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树立秘书信息意识:信息工作与档案管理

时间:2024-02-28 历史故事 版权反馈
【摘要】:任务二树立秘书信息意识一、信息意识概念同样重要的信息,有的秘书善于抓住它,有的秘书却漠然视之。这就是秘书信息意识的强弱不同造成的。秘书的信息意识包括信息价值意识、信息安全意识、信息消费意识和信息道德意识四个方面。秘书更应具备安全意识。一旦秘密信息公开会危及企业的利益。秘书人员提高个人的信息意识的主要方法有以下几个方面。二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力。

树立秘书信息意识:信息工作与档案管理

任务二 树立秘书信息意识

一、信息意识概念

同样重要的信息,有的秘书善于抓住它,有的秘书却漠然视之。这就是秘书信息意识的强弱不同造成的。秘书人员要做好信息工作,要有一定的信息知识和信息处理能力,更为关键的是要树立正确的信息意识。因为信息技能的掌握在很大程度上取决于信息意识的增强。

所谓信息意识,简单地说,是人们利用信息系统获取所需信息的内在动因,具体表现为对信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。秘书信息意识就是秘书人员对各种信息的敏感程度,是秘书人员对自然界和社会的各种现象、行为、理论观点等,从信息角度的认识、理解、感受和评价。通俗地讲,就是面对不懂的东西,能够积极主动地去寻找答案,并知道到哪里、用什么方法去寻求答案,这就是信息意识。

有无信息意识决定着人们捕捉、判断和利用信息的自觉程度。现代企业秘书没有科学的信息意识,就不能正确对待大量的信息,就可能淹没在信息的海洋里,成为信息的奴隶。现代企业秘书必须具有强烈的信息意识,善于从无数的信息中主动地挖掘、搜集、整理和应用有利于领导决策和秘书工作的信息;善于敏锐地洞察别人尚未注意的信息,发现问题、分析问题和解决问题;善于将各种信息和自己所关心的问题、须要解决的问题结合起来思考,从而更好地开展秘书工作。

二、信息意识的表现

(一)对信息具有特殊的敏锐的感受力

这是信息意识的突出表现,是一种自觉的心理倾向,能够敏锐地捕捉信息,并善于从他人看来是司空见惯的、微不足道的现象中,发现有价值的信息。

(二)对信息具有持久的注意力

这是信息意识的另一种突出表现,对信息的态度成为一种习惯性倾向。具有信息意识的人,对信息的关注不受时间和空间限制,无论是在工作范围以内,还是在日常生活中,他都习惯用情报的眼光,从情报的角度去观察周围一切事物,去思考问题,把这些信息和自己要解决的问题联系在一起。对这些信息的长久注意力是一个人事业取得成功的必要条件,也是科研、情报工作突发灵感的基础。

(三)对信息价值有较强的判断力和洞察力

这在某个时刻可能成为事业成功的关键。一个具有强烈信息意识的人,对信息的敏感性,除了他对信息的心理倾向外,更重要的是他对信息价值的判断力和洞察力。在面对浩如烟海、杂乱无序的信息时,他须要去粗取精,去伪存真,进行识别,并做出正确选择。

三、秘书信息意识的培养

(一)秘书的信息意识

秘书的信息意识一般表现为对秘书工作中的情报信息具有较高的敏感度,深透的洞察力和大胆的快速分析、反馈、判断和使用能力。实践中体现为秘书在工作中搜集信息,利用信息的自觉行为。秘书的信息意识包括信息价值意识、信息安全意识、信息消费意识和信息道德意识四个方面。

1.信息价值意识

信息价值意识是信息意识中最核心的部分。价值是信息被人们重视的根源,也是人们能够主动进行信息活动的根本动力所在。在信息社会中,秘书应该具备这样一种观念:为了企业的发展,我们需要信息。每天我们都有海量的信息,秘书要能够从中提炼出有价值的信息为领导服务,为公司所用。

2.信息安全意识

信息社会中信息特有的价值属性决定了一个生活在信息社会里的人要有信息安全意识。秘书更应具备安全意识。每家企业都有一些秘密信息是不允许或不适合公开的。一旦秘密信息公开会危及企业的利益。秘书要有安全意识,既要做好个人信息的安全防范,又要做好企业信息的安全防范。

3.信息消费意识

既然信息是有价值的,那么使用信息便是一种消费行为。事实上,我们每天都在进行信息消费,从报纸上获取信息就要花钱买报纸,看电视获取信息就要交收视费,上网获取信息要交上网费,打电话要交电话费,等等。在现代社会中,信息消费投入已经成为工作、学习、生活、生产、管理系统中最重要的投入,有投入才能有产出,秘书要树立信息就是商品的观念,抵制那些使用盗版软件、剽窃他人信息成果等不好的信息消费行为。(www.xing528.com)

4.信息道德意识

所谓信息道德意识是指一个人在获取、处理、应用、创造信息时要有道德观念,要自觉接受行为准则和规范的约束,要有遵守有关法律、法规、公约的自觉行动。秘书作为信息工作者应该在信息工作中遵守相关法律法规,不出卖企业信息,不制造、不传播有害信息、假信息,不参与违法信息活动。秘书的信息道德既是秘书做好信息工作的前提,也是秘书职业道德的内在要求。

(二)秘书信息意识培养

培养秘书人员的信息意识是提高秘书信息工作质量的有效途径。秘书人员提高个人的信息意识的主要方法有以下几个方面。

1.多学

多学就是加强秘书信息工作知识的学习,不断拓宽知识面,提高秘书的信息理论水平。理论来自于实践。秘书信息工作中理论、信息工作的专业知识是对实践的总结和概括。秘书学习这些理论知识,既是一个间接的实践过程,又是一种理论升华的思维活动。通过这些理论知识的学习,可以从根本上提高秘书人员对信息工作的重要性和必要性的认识,还可以使我们熟悉秘书信息工作的工作原理,掌握企业管理活动中信息工作的基本规律,从而使我们利用信息去解决实际问题的主动性和自觉性得到增强。所以,加强秘书信息工作的理论学习是培养秘书信息意识的捷径。

2.多看

多看就是培养秘书人员敏锐的信息洞察力。信息工作涉及面广,知识性强。面对错综复杂、扑朔迷离的各种信息资料,秘书不可能把所有信息全部接受过来,只能细心地观察。通过敏锐的观察力来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。须要真正做到不为繁杂的信息所困扰,不为万变的现象所迷惑,能够抓住那些对领导决策有用的东西,这就需要秘书人员从两个方面来培养这种能力。一是多阅读各类文件和新闻报刊,提高政策理论水平和鉴赏能力。要及时阅读一些各级党政机关的文件、各类新闻报刊和来自基层的简报、信息等。二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力。要做到“眼观六路,耳听八方”,从自然知识到社会科学都应猎取,力争做到上知天文地理,下谙世风民情,广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息,深入观察进而做出灵敏的反应,及时向领导提供准确、新颖、适用的信息。

3.多思

多思就是培养秘书人员灵活的信息收集和捕捉能力。秘书人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接受和利用,应该主动地、广泛地收集和捕捉信息。在捕捉信息的过程中,一是位置要找准。要站在领导的位置看问题,多思索哪些是为领导服务的,哪些是为部门服务的,哪些是为一线员工服务的。要预测到上司决策的需要,主动地对各种信息进行比较。只有这样才能对原始的、零星的信息进行分析、归类,由小到大,由低到高,由点到面,整理出较为完整的信息。二是内容要新颖。要立足于新,不保留人人都知道的陈旧信息,删除不真实的信息,对一些有疑惑但有价值的信息,结合情况进行查清补充。三是角度要选好。要突出特色,要针对领导分管工作展开信息工作,以便使领导了解具体情况,增加信息为领导服务的针对性。只有具备了这些超前的捕捉信息的意识,才可以通过不同渠道、不同层次、不同方法、不同人员猎取到各种有用的信息。只要处处留心、广闻博记,就可以挖掘出那些潜在的有用信息,起到主动服务的作用。

4.多练

多练就是培养秘书人员准确筛选信息、整理信息的能力。在日常接触到的信息资料中,有时很难迅速分辨出哪些信息有用,哪些信息无用。有用的和无用的、正确的和错误的、落于俗套和含有新意的、个别现象和普遍存在的信息,常常混杂在一起。一些内容对领导决策可能是不需要的,显得多余;一些内容对领导决策是需要的,却叙述不清,显得太少;一些内容甚至是错误、片面的。总之,各种情况都可能出现。这就需要信息工作人员能够熟练地对这些原始信息进行多次分析、识别和判断,去伪存真,去粗取精,增强信息筛选和整理的熟练程度,从众多的一般信息中抓住最有价值的信息。一是筛选要细致。信息工作人员要对信息资料加以分析,把一些个别的、零碎的、不系统的信息过滤出去,使模糊度和多余度降到最低限度,以编写出形式可读可用,符合领导要求的信息。二是整理要准确。信息工作人员要经常对筛选出来的信息资料进行有序的、系统的、综合性的融合,通过归纳、排序、分析研究等方法,提炼、推导出一些新的有价值的信息,使经过整理后的信息更加精练、系统,具有较高的准确性和适用度,能够真正揭示和反映事物的内在联系和内在规律,成为领导决策的依据。

实训任务 熟悉企业的信息和档察工作

【训练目标】

了解企业信息工作和档案管理工作的主要内容;了解企业信息工作程序;了解企业文件材料归档情况及日常管理情况。

【实训内容】

在本市选择3家企业进行调研,最终成果以调查报告的形式体现。主要调研内容包含下列两个方面。

(1)企业信息工作的主要内容及信息工作的程序。

(2)企业档案工作的主要内容、归档情况及日常管理情况。

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