高级应用：分类汇总Word、Excel、PPT

图17-34　分类汇总数据表（部分）和“分类汇总”对话框

分类汇总是Excel对已经排序的数据表进行分类汇总计算。与手动操作的分组不同，分类汇总是Excel根据操作者选择的分类字段自动进行的分类运算，并且可以实现自动分组。

进行分类汇总的操作方法为：首先对数据表需要进行分类汇总的分类字段（列）进行排序。例如，按照“市”列排序，如图17-34左图所示。然后，选中数据表中的任意单元格，单击“数据”选项卡—“分级显示”组—“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框。

在“分类汇总”对话框中选择分类字段，即分类的列。

汇总方式默认为“求和”，可以改为“计数”“平均值”“最大值”等。

通过单击勾选“选定汇总项”选项组的多选项。

默认勾选“替换当前分类汇总”多选项。实际上，如果当前没有分类汇总，会自动在每一组分类的下方（或者上方）插入一行。

默认不勾选“每组数据分页”多选项。勾选后，会对数据进行自动分组。(www.xing528.com)

默认勾选“汇总结果显示在数据下方”多选项，如果取消勾选这一选项，汇总结果将会显示在数据上方。

依照上述步骤进行设置后，单击“分类汇总”对话框的“确定”按钮，则将在每一个类别的下方（或者上方）插入“××汇总”（“××”为一个类别）行，并将自动算出的汇总数据填入，同时在最下方（或最上方）插入“总计”行，如图17-35右图所示。单击左侧的“折叠”标记，即可折叠被分组的数据。

图17-35　分类汇总的结果

从实例中可以看到，手工分组时不需要另外建立分类列。而在分类计算时，必须要有分类列。分类计算可以自动生成分组信息。

分类汇总的计算方法、数据展示模式以及明细数据展开与隐藏的操作方法将在数据透视表中得到更好的展现与应用。

本节所示的分析表参见本书提供的样例文档“销售数据—合并计算.xlsx”。