建立专门沟通管理部门，优化沟通方式

1.加强员工的培训

在沟通方面加强员工的培训，不仅仅是对沟通的重视，更重要的是可以提高员工的工作热情和积极性。调查显示，经过培训的企业员工对待企业的态度将会比没有接受培训的员工的态度要积极主动得多。因此，公司可以通过员工培训体系来增强企业沟通。具体做法：一是派遣中层管理人员到内部沟通较好的先进企业进行学习，回来以后将自己的心得体会以书面形式上交给企业的相关部门，由该部门组织企业员工学习并传播一些比较新颖的沟通方式；二是对新入职的员工，沟通部门可在入职之前对其进行沟通意识测试，合格的人员可以直接参加工作，不合格的人员需进行相关学习，待合格之后才能参加工作。

2.建立及时反馈机制

由于不及时的信息沟通会导致企业内部的小道消息四处流传，最好的解决方法就是建立员工之间的及时反馈机制。员工之间良好的沟通能够加强员工与企业之间的联系，减少员工对企业不良的猜想以及降低风险。不及时的信息沟通会让员工产生不好的想法，产生消极的影响，尤其是对企业的形象不利，更不利于企业整体目标的实现。因此，对于大中型企业来说，可以通过以下几个方面加强员工之间信息的反馈机制：

（1）日常信息的反馈。企业各部门应该按照职能情况做好相关信息的收集、统计、传递、处理、反馈，建立相关信息的记录簿和信息反馈统计表，保证信息能及时反馈给有关部门，以保证决策的制定和运用。

（2）紧急情况的反馈。如果企业经营管理发生了安全、质量等事故，那么需要及时向上级汇报，或者是在处理的同时进行汇报请示，以免延误生产，从而造成更大的损失。同时，这样有助于避免处理问题时考虑不完善，与上级的规定不符，导致重复返工的损失。

3.引导健康积极的非正式沟通

调查显示，非正式的沟通渠道更能够加强企业员工的沟通。非正式的沟通方式在前文中具体描述过，它能够通过面对面的沟通，很大程度地减少小道消息的流传，减少员工信心受挫的可能性。所有的员工不可能每天都只停留在自己的工作岗位上，而会经常走动于办公室之中，工作的环境也相对开放。适当时间的交谈等这些简单的方式，都可以达到意想不到的效果。对子公司可通过视频会议，向子公司的员工解释企业采取的某些战略、决策，增进子公司员工与领导者之间的沟通。

4.引进先进沟通技术

对于正式沟通，企业一般采用的是会议、汇报和指示等这些方式，在此基础上，企业应该引进先进的沟通技术促进员工之间的沟通，鼓励员工积极地和领导沟通，反映实际工作中的问题，比如定期地举行员工和领导之间的座谈会。另外，企业可以公开几个邮箱，便于员工通过发邮件的方式向领导反映问题，进行沟通。同时，领导要对员工的信件及时回复，不然会打击员工沟通的热情。此外，充分利用互联网，搭建一个轻松的、无拘无束的沟通平台，如以建立QQ群的方式将管理者和员工们连接起来，鼓励大家在下班之后像朋友一样谈心，更可以就公司的某个问题或是某个策略进行讨论。公司可以对提出好的建议或意见的员工给予物质上的奖励。(www.xing528.com)

5.减少沟通环节

企业的发展必然会导致企业内部组织结构庞大而复杂，但是成功的企业却能适当地精简企业的机构设置。通过缩减组织中的管理人员和组织机构，减少管理的层次和沟通的层次，来控制信息的沟通，保证传递的信息是正确的。信息的传递要尽量避免中间渠道，减少信息的丢失和失真。如图6-4中所示，信息传递过程中会不断“过滤信息”。

图6-4 沟通过程过滤图

6.成立专门的企业沟通管理部门

成立专门的企业沟通部门是解决企业中沟通不善的最有效的手段。企业应成立专门的沟通部门，并选择合适的人员负责信息的沟通，安排信息的传递。这个部门应该是企业的一个职能部门，主要负责从事企业对内和对外的一些事关全局性的沟通活动；主要负责参与企业沟通战略、沟通政策和制度的制定并向基层员工进行详尽的解释和说明，使得企业的战略、政策或制度得以有效执行；对企业的长期战略和短期决策活动进行计划、组织、实施和控制；为其制定者提供相关的决策资料，并对信息沟通的效果进行评估和反馈，进而提出改进沟通效果的对策建议等。另外，企业可以根据自身的需要对该部门的成员进行必要的培训，以符合企业的要求。

7.建立双向信任

从组织学角度看，权力和责任连接着员工和管理人员；而从沟通的角度看，维系员工和管理人员的是信任。信任的建立需要双向努力，企业的管理者和员工都负有责任和义务，应在工作中建立彼此的信任。如果员工在工作中认真负责，勇于承担责任，遵循公司的规章制度，而且能够不断创新、勇于迎接挑战，那么上级领导就会对员工充满信任，也因此愿意和他们沟通。此外，下属员工也会对上级在管理过程中，对一些事务的处理方法作出评价。当下级对上级的方法评价认可，认为没有出现以权谋私时，下级对上级的信任自然就建立了。此外，信任作为长期工作中的一系列评价的结果，并非是由某一件事来决定的。