数据排序：取消隐藏后位置不变

6.2.1.1　建立数据表

数据表相当于一张完整的报表，它包含相关数据的系列工作行，其第一行具有标志。在Excel 2016套用表格格式里，第一行均默认为列标志。为了数据处理分析的方便，也为了防止数据处理的遗漏，数据清单必须注意：

①避免在数据清单中存在空行或空列（可通过插入辅助行、列序号，然后排序删除，见后文数据排序）；

②避免在单元格的开头和结尾输入空格（易使查找和排序等操作遗漏）；

③避免在一张工作表中建立多个数据清单，最好一表一单；

④工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空行或空列，便于检测和选定数据清单；

⑤关键数据应置于数据表的顶部或底部。

6.2.1.2　数据排序

数据排序是指以当前数据表清单中的一个或几个变量（字段）为关键字，对整个数据清单的所有个体进行重新排序。数据的排序规则指根据某一数据顺序重新对行的位置进行调整。

排序规则可以是升序、降序，也可以是自定义顺序。Excel 2016以上版本还增加了单元格颜色、字体颜色和单元格图表三项排序依据，使得排序方式更加丰富多彩。对于数字型变量的排序，按数值的大小顺序进行排序；对于字符型变量，按ASCⅡ码大小排序；对于日期型变量，按日期的先后排序；中文按拼音或笔画排序。对于隐藏的数据，不参与排序过程，当取消隐藏后，数据位置不变。

数据排序有助于快速、直观地显示、组织和查找所需要的数据，便于决策者迅速地理解。

1.排序规则

排序是对数据进行重新组织安排的一种方式，在Excel 2016中可以对一列或多列数据按字母、数字、日期或人为指定顺序对数据进行升、降排序。Excel 2016最多可按64个排序关键字排序，但排序之后总是按第一关键字有序的。升序的排序规则如下。

①数字：从最小的负数到最大的正数排列。

②字母：按英文字母的先后顺序，即A～Z，a～z的次序排列。若第一个字母相同，则比较第二个，第二个也相同，则比较第三个……照此类推。

③汉字：按拼音先后顺序或者按笔画顺序排序。

特殊符号：0～9，空格，！，”，#，$，%，＆，（），*，,，.，/，:，；，？，@，[，\，]，^，_，’，｛，∣，｝，～，+，＜，=，＞，A～Z，a～z（字母在排序时可根据需要进行设置，但默认格式里不区分大小写）。

④逻辑值：False（相当于0）排在True（相当于1）之前。(www.xing528.com)

⑤错误值与空值：所有错误值的优先级相同，空格始终排在前面。

2.数据排序基本步骤

【例6-3】　以Microsoft Office 2016所带罗斯文的示例数据为例，要求按货主地区升序排列。其具体操作步骤如下。

Step 1：插入一张空表，用光标选中A1单元格。

Step 2：单击【数据】→【获取外部数据】→【自Access】→选择【罗斯文】→订单表→单击【确定】即可。

Step 3：将光标定位于数据表任一单元格（只能是一个单元格），在【数据】→【排序和筛选】→【排序】（【关键字】选择“货主地区”（如是区分英文大小写和对汉字排序，则要选择【选项】，选择相应选项即可），【排序依据】选择【数值】（还可以选择单元格颜色、字体颜色和单元格图标），【次序】选择→【升序】→【添加条件】→从下拉列表中选择排序字段及排序的方式即可（图6-7）。

注意：在对话框的右上角默认勾选了【数据包括标题】选项。

3.自定义排序

当然，人们有时候按自己的需要排序。

【例6-4】　罗斯文公司在排列货主地区顺序时，常按西南、华南、东北、华北、华东、华中、西北顺序排列，那么用户可以按自定义的顺序来做。具体操作步骤如下。

Step 1：选中某列空白单元格区域，按照片需要从上到下输入西南、华南、东北、华北、华东、华中、西北。

Step 2：选择该单元格区域→单击【文件】→【选项】→【高级】→【常规】→【编辑自定义列】→【自定义序列】（图6-8界面）→【导入】上一步所作列区域→【添加】→单击【确定】。

图6-7　数据的排序

图6-8　自定义排序

Step 3：将光标定位于数据表任一单元格（只能是一个单元格），【数据】→【排序和筛选】→【排序】→【添加条件】（【关键字】选择“货主地区”，【排序依据】选择【数值】，【次序】选择【自定义】）→选择上面添加的序列即可。