任务一 对信息进行分类
办公室每天都会产生信息，实际上，有些信息在完成一项工作之后就失去了它的价值，可以销毁。秘书应根据工作性质或内容对信息材料进行选择，保存具有价值的、对日后工作活动有参考作用的信息材料；还需要对信息进行分类，以便信息的查找利用，使信息发挥更大的作用。信息的整理包括分类、筛选和校核。
信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，将这些信息分门别类地组织起来的一种科学方法。信息分类是为了对大量已掌握的信息进行梳理分析，掌握信息资料的总体情况，为信息鉴别、筛选和处理提供条件。
一、信息分类的方法
（一）字母分类法
字母分类法是指按照作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合的方法。字母分类一般以英文字母顺序进行排列。先按首字字母排列，首字字母相同看第二个字字母，以此类推。
（二）地区分类法
地区分类法是指按信息产生所涉及的省、市、地、县等行政区域为特征，将信息分为各个类别的方法。按地区分类可以使有关地区的所有信息集中存放，然后再按其他问题分别组合。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法进行分类。例如快递公司价目表就可以用这一分类方法。
（三）主题分类法
主题分类法是指按信息内容进行分类的方法。为了全面、准确地反映主题，便于利用，可以按多级主题分类。信息最主要的主题名称作为分类的首要因素，次要的主题名称作为第二个因素，以此类推。
（四）数字分类法
数字分类法是指将信息以数字排列，每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别的方法。索引卡按所标类目名称的字母顺序排列，用分隔卡片显示每一个字母。索引卡一般用卡片式索引盒存储，占空间少，用电话查询时容易找到信息。有的单位使用计算机数据库保存索引，当要查找某些信息时，可先从索引卡中按字母顺序找出通讯者名或专题名，得到信息的数字，在相应的文件柜中找出标有该数字的文档。
（五）时间分类法
时间分类法是指按信息形成日期先后顺序分类的方法。
信息分类方法多种多样，在进行信息分类时，秘书一定要考虑利用信息的需求，结合信息形成的特点，采用合适的信息分类方法，这样才能使信息的查找利用更加便捷。
二、信息分类的程序
（一）熟悉信息内容
通过翻阅信息，从题目和内容中了解信息的总体构成情况。
（二）选择分类方法(https://www.xing528.com)
信息分类的方法很多，要根据信息的来源、数量、内容和各种分类方法的特性，考虑单位业务工作的需要，从便于保管和利用出发，选定分类方法。下面将分述各主要分类法的优、缺点（见表2-1）。
表2-1 信息分类法比较
（三）辨类
分类是对各种信息按照一定的标准进行类别划分，分类依据是信息的特征。我们把特征相同的信息归为一类，称为母类。母类下再划分为不同的类别，叫子类。子类下还可根据具体情况细分，形成有秩序、有层次的分类体系。信息分类的关键在于辨类，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别。
（四）归类
遵循特定的原则和方法，按照信息的不同内容、来源、时间、性质和作用，根据一定的规范、要求，将收集的信息分门别类地组织起来，使信息条理化。
三、信息分类应注意的事项
（一）遵循一定原则
（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性。
（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准。
（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别。
（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。
（二）利用颜色、标签区分类别
根据分类结果，将每个字母、地区、主题等的文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外加彩色标签；或者给索引卡涂上不同颜色，以便检索。
（三）建立交叉参照卡
有的信息能归类到两个位置，如公司更名信息、多主题信息等。为了便于查找，可建立交叉参照卡，如图2-1所示。填写交叉参照卡片存储在归档系统的相关位置，查找到该位置后，查看卡片就会知道另一个查找线索。
图2-1 交叉参照卡
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