学习创建和删除分类汇总方法及效果图

任务描述

分类汇总是指将表格中同一类别的数据放在一起进行统计。分类汇总与数据排序不同，通过运用分类汇总功能可对表格中同一类数据进行统计运算，使工作表中的数据变得更加清晰直观。本任务是根据班级对学生成绩分析表中高数成绩进行平均分统计。任务效果如图4-87所示。

图4-87　分类汇总效果图

任务目标

●掌握创建分类汇总的方法；

●掌握删除分类汇总的方法。

任务实现

一、排序

创建分类汇总前，首先要对表中数据进行排序。由于本任务是根据班级进行汇总，故单击选中C2单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”选项组中单击“升序”按钮，效果如图4-88所示。

二、创建分类汇总

（1）选中数据区域的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，单击“分级显示”选项组中的“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，如图4-89所示。

图4-88　数据排序

（2）将“分类字段”设置为“班级”，“汇总方式”选择“平均值”，在“选定汇总项”列表框中选中“高数”，撤选“总分”，选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框，如图4-90所示。

图4-89　打开“分类汇总”对话框

图4-90　设置分类汇总

（3）单击“确定”按钮，汇总效果如图4-91所示。

图4-91　分类汇总效果

相关知识

分类汇总

在实际应用中经常用到分类汇总。分类汇总指的是按某一字段汇总有关数据，比如按部门汇总工资，按班级汇总成绩等。分类汇总必须先分类，即按某一字段排序，把同类别的数据放在一起，然后再进行求和、求平均等汇总计算，分类汇总一般在数据列表中进行。(www.xing528.com)

如需在一份月度销售表（见图4-92）中按周、星期记录销售金额，现在要将该表按周进行汇总统计，操作方法如下。

（1）选择汇总字段，并进行升序或降序排序。此例为将同度销售表按“周数”进行排序。

（2）在“数据”选项卡“分级显示”选项组中选择“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图4-93所示。

图4-92　月度销售表

图4-93　“分类汇总”对话框

图4-94　各周销售金额求和结果

（3）设置分类字段、汇总方式、汇总项、汇总结果的显示位置。

●在“分类字段”框中选定分类的字段。此例选择“周数”。

●在“汇总方式”框中指定汇总函数，如求和、平均值、计数、最大值等，此例选择“求和”。

●在“选定汇总项”框中选定汇总函数进行汇总的字段项，此例选择“销售金额”字段。

（4）单击“确定”按钮，分类汇总表的结果如图4-94所示。

（5）分级显示汇总数据。在分类汇总表的左侧可以看到分级显示的“123”三个按钮标志。“1”代表总计，“2”代表分类合计，“3”代表明细数据。

●单击按钮“1”将显示全部数据的汇总结果，不显示具体数据。

●单击按钮“2”将显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示具体数据。

●单击按钮“3”将显示全部汇总结果和明细数据。

●单击“+”和“-”按钮可以打开或折叠某些数据。

分级显示也可以通过在“数据”选项卡“分级显示”选项组中单击“显示明细数据”按钮，如图4-95所示。

图4-95　“显示明细数据”子菜单

任务总结

本任务学习了按班级对学生成绩分析表的高数成绩进行分类汇总，分类汇总需要注意在汇总之前要先对表格进行排序。