归档文件分类方法：年度、组织机构、问题、保管期限

通常情况下，社会组织机构在管理活动中形成的文件材料的分类是按照文件的特征和联系展开的。文件的特征是文件区别于其他事物的特点，它是从文件的组成结构之中概括出来的所有文件共有的共同点，如文件标题、收受机关、正文、日期等。文件的联系，是文件内容之间存在的千丝万缕的联系，如反映同一项工程、同一个问题、同一件事物等的文件之间的关联性。文件分类的方法是对文件特征和联系的概括和提炼，是处理文件之前需要确定的文件分门别类的逻辑原则和依据，是文件处理的基础。在各组织中文件分类的常用方法有：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、保管期限分类法。

（一）年度分类法

即根据文件形成和处理的自然年度将其划分成若干类别，每年1月1日至12月31日作为一个自然年度。一个自然年度形成的文件形成一个类别，不同年度的文件分属于不同的类别。按年度分类，可以客观如实地反映出一个组织各年度工作的特点和逐年的变化发展情况，有利于现行机关及其他机关的利用。事实上，每一个现行机关、企事业单位、工厂公司等在每年度履行自身职能和从事其他工作活动所形成的文件总是密切相关、难以分离的，在其计划、布置、实施、总结各项工作方面基本上也都是按年度进行的。因此，国家有关部门规定现行机关的文书处理工作按照自然年度为单位进行，文书处理部门的文件处理和归档制度也就与各级各类组织职能运行周期相吻合了。当前建立了完善的文书处理部门处理归档制度的一些现行组织，能够做到上年度文件的及时处理归档，文件无积压、工作不推延，文件分类工作实际上就是在一个年度的文件中进行的。

年度分类法，要求按照文件的成文日期将其归入相应的年度，不同年度的文件一般不得放在一起处理归档。针对跨年度文件的具体情况，一般采取以下处理方法。

（1）跨年度的请示与批复，应放在复文年度立卷；没有复文的应放在请示年度处理归档。

（2）跨年度的规划，应放在规划内容所针对的第一年处理归档。

（3）跨年度的总结、决算、报表等，应放在内容所针对的最后一年处理归档。

（4）本年度做下一年度的计划、预算、统计表等，应放在内容所针对的年度立卷。本年度做上一年度的总结、决算、报表等，应放入上一年度处理归档。

（5）有两个内容的跨年度文件（如涵盖本年度工作总结及下一年度工作计划的文件），应视其内容的侧重点，将其归入主要内容所针对的年度处理归档。

（6）跨年度的会议文件，应放在会议开幕年处理归档。

（7）跨年度的基建等工程文件，应放在工程竣工的年度立卷。科研项目文件，应归入最后验收完毕的年度处理归档。

（8）跨年度转发上级文件或批转下级文件，应放在本机关制作转发、批转文件的年度处理归档。

（9）跨年度的非诉讼案件应放入结案年度处理归档。

（10）规范类文件应放入公布或批准生效的年度处理归档。

（11）跨年度的来往文书，以收文日期为准归入收文年度处理归档。

（12）回顾性、纪念性文件应放在定稿或发表年度处理归档。

此外，机关工作除了使用自然年度外，有时还使用专门年度。所谓专门年度，即根据工作和生产的特殊需要规定的一种专门起止日期，以此作为一个工作年度。例如，学校的一个“教学年度”一般是当年9月1日至次年的8月31日。其他部门也有自己的专门年度，如粮食部门的“粮食年度”、兵役部门的“兵役年度”、财会部门的“会计年度”等。一般情况下，大多数社会组织均以自然年度为主，必要时辅以专门年度，即在专门业务部门按专门年度进行工作，其他部门仍按自然年度进行。纯粹使用专门年度的机关极少。

（二）组织机构分类法

即将文件按其收文和发文处理部门或承办部门分开进行处理，也就是按照一个单位内部的组织机构进行分类整理。任何单位的内设组织机构都有自身的工作职能、职权和职责，而且每一个组织机构的职能、职权、职责必定是相互排斥、不会重复的。这些机构履行职能、行使职权过程中形成的文件内容客观地记录和反映了本组织机构的职能活动，文件内容自然而然是彼此独立的一个类别。例如，一个单位的人事部门分管本单位人员的调进调出、奖励惩罚、工资福利等方面的工作，形成的文件也是这方面的内容，这些文件内容是其他内设组织机构所没有的独立的一类文件。可见，一个单位内部的组织机构职能、职权和职责的独立决定了它实现职能过程中形成的系列文件是一个相对独立的类别。因而，按照单位内设组织机构分类，也能够保持文件之间内容上的主要联系，有利于满足利用者按组织机构、专题查找利用文件材料的需求。

按组织机构分类，一个组织机构就是一个类别。一般按单位内设的第一层组织机构类别设置，需要时也可以分到第二层组织机构。按组织机构分类时，各个类别的次序应根据正式文件或习惯上的顺序排列，通常将领导性、综合性的组织机构排列在前，被领导的专业职能部门排列在后；党委部门排在前，行政管理部门排在后。

按照我国党政文件档案统一管理的原则，通常在一个机关内习惯按党委各部门、行政各部门、工会、团委的顺序进行排列。首先，要将文件按党务、政务、工会、团委分为四个大类，四个大类分别单独分类处理，不能混合在一起。其次，党政工团四个大类再继续按各自下设的组织机构划分。这种分类的结果使一个机关的党政工团的文件与各行政业务部门的文件分开，综合办公部门（办公室）的文件与业务部门、人事、会计、审计等部门的文件分开。再次，在每一组织机构形成的类别中，根据不同的分类标准又可进行下一层次的文件分类。可见，按组织机构划分出的每一类别都是整个机关历史文件材料不可分割的有机组成部分之一。(https://www.xing528.com)

由于单位内设组织机构之间工作的联系性、协作性，往往出现涉及几个机构的文件。为了避免或减少对同一单位内涉及几个机构的文件进行重复归档，应对这些跨机构形成的文件进行明确归档处理的分工。处理此类文件归属的原则是由文书处理或承办（或主办）部门立卷，即以谁的名义发文就归谁处理归档，是哪个部门承办（或主办）就由哪个承办（或主办）整理归档。具体有如下做法。

（1）经党委或党组起草或讨论决定，以政府（行政）名义发布的方针、政策、规章、制度等文件，划归机关行政办公厅（室）处理归档。

（2）业务部门起草而以机关名义发文的，一般应归入机关的综合办公部门（如办公室等）。例如，人事处起草的有关青年职工下基层锻炼的文件，以机关的名义下发，就应将其归入机关办公室处理归档。

（3）两个或两个以上组织机构联合办理的文件，一般应归入主办机构，如难辨主次的，可归入最后承办部门整处归档。联合发文的定稿和正本应归主办机构，协办机构如需要，可保存一份副本备查。

（4）以机关名义召开的多个内部机构参加的综合性会议形成的文件，由综合办公室处理归档；以机关名义召开的专业性会议，由与会议内容对口的组织机构处理归档。

（5）各部门参加上级机关召开的会议带回的文件，全局性的由综合办公室处理归档，业务性的由业务部门处理归档。

（6）机关领导人身兼本单位或外单位的两个或两个以上的不同职务形成的文件，应按其不同身份形成的不同业务内容分机关、分部门处理归档。如某税务局领导人既是党委书记，又是局长，从事两个职务范围内的工作所形成的文件必须分开处理归档。

（三）问题分类法

即按照文件内容所反映的问题来划分文件类别。习惯上也称事由分类，问题分类，可以使内容性质相同的文件相对集中，适当地避免或减少围绕同类问题形成的文件的分散现象，并能较好地保持同类问题文件之间某一方面的联系性，鲜明地展现出一个机关主要的职能活动的轮廓，便于利用者从某一问题、某一事件或人物等专题角度查找、利用文件。按问题分类往往难以准确掌握问题划分的尺度。这是因为人们认识水平及看问题的角度总是存在着个体差异和一定的局限性，因此对同一问题的认识不同，所设置的类目的宽度和深度也就会掺入个人主观因素，致使分类不易准确，从而导致利用者的预想与立卷人实际的分类之间的不一致，给查找利用文件带来困难。所以，分类时要慎用问题分类法，尽量在组织机构分类之后采用问题分类，尤其不要轻易打乱组织机构而首先采取问题分类的方法。

通常只有在不可能或不适合按组织机构分类，或者在每个组织机构大类之中文件数量大的情况下才采用问题分类的方法。适宜采用问题分类法的往往是一些内设机构较简单、变化较大或者各机构工作分工不很明确、文件数量较少的机关。例如，我国的乡级人民政府是最基层的政府机构，主要任务是根据上级指示结合本乡实际贯彻执行政策，管理本乡的各种事务（主要是农业发展），大部分乡镇政府的内设机构一般只有一个层次，同一项工作往往通力合作去办，没有截然的分工。另外，除了上级来文之外，自己形成的文件较少，因此，乡级政府文件多按问题分类，使同类文件相对集中，一般划分为综合类、财政类、文教类等。

（四）保管期限分类法

即分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。其依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，国家档案局制发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。各单位可以根据自身工作的实际，参照上述法规，特别是国家档案局通用保管期限表的原则规定、框架、内容等制定出本机关的文书档案保管期限表。

文书档案保管期限表，通常由顺序号、条款、保管期限、附注及总的“说明”等部分组成。其中条款和保管期限是主要项目。顺序号，即在系统排列的各条款之前所编的统一顺序号，以固定条款在分类表中的位置，同时，它还可以作为文件鉴定工作人员使用此表时的条款代号。条款，是一组同类型文件的名称或标题。它要求反映出同一组文件的来源、内容和形式，可以指出具体作者、问题和分科（如“本机关工作活动的工作总结、报告”“本单位职代会的会议纪要、通知、总结、讲话”等），也可以概括出文件的各种类型（如“部属各院校文件”“领导性文件”“统计报表”等）。每一条款应代表一组具有内在联系的保存价值相同的文件。条款内容的概括不宜过粗或过细，应以便于使用为基准。条款表述要求简练、准确，符合语法逻辑规则。保管期限，是根据各类文件客观存在的保存价值确定的。附注，又称备注，是在条款之下对条款及其保管期限所做的必要的注解或说明。例如：对“税收会计报表”一款保管期限的注释为“其中，电报报告保管一年，所属税务机关报送的保管三年”。总的“说明”，即对制定保管期限表的根据、结构、适用范围、保管期限的计算方法以及其他问题的说明和阐述。它有利于文件鉴定工作人员使用此表时了解情况。

在文件分类时，针对某一份或者一组文件可以对照本单位的文书档案保管期限表为其确定适当的保管期限。保管期限分类方法一般不作为批量文件的第一层次的分类标准，而是与年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等结合使用，以更加准确地表达某一类别中文件的价值和保管时间的长短。

以上综合介绍的四种分类方法，并非在分类过程中必须全部使用。在具体运用中，可根据各单位自身的实际情况和文件的形成特点，全面分析、灵活选择并合理运用适当的分类方法。为了使文件的分类科学、合理，在分门别类时应特别注意以下几点。

第一，遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观地予以分类。文件是在各类社会组织履行职责、实现其职能的过程中同步产生的，是以单份形式一份份自然形成的。这些逐渐形成的文件集合客观地反映了各类组织的工作活动的历史全貌，其真实性、原始性是其他文献所无法取代的。同时，在大多数情况下，单份文件只有逐渐积累而成多份文件时，才能反映出一个完整事物的各个侧面。对于其中某些文件来说，离开它所反映的事物整体，就会失去重要的保存价值，但如果把它放在一组有密切联系的文件中考察，就可能发现它是一个不可忽视的重要组成部分。在文件分类时，如果纯粹主观地、随意地、人为地割断文件之间的历史联系，也就破坏了机关完整的历史面貌，因此，必须坚持遵循文件材料的自然形成规律和文件自身特点，从实际情况出发，实事求是地进行文件分类。

第二，文件分类体系应严密、简明，符合分类原则。即同一分类层次应该使用同一个分类标准，不允许在同一层次上同时使用几种标准，否则就会出现各类文件相互重叠、包含与交叉，致使有的文件可归入几个类，有的却无类可归。因此，同位类之间应相互排斥，互不交叉，同一层次的类别之间要有明显的区别，各类名（类别名称，如“人事类”等）要是各自独立的概念，在语意上不能相互交叉或包含，应使各个下位类概念的外延之和等于上位类的外延。例如，同一类别中，已有“文教类”就不能再设“教育类”，因为前者包含后者；已有“劳人类”就不能再设“人事类”，因为二者之间有交叉或重叠的情况出现。

第三，交叉性文件的合理归类。在实际工作中经常有这样的情况，一份文件既可归入此类，又可归入彼类，而且归入其中哪一类都有理由。对这种两可性的交叉性文件应该深入地分析其内容和特征，分清其主次及与所属类别之间内在联系的紧密程度，做出合乎实际的归类处理。关于交叉性文件的归属，有的单位在其文件分类表等文件中有明确的划定；没有明确划定的单位在文件分类时要注意具体问题的主次，绝不能望文“归类”。

第四，文件分类的“跨度”要适当。即分类时文件的横向类目与纵向层次要掌握适度，不宜过宽或过窄。每一个层次上横向设定多少个类目，纵向划分多少个层次，目前没有硬性的数量规定，通常是以终端类目内容相对独立为限。例如：某机关按组织机构横向划分为16个类目：办公室、组织部、宣传部……团委，在上述每一个类目内又可按问题、时间、保管期限等分类标准继续划分至各类别文件适合排列组卷为止。

第五，分类方法的结合使用。上述各分类方法常常结合起来使用，可以在不同的层次上使用不同的分类标准，如第一层按年代分类，第二层按问题（或组织机构）分类，第三层次再按问题分类等。常见的结合使用的复式分类方法有：年度—组织机构—问题、年度—问题—问题、年度—问题—保管期限等，各机关可以结合自身的职能、工作内容、内部机构设置和分工、文件的数量、文种以及利用者的检索方式、角度和习惯等情况综合考虑，选择适宜的复式分类方法。特别要明确的是，几种方法的“结合使用”必须是纵向层次之间的结合，必须遵循同一层次的文件分类标准的唯一性要求。在第一层分类或在某一类下面继续分类时，不能同时并列采用两种或两种以上的方法。但在同一层的各类下面继续分类时，允许各类采用互不相同的分类方法划分其属类。