制度是明确一定范围内人员游戏规则的规范,其使用范围极其广泛,大至国家机关、社会团体、各行业、各系统,小至单位、部门、班组,都会涉及制度问题。制度是国家法律、法令、政策的具体化,是人们在各种环境下的行动准则和依据,因此,制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展,对社会公共秩序的维护,有着十分重要的作用。
1）制度是管理者管理组织的基本手段之一
制度是确定组织做什么事情、员工做什么事情、怎么做事情等一系列问题的规范。管理者进行组织管理,首先要确定组织的顶层设计,即确立组织的追求、宗旨、价值观、使命、目标等;其次要确定组织的管理结构,搭建组织管理的基本骨架,然后招聘适合的人员开展日常管理;最后是制定相关的制度,以便组织成员按照制度进行管理。对一个稳定运行的组织,从顶层设计到具体操作都需要制度进行规范。离开了制度,组织就无法进行管理。
2）制度是对组织进行常规、例行管理的手段
制度是对组织的常规的、例行的、可预测的工作进行管理的手段。组织在运行过程中,会面临一些长年累月都不会变化的环境和因素,也面临一些随时都在变化的因素。对经年不变的因素,组织可以制定制度进行管理。组织制度的制定,使组织成员可以根据制度进行相关的管理,不必事事请示上级,这就大大降低了高层管理者的管理工作量,提高了工作效率。但是对于根据组织制度无法做出决定的情况,则需要请示上级进行指示和裁决。这就是经典管理学家泰勒说的,管理者主要是做“例外管理”,能够通过制度确定下来的东西,就制定制度由制度去管,没有制度规定的,才由管理者去管。
3）制度是对组织结构的补充
如前所述,管理者要管理组织,需要建立组织结构。但是组织结构建立之后,只是对部门或者成员的职责进行了大框架的划分,而且是通过框架图的方式来显示组织内部的权责关系,难以对组织成员的具体职责和工作要求进行规范和界定,这就需要制定组织制度,对岗位责权和边界进行详细的规定。因此,从管理的角度看,组织制度是对组织结构的必要补充。
4）制度是组织管理的机体
制度在组织管理中究竟承担了什么角色,如果按照生物机体来类比的话,组织的宗旨是灵魂,组织结构是支撑骨架,组织文化是血脉神经,组织制度是机体。灵魂统率一切,结构则搭建组织的支撑骨架,组织文化是使支撑骨架能够有效运行的血脉和神经（虽然无形,却潜移默化地影响组织）,而整个组织机体的形象则通过制度表现出来。由此可见,如果没有组织制度,组织就会难以存在和显现出来。所以,建章立制是组织管理最基本的管理手段之一。
5）制度是培养员工、激励员工工作的重要手段(www.xing528.com)
制度不仅仅是规范和约束组织成员的准绳,而且也是培养员工、提高员工素质和能力的手段,也是激励员工提升工作绩效的重要手段。这是因为制度不仅要求员工要做什么、怎么做,而且会要求员工不能做什么,并对遵守制度的组织成员予以鼓励和奖赏,对违反制度的成员进行处理和惩罚。严格的制度管理可以提高员工的自觉性,使之养成良好的行为习惯,从而提升其素质和能力,同时也可以激励员工努力创造更好的工作绩效。
◎实训
小组讨论:所在班级制定的制度有哪些;一个完整的班级管理制度应该包括哪些内容。
◎案例
某公司新制定了一项考勤管理制度:“一个月内累计迟到或早退一次的员工,罚款50元;累计达到两次的,罚款200元;达到三次或三次以上的,罚款500元。在当月内没有迟到、早退和请假的员工,奖励400元。”这项制度出台后,原来那些家离公司比较远、经常迟到的员工,如今很少迟到。
公司一个月后统计考勤,发现能够拿全勤奖的人数占了全体员工比例的95%,到第二个月,只有一个员工因为感冒请假没有拿到全勤奖。该公司老板一开始还很高兴,但后来觉得再这么下去,每月发放给员工的全勤奖金就是一笔不少的数目,于是以“既然绝大部分员工都能做到全勤,全勤奖就没有任何意义了”为由,不顾员工的反对,废止了这项制度。
思考题:
1.本案例中,废止这项制度,会导致什么后果?
2.制度在执行过程中,应该注意的方面有哪些?
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