符有四种类型，分别是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，它们的功能与组成如下所述。
（1）算术运算符。算术运算符用于完成基本的数学运算，各算术运算与用途如表4-1所示。
表4-1 算术运算符
（2）比较运算符。比较运算符用于比较两个值，其结果将是一个逻辑值，即TRUE（真）或FALSE（假）。与其他的计算机程序语言类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如表4-2所示。
表4-2 比较运算符
（3）文本运算符。文本运算符实际上是一个文字连接符——＆，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如"North"＆"wind"，其结果是North wind。
（4）引用运算符。使用表4-3中的引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。
表4-3 引用运算符
如果公式中使用了多个运算符，中文Excel2003将按表4-4所列的优先顺序进行运算；如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将按从左到右的顺序进行计算。如果要改变运算符的计算顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。
表4-4 运算优先级
3.应用计算公式
在中文Excel 2003中，时常用到计算收支平衡、合并“姓”和“名”、合并日期与文本、按百分比增加、基于单个条件求和、基于多个条件求和等计算，示例如下。
（1）计算收支平衡。若要在中文Excel2003中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子表格的一部分，可以通过创建公式来自动计算收支平衡。
例如，假设单元格F6中含有上一次交易的余额，单元格D7中含有第一笔交易的存款总数，而单元格E7中含有任意的现金收入额，则要计算第一笔交易的余额，可在单元格F7中输入公式：=SUM（F6，D7，-E7）
如果又进行了新的交易，那么可将此公式复制到与每一笔新的交易相对应的单元格中。
（2）合并“姓”和“名”。通过公式能将存储在某一列中的“姓”和存储在另一列中的“名”连接起来。
例如，假定单元格D5包含“名”，单元格E5包含“姓”，若要以格式“名姓”（如“John Smith”）显示全名可在单元格F5中输入公式：=D5＆""＆E5，若要以格式“姓，名”（如“Smith，John”）显示全名则在单元格F5中输入：=E5＆"，"＆D5即可。
（3）合并日期与文本。使用＆（与）文本运算符即能将两个字符串合并（或连接）为一个连续的文本值。如若要将保存在单元格中的数字、日期或时间值与字符串相连，可通过TEXT工作表函数将数字值转换成数字文本来实现。
例如，如果单元格F5中含有5-Jun-96这样的一个日期值，那么可以使用公式：="时间："＆TEXT（F5，"d-mmm-yy"），使文本显示为：“时间：5-Jun-96”。
（4）按百分比增加。计算存储在单元格中的数值还能增长若干个百分点。
例如，假定单元格F5中包含一个初始值，那么公式：=F5*（1+5%）将让其值增长百分之五。
如果百分点数值存储在某单元格中，如单元格F2，还可以使用公式：=F5*（1+$F$2）来引用单元格F2中的百分数值。
注：这里对单元格F2的引用是单元格的绝对引用，所以这个公式可以被复制到其他单元格，而不会改变对F2的引用。“绝对引用”指的是不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。绝对单元格引用的形式为：$A$1、$B$1，以此类推。与相对引用不同，当跨越行和列复制公式时绝对引用不会自动调整。
（5）基于单个条件求和。如果要对某一个区域中位于不同行与列的单元格求和，可通过使用SUMIF工作表函数来实现。
例如，对于区域B5：B25中包含数值Northwind的每个单元格而言，公式：=SUMIF（B5：B25，"Northwind"，F5：F25）可对区域F5：F25中相对应的单元格求和。
（6）基于多个条件求和。若要对区域F5：F25求和，而且要以区域B5：B25中所包含的Northwind，区域C5：C25中所包含的Western为条件，就可以使用公式：=SUM（IF（（B5：B25="Northwind"）*（C5：C25="Western"），F5：F25））。
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