新闻发布会效果检测：预期目的是否达成

（一）会前的筹备

1.确定新闻发布会的主题

主题是新闻发布会的中心议题。组织要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题。再进一步考虑这个主题是否非常重要，是否具有新闻价值，能否对公众产生重大影响。

2.选择会议地点和举办时间

举办新闻发布会的地点选择，主要应考虑给记者创造各种方便采访的条件。通常新闻发布会在宾馆或新闻中心等地举行，但有时也可选择主办者单位或某一事件发生的现场。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通信设备等，并且要安静、不受电话干扰，交通要方便，要有舒适的座椅以便就座记录。会议的时间要尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日期，以免记者不能参加。会议时长一般宜控制在一小时以内，对无关或过长的提问应有礼貌地予以制止。会议应有正式结尾。

3.选择会议主持人和发言人

出于职业习惯，记者的提问大都尖锐、深刻，有时甚至很棘手，这对主持人和发言人提出了很高的要求。主持人和发言人必须对提问保持清醒的头脑，反应机敏，有较高的文化修养和口头表达能力。在组织中，会议的主持人一般由有较高专业技巧的公关人员担任，会议的发言人由组织或部门的高级领导担任，因为他们清楚组织的整体情况、方针、政策和计划等问题，同时又具有权威性。

4.准备发言稿和报道提纲

公关人员在会议召开前，应在组织内部统一口径，成立专门小组负责起草发言稿，全面认真收集有关资料，写出准确、生动的发言稿，并拟出新闻报道提纲，在会上发给记者作为采访报道的参考。

5.准备宣传辅助材料

宣传辅助材料要围绕主题准备，应尽量做到全面、详细、具体和形象。形式应多样，有口头的、文字的、实物的，等等。这些材料的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定，在会议举行时现场摆放或分发，以增强发言人的讲话效果。

6.择定邀请的范围

邀请的记者覆盖面要广，各方新闻机构都要照顾到，不仅要有报刊记者，还要有电台、电视台的记者，不仅要有文字记者，还应有摄影记者。要特别注意对记者一视同仁，不能厚此薄彼。

发邀请信时，认识的记者可以发给本人，不认识的可以发到新闻机构，并且在会议举行前要及时用电话联系并落实记者的出席情况。除新闻记者以外，凡是涉及的其他单位、部门或公众群体，也应在邀请之列。

7.组织参观和宴请的准备

新闻发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者做进一步的深入采访，这样常常会产生具有重大价值的新闻报道。有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待，介绍情况。会后，如有必要可邀请记者共同进餐，利用非正式交谈，相互进行沟通，建立与新闻界的融洽关系，解决新闻发布会没有解决的问题。

8.做好会议费用预算

应根据所举行新闻发布会的规格和规模制定费用预算，并留有余地，以备急用。费用项目一般有场租费、会议布置费、印刷品费、邮电费、交通费、住宿费、音像器材费、相片费、餐费、礼品费、文具用品费等。

9.做好接待工作

组织人员要提前布置好会场，如横幅标语、发言人席、记者座位。周围环境要精心设计、安排，营造一种轻松、自然、和谐的会场气氛。培训接待人员和服务人员，要求穿戴整洁、适宜，精神饱满、愉快，体现出组织的风格。安排好会议的记录、摄影、摄像工作，以备将来的宣传和纪念之用。

（二）会议程序(www.xing528.com)

举办新闻发布会，会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱的局面。一般来说，新闻发布会应包括以下程序。

1.签到

组织人员应安排足够的工作人员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。参加会议的人要在签到簿上签上自己的姓名、单位、职业、联系电话等。

2.发资料

会议工作人员应将写有姓名和新闻机构名称的标牌，以及会前准备的资料，有礼貌地发放给与会的每一位记者。

3.介绍会议内容

会议开始时要由会议主持人说明举办新闻发布会的原因，以及所要公布的信息或事件发生的简单经过。

4.主持人讲话

主持人要充分发挥主持和组织作用，以言谈和感染力，活跃整个会场气氛，并引导记者踊跃提问。当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题。会议出现紧张气氛时，要能够及时调节、缓和现场气氛，不要随便延长会议时间。

5.回答记者提问

新闻发言人要准确、流利自如地回答记者提出的各种问题，不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作、表情和语言对记者表示不满，对于保密的问题或不好回答的问题不要简单地说“无可奉告”，而要婉转、幽默地进行反问或回答。即使记者的提问带有偏见，新闻发言人也不能当场激动、发怒，而应表现得很有涵养，以平静的话语和确凿的事理给予解释和纠正。

6.参观和其他安排

会议结束后还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。如果有条件，组织还可举行茶会和酒会，以便个别记者能够单独提问，并能和新闻界建立融洽的关系。

（三）会议效果检测

新闻发布会结束后，社会组织要检验会议的效果是否达到了预期目的。具体需要做好以下工作。

（1）尽快整理出新闻发布会的记录材料，对会议的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作加以总结，从中认真汲取经验和不足，并将总结材料归档备查。

（2）收集与会记者在各种媒体上的报道，进行归类分析，检查是否达到了会议的预定目标，是否有因为失误而造成的谬误。对检查出的问题，要分析原因，并设法弥补失误。

（3）对照会议签到簿，看与会记者是否都发了稿件，并对记者所发稿件的内容及倾向给予分析，以此作为以后举办新闻发布会邀请记者的参考依据。

（4）收集与会记者以及其他与会代表对招待会的反应，检查招待会接待、安排、提供方便等方面的工作是否有欠妥之处，以便改进今后工作。

（5）若出现不利于本企业的报道，应做出良好的应对策略。若有不正确或歪曲事实的报道，应立即采取行动，说明真相，向报道机构提出更正要求。若报道的虽然是正确事实，但不利于本企业，这种情况完全是企业内部错误造成的，对此应通过该报道机构表示虚心接受并致歉意，以挽回企业声誉。