注意事项：新闻发布会的准备与应对

新闻发布会要坚持诚实、守信、直率和公正的原则，还应该注意以下几方面。

（一）充分做好会前准备工作

一场成功的新闻发布会需要做充分的会前准备工作，没有做精心的会前准备，新闻发布会是不会有好的效果的。为此，熟悉新闻发布会的会前准备工作是必要的。

新闻发布会会前准备工作的运作步骤如下。

1.以信函方式提前通知媒体

正常情况下，在给媒体发出邀请函时，应该简明扼要地说明新闻发布会的主旨，涉及的事项，举办日期、时间和地点。邀请函最好在新闻发布会召开前7～10天送达新闻编辑。邀请函的制作要精美，最好不要油印，以体现对对方的重视以及会议的重要性。邀请函发出后，不要随便改变会议地点或时间，以免产生不郑重之感。

2.要提早或持续追踪记者出席与否

为防止新闻记者们答应了出席新闻发布会又食言，要与他们经常联系，或在会议召开的前两天，打电话给没有回复的邀请人，并编制好与会者名单，以便获得较为准确的出席人数。

3.做好会议签到接待的准备工作

新闻发布会开始之前，每位来宾均应有专人引导，在来宾簿上签到；设计安排好宾客的座次，分清主次，避免来宾人数众多而出现混乱和不愉快事件，保证会场秩序井然。给记者发的资料上，应写上其姓名和传播机构的名称。

（二）做好会务工作

会务工作琐碎而又重要，它的工作质量如何，直接影响到新闻发布会的成功与否。

会务工作的注意事项有以下几方面。(www.xing528.com)

（1）与会工作（服务）人员应仪表端庄，精神饱满，统一工作制服。做好会场的服务工作，如卫生工作、休息室的安排、饮用水的供应和紧急情况的处置等。

（2）意外情况的处置。新闻发布会上最糟糕的事，就是在会议召开前10分钟，全场30个座位上，只坐着一位记者。当这种情况发生时，应赶快给公共关系部门打电话，召集公司里所有可能到场的人员，不管男士、女士。让他们人人拿着笔记本，来会场充数，以挽救尴尬的局面。

（3）主持人应把握好会场气氛。主持人言谈既要庄重，又要有幽默感，注意活跃整个会议的气氛，引导记者踊跃提问，且要切实把握会议主题。当会议出现紧张气氛时，应及时缓和气氛，维持发布会的秩序，使发布会及时顺利地进行。同时，要掌握好会议时间，避免重复提问。

（4）发言人的演讲应简明扼要。对记者的提问，发言人应简明扼要地回答，不能答非所问、离题太远。所发布的消息应准确无误。

（三）正确对待记者

对于组织来说，以何种态度对待记者，往往会影响到组织与媒体的关系。

对待记者要注意以下几方面。

（1）坦诚对待记者。主持人和发言人都应该坦诚对待记者，对不宜发表或透露的信息，要委婉地介绍，或采用技术性手段转移话题，巧妙地予以回避，不要含含糊糊、吞吞吐吐，以免引起记者误解，不要轻率地说“无可奉告”，更不能反唇相讥、嘲弄对方。

（2）面对个别记者带有偏见性或挑衅性的提问，既不要随意打断，也不要以各种肢体语言表示自己的不满，而要保持冷静的态度，以理服人。即使对方提出一些尖刻的问题，也不能激动发怒，应表现出良好的涵养。对记者的提问要一视同仁，不能厚此薄彼。遇到发言人解释不清或不能确定的问题，可请专门人员回答或临时召集有关人员磋商。

（3）发言人和主持人一定要谨言慎行，千万不要自我吹嘘、掩盖不利事实。

（四）合理安排会场

新闻发布会所用的会场的大小主要取决于与会的摄影记者数量。电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。如果电视摄影机在会场后排，那么发言人应在会场前排就座；如只有报刊记者与会，发言人就可以坐在记者当中，当有人提问时就可以走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，就越容易营造出一种友好气氛。