Excel数据排序方法大全

1.Excel排序的含义

排序是将数据区域中的记录，按某字段名的数据值由小到大（升序）或由大到小（降序）的顺序进行排列。排序一般按字段为依据进行，用来排序的字段称为排序键。

注意：在数据库中，记录是指数据区域中的一行；字段是指数据区域中的一列。

排序后，将会调整选定区域或整个工作表中各行（记录）的前后位置，也就是说，它只对各行的相对位置进行调整，不会产生新的字段（表列）。用排位RANK函数也可进行升序与降序等的排位运算，但它不调整各行（记录）的相对位置，而用新的字段（表列）进行标识，如上例，用“名次”字段中的1，2，3，…字符来标识。

Excel中进行升序排序时，数字和日期按由小到大排列；字母按A→Z进行排列；汉字则选转化为汉语拼音，再按字母的比较规则进行排序。进行降序排序时，与之相反。

2.排序的操作方法

（1）单字段排序。若只按一个排序标志（一个字段值）进行排序，使用排序工具中的“降序”或“升序”按钮很方便。

（2）多字段排序。若需要按多个排序字键进行排序，可以使用排序命令。此时，当主关键字的值相同，根据次关键字排序，如果次关键字也一致，则根据第三关键字来排序。

3.返回排序前的状态

反复对表格进行排序后，表格的原有次序被打乱，若需要返回原有表格次序，可使用撤消或恢复工具按钮。

但是排序的次数较多，或排序后还进行了其他的操作，此时恢复就不容易了。所以，在排序前最好是给表格增加一个表示原有表格次序的字段，如序号、编号、学号等字段名，置于A列或表格的有效数据的最后一列；对原表格的所有记录（即每行）进行顺序编号。这样，排序后要返回原表格的次序只需对该字段进行重新排序即可。

承前工作任务2-8，对学生成绩表进行排序操作：

（1）按评奖成绩由小到大（即升序）的顺序进行排序；

（2）以高等数学为主，总成绩为辅，按由大到小（降序）的顺序进行排序。

在Excel中完成工作任务，显示如图2-9所示的学生成绩排序表。(www.xing528.com)

图2-9　评奖成绩升序排列（Excel 2010数据选项卡）

（1）在“学生成绩”工作表标签上右击选择“移动或复制工作表”命令，选择中部的“移至最后”及下部的“建立副本”项，单击“确定”按钮。双击该表标签，将表名修改为“排序”。选定第17行至第19行，右击将其删除。

（2）单字段排序。单击L列（评奖成绩）中的某个单元格；单击“升序”按钮，将依据评奖成绩由小到大的顺序进行各行相对位置的调整。

（3）多字段排序。选定A列的任意单元格并单击“升序”按钮，以恢复为按学号升序排列的原学生成绩表。再选定数据区域中一个单元格，用“排序”命令进入如图2-10所示的“排序”对话框；单击对话框中“主要关键字”列表框的向下箭头，选取主要关键字为“高等数学”，次序为“降序”；再单击“添加条件”按钮，选择次要关键字为“总成绩”，次序为“降序”；单击“确定”按钮。

图2-10　Excel 2007—Excel 2019多字段排序

排序按钮或命令，在Excel 2007—Excel 2019中位于“数据”选项卡“排序与筛选”组中；同时，“开始”选项卡的“编辑”组也有这些功能。可进行64个关键字的排序。

在Excel 2003及其以前版本中位于常用工具栏，以及“数据∕排序”菜单命令中。排序最多为3个关键字。

（1）排序时，要求选定的数据区域中的各列（字段）与各行（记录）的数据结构相同，否则无法进行。如，直接对“学生成绩”表进行排序时，将弹出如图2-11（a）所示的警告对话框。

解决方法：选取排序的范围为A1至N16单元区域，再发出排序命令。

（2）只选定了某列进行排序时，将提醒是否扩展选区。如，单击“排序”表的E列（管理学）列头，再进行排序时，将弹出如图2-11（b）所示的对话框。一般应选择“扩展选定区域”，否则可能打乱原有表格的顺序与数据关系，产生难以理解的数据表。

图2-11　排序警告（a）与排序提醒（b）

（3）如果要按行进行排序，或者对文本要进行“按字母排序”或“按笔划排序”，或者排序时字母要区分大小写等，应在图2-10所示的“排序”对话框中单击“选项”按钮。