电子文件及其元数据的归档要基于由业务系统、归档接口、数字档案馆应用系统构成的技术通道完成。档案部门可在制度授权的基础上按照约定的方式与数据标准、接口标准等，由业务系统定期、自动将应归档电子文件及其元数据推送至中间池，或在电子文件形成部门确认后提交归档。将归档电子文件及其元数据捕获进入数字档案应用系统暂存库后，应生成电子档案真实性校验码，并自动完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、形成《电子文件归档登记表》（见下表）等主要归档流程。具体来说，包括清点归档电子文件及其元数据的数量，确认归档电子文件及其元数据一一对应并正确挂接，鉴定格式规范性与可读性，形成《电子文件归档登记表》等。全部流程的完成标志着电子文件及其元数据被正式归档保存，形成电子档案。[5]
电子文件归档登记表[6]
续表(www.xing528.com)
注：归档电子文件门类包括文书，科技，专业，声像，电子邮件，网页，社交媒体，［其他］。
电子档案的编目包括编制档号、著录与形成案卷级、文件及目录等业务活动。经业务系统形成并归档的电子文件，需手工著录的内容，如题名、附件题名、责任者、分类类目名称等，应由文件拟办人员在拟办过程中以手工或半自动方式赋值，档案人员只需对著录内容予以审核、确认。档案管理人员应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动，应对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正，应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，并依据排序结果编制文件级档号，应采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据，应按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）以及《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019）给出的要求对电子档案和纸质档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库，并参照部门自己的分类方案，按照各种分类、有序地存储电子档案及其组件。档号编制应按照《档号编制规则》（DA/T 13-1994）等标准以及电子档案全程管理要求确定档号编制规则，档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案，以档号作为电子档案命名要素时，计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子档案及其组件。[7]
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