分发是文书工作的具体事项，传阅是领导与承办人员的事情，文书工作要在他们中间作先后传递和传阅的组织工作。这里属于中间运转环节，是关系到有关部门和人员能否迅速读到文件，及时实现发文机关传达意图目的的重要环节。
一、分发分发指的是文书人员将收到的外机关来文，分送给有关领导人、有关部门或承办人处理。这是一项细致的工作，要做好这项工作，不仅要掌握它的原则，还要注意一些具体事项。
（一）分发的原则
1、对属于已有明确分工的、日常业务工作问题的文件，可按主管业务分工范围，分发到有关主管部门或承办人处理。
2、对无明确分工的文件，可按过去领导人分工的同类性质的文件分发。
3、对事关全局的、内容重要的文件和文书人员不能断定应当由哪个部门负责承办的文件，应当先送办公厅（室）或秘书部门的负责人批办，然后按批示的意见分发与处理。
4、来文属于本机关以前发文的复文时，要将来文送以前发文的承办部门。
5、送去批办的文件，应在文件上附贴文书处理单。式样如下。
文书处理单 （16开占全页）
（二）注意的事项：
1、送文必须及时，急件要随到随登记、随分发。
2、一文多份的文件分发时，要首先保证机关主要领导，主管领导和主管业务部门的需要，余下的文件再按工作需要分发到有关领导和部门。
3、分发给有关部门或承办人文件时，收文人员要在登记簿的签收栏内签字，履行签字手续。式样见下页。
xxxx（机关）文书处理单（16开占全页）
注：此表用于分发。
二、传阅
传阅是指单份或份数较少的文件，需要经许多位领导人和有关部门阅知时，组织在他们中间先后传递和阅读的工作。这项工作要注意传阅要求和具体做法。
（一）传阅要求：
1、要在短时间内满足各方阅读需要，发挥文件效用。
2、要在保证阅读方便的同时，及时处理，合理调度，严格管理，严禁丢失与混乱。(www.xing528.com)
（二）具体做法：
1、分清先后主次，以利及时处理。对于批示的各个传阅对象，应分清主次先后顺序。一般需优先送给机关的主要领导人、主管负责人和主管业务部门阅读，以利及时得到处理。
2、掌握时间规律，以防文件积压。对于一时无暇阅读（外出、开会等）的对象，要掌握他的时间规律，适当灵活调整先后次序。传阅过程中，并应及时督促检查，尽量不使文件在传阅对象手中积压，力争快速使所有对象知阅。
3、文书直接交接，以防漏阅停滞。为了避免文件在传递中间发生漏阅、停滞或下落不明等现象，组织传阅的路线须以文书人员为中心点，传阅对象的收、退文件均与文书人员发生直接传递与交接联系。切忌在阅读对象之间直接发生相互传递与交接，这样易滞、易漏、易失。
4、设立固定地点，以便集中阅读。有条 件的，可设立阅文室。有了固定地点，可及时通知阅读对象尽可能到阅文室阅读文件。集中阅文可以节省传递的时间，提高文书处理工作效率。
5、建立阅文手续，以便查明责任。为了使文书人员及时检查了解与掌握阅读情况，催退调整，要建立简便易行的手续。阅文者读后需签署姓名和写明阅读时间，以便查明责任。对于阅文后只画一个圆圈或只打一个勾的不严肃的做法，中央领导同志早就提出过批评。
（三）所用表格：
1、文件传阅登记单（传阅用表）参考式样文件传阅登记单（16开占全页）
注：按每份文件登记一张。“传阅范围”按先后顺序登记需传阅的对象。阅后退回时，文书人员在“备注”栏注明。
2、文件传阅登记单（传阅用表）参考式样文件传阅登记单（16开占全页）
注：按传阅对象分别登记，每次登记一张。文件阅后如一次全部退回，可在表下端填注退回时间，如其中只退某件，可在该号的“备注”栏签退。
xx办公室 年 月 日送月 日退
3、阅文登记簿参考式样阅文登记簿（16开占全页）
4、阅文通知单（集中阅文发函用）参考式样阅文通知单（16开占全页）
5、阅文证（与集中阅文通知单发函并用）参考式样
（注：阅文证大小不定，可自行设计，大约于名片那样即可，以携带出示方便为准。）
6、xx市人民政府办公室文件传阅签参考式样xx省xx市人民政府办公室文件传阅签（16开占全页）
7、市长、秘书长文件传阅单参考式样市长、秘书长文件传阅单（16开占全页）
8、文件传阅卡参考式样文件传阅卡
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