任务二 按照程序存储信息
一、信息存储的程序
信息存储主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。在信息存储工作中要注意严格按照规范化、科学化的过程进行。
（一）登记
登记即对收集的信息进行全面记录，只有对信息的各个特征进行了详细记录，后期在利用信息时才能比较方便地查找和利用。
信息资料的登记形式有总括登记和个别登记两种。总括登记是按每批将每批信息的种数、册数等登入总括登记账，信息总括登记簿见表2-3所示；个别登记是对每条信息进行逐一详细登记，一般以册、条、份为单位，每册占一个登记号，信息个别登记簿见表2-4所示。一般来说，总括登记便于反映存储信息资料的整体情况，个别登记便于掌握种类信息资料的具体情况。登记的形式有簿册式和卡片式，可视具体情况灵活选择。
表2-3 信息总括登记簿
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表2-4 信息个别登记簿
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（二）编码
编码主要是在计算机信息管理阶段便于信息资料的管理和使用。对已经登记的储存信息资料要进行科学的编码，以便对实训信息进行有序管理。编码就是将已经登记的信息按照“排序”时所确定的体系结构分别归入各类，并在信息载体上标明这种体系结构的序列号。档案管理中的件号等都属于编码。
信息资料的编码结构应表示出信息资料的组成方式及其相互关系，一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再跟基本数码结合成为组合数据。秘书人员在对信息进行编码时，首先要对所有需要编码的信息进行分析，总结归纳出不同的属性特点，从而选择最佳的编码方法及确定数码的位数。
常见的信息资料编码方法包括顺序编码法和分组编号法两种。
顺序编码法就是对信息按阿拉伯数字或英文字母等进行编码，一般来说按照信息发生的先后顺序或规定的统一标准编码。此种方法用于不是很重要或无须分类的信息资料的储存。
分组编号法是利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类，进行单独的编码。运用这种方法，所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。
例如：
2000——木业市场信息资料；
2100——原料市场信息资料；
2110——华东地区原料市场信息资料；
2111——华东地区硬木原料市场销售信息；
2200——板材市场信息资料；
2210——华东地区板材市场信息资料；
2211——华东地区硬木板材市场销售信息。
（三）存放排列
经过科学编码的信息资料还需要有序存放排列。常用的排列方法有下列几种。
1.时序排列法
时序排列法是指按照接收到的信息的时间先后顺序排列，即按信息登记号的先后顺序进行排列的方法。对于信息资料不多，服务对象比较单纯的企业适合采用这类排序方法，特别是处于创业阶段或成长初期的企业推荐使用这种方法。
2.来源排列法
来源排列法是指按信息来源的地区或部门，结合时间顺序，依次进行排列的方法。这种方法便于查找信息源。
3.内容排列法
内容排列法是指按信息资料所反映的内容分类，然后依据信息资料分类号码的大小进行排列的方法。
4.字顺排列法
字顺排列法是指按信息资料的名称字顺进行排列的方法。
（四）保管
信息保管工作的主要职责，一是对信息进行有效的保护，预防因信息泄露给公司带来损失的现象发生；二是对信息进行有效管理，包括自然保存、借阅、复制、提供利用、销毁等。
二、信息存储的方式
（一）手工存储
手工存储就是将企业纸面信息记录以手工方式保存在办公室的文件夹或文件柜中。手工存储也可用于存储计算机信息，如磁盘、光盘。手工存储包括信息原件存储和目录、索引存储。原件存储就是对文字材料、录音带、录像带、胶卷底片等一手信息资料进行存储。目录、索引存储就是将秘书另外编制的目录或索引卡与信息原件一并存储，以便检索利用。
1.手工存储的优点
（1）信息便于利用；
（2）一旦找到信息能直接阅读；
（3）存储设备便宜。
2.手工存储的缺点
（1）文件夹、文件柜占用空间大；
（2）文件可能受到火、蛀虫等的破坏；
（3）一旦信息存放排列有误，会给信息查找带来麻烦。
（二）计算机存储
随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料存储在软盘、光盘或其他电子介质中。经数据库、电子表格等应用程序处理过形成的信息都能以计算机存储保存，例如软盘、硬盘、网络位置、CD-ROM、磁带等。无论使用哪一种方法，都应定期备份，并将备份另行存放。
1.计算机存储的优点
（1）计算机存储的信息量大；
（2）可以节省存储空间；
（3）信息容易编辑或更新；
（4）能迅速查找保存在网络系统的信息。
2.计算机存储的缺点
（1）需要懂计算机操作；
（2）需要昂贵的设备；
（3）信息存在被病毒等破坏的风险；
（4）由于软件和系统升级，信息长期存储可能成为问题。
（三）电子化存储
电子化存储就是电子文档管理系统，目前在企业文书工作中被普遍应用。电子化存储的关键是将纸面信息通过扫描技术形成PDF等格式的图片文件，存储于CDWROM光盘上。经电子化存储的信息一般都能由计算机系统索引，并能以各种方式查找。
1.电子化存储的优点
（1）电子化存储能节省空间；
（2）容易制作备份；
（3）保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；
（4）查找文件更容易。
2.电子化存储的缺点
（1）设备昂贵；
（2）查找的质量和使用的程度取决于系统的初始设置；
（3）需要具备一定的操作知识。
（四）缩微胶片存储
缩微胶片存储是用照相的方法把信息资料保存在缩微胶片上的一种存储方式。但是由于缩微胶片存储依赖缩微照相机、阅读机、打印机等特殊设备，成本较高，在企业实际工作中应用较少。一般只有对那些涉及企业重大核心机密的信息资料才会采用缩微胶片存储。
1.缩微胶片存储的优点
（1）节省空间；
（2）减少对纸面文档的需求，节省储存设备费用；
（3）没有必要保留书面备份。
2.缩微胶片存储的缺点
（1）照相和阅读胶片需要昂贵的设备；
（2）缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；
（3）缩微胶片图像的质量会随时间推移而下降。
三、信息存储的方法
文字存储是信息最主要的、使用最多的存储媒介。秘书在信息工作中以文字为媒介存储其所采集的信息，常用的方法有笔记法、剪报法和卡片法。
（一）笔记法
笔记法就是秘书在工作中随时将有用的信息记在工作笔记本上。秘书工作的内容决定了秘书需要经常做记录，例如上司交代的工作、某一次谈话的记录、重要文件的主要内容、会议发言等。笔记法是秘书最常用的信息存储方法。但这种方法要求秘书要有一定的记录技巧并有一定的记录速度。
秘书在实际工作中采用笔记法也会遇到一些问题。有些秘书习惯于把不同的信息记录在同一本笔记本上，但在信息存储时笔记本又不能拆开，不便于分类，最终会导致本子记得多了之后就记不清楚需要的信息在哪里了，不便于查找利用。但要分类记录，就势必要同时带好几个笔记本，也不符合秘书工作的实际情况。因此，秘书人员应该经常整理个人的工作记录本，对其中的重要信息进行整理、复制。
（二）剪报法
剪报法就是对报刊上与企业经营管理有关的信息资料先行圈选、阅读，把有用的信息资料剪下来或复印，粘贴在专门的记录本上。要注意的是，用来粘贴剪报的笔记本的纸张要略微厚点，同时还要记录下剪报日期及其来源，以免日后使用时无法了解其出处。
秘书人员完成剪报后，还应按其价值大小和保存期长短进行鉴定，对于具有价值需要长期存放的，按“主题法”进行标目，分类分级存放，做到“相同属性的不可分散，不同属性的不可混淆”，以保持其时间上的连续性和内容上的完整性。
剪报法相对于笔记法而言，更便于分类，方便查找利用。但在实际工作中任何一家企业所订购的报纸刊物数量是有限的，而秘书的工作也相对繁忙，阅读报纸的时间也相对有限。
（三）卡片法
卡片法就是将有价值的信息记录在专门的信息卡片上的一种信息存储方法。由于卡片是单张独立分开的，方便我们对所记录的信息进行分类保管。卡片法能够有效弥补笔记法的不足，秘书可以把笔记中的信息重新记录在卡片上，也可以把报纸刊物上剪取的信息粘贴在卡片上。要注意的是，一定要在卡片上记录清楚信息的来源和时间。
用于记录信息的卡片可根据不同的使用目的分为索引卡、摘录卡、提要卡、专题卡（见表2-5）等四类。
表2-5 卡片的种类及其内容和使用范围
四、信息存储管理模式
随着时代的发展，信息工作已经涉及企业经营发展的方方面面，任何一项工作的顺利完成都离不开信息的作用。企业必须建立起适合自己工作特性的信息管理系统，以便更高效地发挥信息的作用。对于企业信息既可以分散管理，也可以集中管理，还可以依托计算机技术研发的信息管理软件。但无论采用何种管理方式，企业在建立信息管理系统时，必须遵循方便查询利用、方便保存管理、适合企业实际这三项原则。
（一）信息集中管理模式
信息集中管理就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息资源库，建立高效率的信息资料服务系统。例如，许多企业建立信息档案室，用于存放公司各类档案、图书、信息资料等，并安排专人管理。
1.信息集中管理的优点
（1）便于实现科学化、现代化的管理，使用起来具有整体性；
（2）能有效利用存储空间；
（3）专人负责和检索，可以减少各部门对信息的重复存储，保证质量；
（4）能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。
2.信息集中管理的缺点
（1）具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦，利用信息不如在自己办公室方便；
（2）标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
（二）信息分散管理模式
信息分散管理模式是指所有信息都由单位内各个部门自行保管。分散管理使得各部门的信息管理方式有很大的灵活性和专门性，可根据实际情况采用最适合本部门信息特点的存储分类方式。
1.信息分散管理的优点
（1）部门信息可自行分类编目；(www.xing528.com)
（2）由于内容相对单一，使用起来简洁方便；
（3）规模不太大，易于管理；
（4）适于保管机密文件；
（5）能发挥各部门按名称建立一套字母编号的优势，供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
2.信息分散管理的缺点
（1）不利于建立统一的分类体系；
（2）不利于信息的综合管理与利用。
（三）信息计算机管理模式
信息计算机管理模式就是以计算机为工具，收集、存储、分析和处理信息数据。随着社会信息化和办公自动化技术的普遍应用，企业采用各类计算机信息管理软件十分普遍。这些管理软件既涉及企业人、财、物、产、供、销、预测、决策等诸方面的管理工作，包括企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、产品寿命周期管理（PLM）、制造执行系统（MES）、产品数据管理（PDM）等多个子系统，又可以将各个子系统信息进行集中，通过数据分析处理，得出管理人员需要的信息，从而帮助企业各类管理人员进行质量分析、市场预测、库存控制等工作。
采用信息计算机管理模式不仅可实现信息资源共享，还大大提高了信息的利用效率，是今后信息管理的主要模式。但要注意的是，该模式依赖于计算机软件，成本相对较高，且对企业内部员工素质、企业规范化管理程度都有一定的要求。
实训任务一 信息收集
【训练目标】
了解信息收集的基本方法，能够根据上司的要求，有针对性地围绕主题进行信息收集，掌握信息工作的初步技能。
【任务描述】
学意公司为了开拓新的市场，拟开发一种节能环保型净水设备生产项目。公司为此专门召开办公会议，讨论开发节能环保型净水设备的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，这种净水设备是很有优势的，但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据有效的市场信息进行综合分析和科学预测，才能做出正确决策。秘书吴芳马上开始着手收集相关的信息。
【实训内容】
（1）确定信息收集内容。
（2）确定信息收集方法。
（3）确定信息收集渠道。
（4）收集信息。
（5）整理。
（6）制作汇报PPT。
（7）向总经理汇报。
实训任务二 信息整理
【训练目标】
了解信息整理的必要性，掌握信息整理的方法，能够根据上司的要求，认真做好信息的筛选、分类、校核工作，掌握信息工作的初步技能。
【任务描述】
学意公司办公室秘书吴芳负责信息的管理工作。公司在生产、经营活动中不断产生各种各样的信息资料，刚开始的时候，吴芳把这些资料都堆放在专门的文件柜里。随着公司经营规模的扩大，信息资料越来越多，文件柜也被塞得满满的。这些资料数量多、内容丰富、载体形式多样，是公司日后工作活动的主要参考依据。面对这些逐渐增多的信息，吴芳应该怎么整理呢？
【实训内容】
（1）将收集到的信息进行筛选，从中选出对本公司业务具有借鉴作用和参考价值的信息。
（2）对信息进行分类，使信息条理化，以方便查找利用。
（3）选择一条有疑问或较重要的信息，对信息进行校核。
（4）选择一条有价值的信息，整理成一篇500字的信息稿。
【案例欣赏】
上海万兴生物制药有限公司创建于1996年，是香港万兴企业有限公司和北京国安电气总公司共同控股的合资企业。公司坐落于浦东新区金桥出口加工开发区，占地2万多平方米，注册资金3000万美元，总投资6000万美元。公司拥有通过国家食品药品监督管理局认证的GMP生产车间3000平方米，全面实行GMP规范管理，是一家以科研为基础，集开发、生产和销售为一体的新型生物制药企业。
公司地址：上海市浦东新区杨高北路4705弄58号 邮编：201206
办公电话：021-58993708 传 真：021-58993709
网址：http://www.wanxing-bio.com.cn
E-mail：wanxingbio_hr@yahoo.com.cn（行政人事部）
主要产品：艾夫吉夫，来氟米特，重组人工干扰素α-2a、α-2b。
发展战略：紧紧围绕基因重组蛋白药物筛选开发，依托高校（复旦—万兴生物医药研究中心）这一研究平台，借助其雄厚的科研力量发挥企业本身“中试研究”平台优势，不断开发出具有一定市场前景的创新（一类）药物。根据计划，每年至少要有2～3种创新药物进入临床研究，使企业发展成为一个强大的生物制药“中试研究基地”，并以“酵母”表达系统（重组蛋白药物）为主，基因治疗药物为辅的生物制药企业。
营销策略：综合利用传媒工具，采取针对性营销手段，迅速提升企业形象及品牌知名度。
整合营销传播推广计划：
（1）企业产品推广——FAB法则。
F——feature（因为）特性——万复因（罗）是酵母分泌型新一代干扰素
A——advantage（具有）优势——生物活性高、低素、低热原的优点
B——benefit（产生）利益——疗效好，副作用小，质优价低
（4）面向患者的防病治病手册；面向医生的用药治疗手册。
研发战略：上海万兴生物制药有限公司作为一家以生物技术新药研究、开发为主的高新技术企业，通过企业化的科研管理，系列化的产品研发，全方位的科研项目技术合作、技术转让、技术服务，实现社会效益和经济效益。①以知识产权为根本；②以市场为导向；③技术的先进性与可行性相结合；④短期利益与长期发展相结合。
企业文化战略：
目标——世界一流的生物技术企业
创新——我们的灵魂
真诚——我们的作风
卓越——我们的追求
同志：您好！为了解巨州移动公司服务工作中存在的不足，为客户提供更好的服务，我们拟定了旨在改进服务管理与提高服务质量的调查问卷，希望听取您对移动公司服务改进的意见和建议，敬请您给予配合并认真填写，非常感谢您的支持与合作！
一、被调查者基本情况（请在您选择项对应的方框中打“√”）
1.居住区域：□城市 □县城 □乡镇 □农村
2.年龄：□20岁以下 □21～30岁 □31～40岁 □41～50岁 □51～60岁 □60岁以上
3.性别：□男 □女
4.文化程度：□高中以下 □高中 □大专 □本科 □本科以上
5.职业：□行政机构 □事业单位 □企业 □自由职业者 □农民 □学生 □其他
6.被访者是移动公司哪一类的用户？
□全球通VIP用户 □全球通普通用户 □神州行智能网用户
□神州行签约用户 □动感地带 □集团用户
7.被访者平均每个月的话费支出：
□50元以下 □50～100元 □100～150元 □150～200元
□200元 □300元以上
二、调查问题
1.您对移动公司营业厅的服务感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
2.您对移动公司1860服务热线的服务感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满
3.您对移动公司的投诉受理服务满意程度如何？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
4.您对移动公司的业务宣传资料满意程度如何？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
5.您对移动公司的网络质量感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
6.您对移动公司推出的业务内容感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
7.您对移动公司向您提供的缴费服务方式感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
8.您对移动公司推出的话费优惠措施感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
9.您对移动公司提交给您的话费账单感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
10.您觉得移动公司发给您短信，提醒您尽快交话费这种做法对于您及时缴费，保证手机顺畅使用帮助大不大？
□非常有帮助 □比较有帮助 □不太有帮助 □一点帮助也没有
11.对于移动公司的积分回馈活动，总的来说，您的满意程度如何呢？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
12.若您是VIP客户，您对移动的大客户服务感到满意吗？
□非常满意 □比较满意 □不太满意 □不满意
三、您对巨州移动公司服务工作还有哪些宝贵的建议和意见，请简要予以陈述。
【知识链接】
信息存储的载体
一、纸质载体
目前，大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是人类有悠久使用历史的记录材料，具有记载和阅读方便自然的特点，纸质文件比磁性或者其他媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角，是目前使用最多的存储载体。
二、磁性载体
磁性载体的使用发展迅速，常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带、光盘、微缩品。
软盘是一种很薄的磁性盘片，由聚酯膜制成，其上有氧化物涂层。它能存取信息，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。软盘具有的优点包括：①成本低、体积小、质量小，便于携带；②可脱机存放，随时存取信息；③适用于日常存储电子文件。软盘的缺点：记录的信息难以长久保存，数据容易丢失，必须有针对性地采取保护措施。
硬盘是计算机系统中最常用的外存储器，是典型的磁表面存储器。它存储容量大、存取速度快、传输率高、可靠性高，不易受周围环境影响，工作稳定性好。
磁带是最早出现的磁存储载体。磁带是一种磁性带状存储介质，一般绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。
光盘已成为世界范围内十分普及的一种信息载体。光盘既可以用来记录图像和声音，又可以用来记录文字，甚至可以将不同形式的信息同时记录在一张光盘上，成为目前最理想的多媒体存储介质。从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘三种。光盘具有存储容量大、可靠性高、保存信息时间长、存储速度快、单位成本低、应用范围广的特点。光盘可以将文字、图像、声音等信息融为一体，这使得客观世界的记录与再现更加接近人们的直接感受。因此，光盘研究在人工模拟、多媒体信息存储与检索、多媒体电子图书领域显示出了广阔的应用前景。
缩微胶卷和缩微胶片也是信息存储的形式之一。它是利用专门的光电摄录装置，把以纸张为载体的信息或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品。目前，信息缩微化的形式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等，信息经过缩微化的处理，使信息存储密度大大提高。
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