行政会议记录：依据作用、写作要求与纪要的区别

齐眉今年大学刚毕业，就幸运地进入了一家国企做办公室文员。她的英语水平很不错，但文秘知识还须学习，拿应用文写作来说，许多概念还很模糊。然而，还没等齐眉来得及补课，问题就来了。

就在齐眉上班的第三天，单位就组织召开了一次重要的行政工作会议，包括企业老总在内的许多领导参加了此次会议。齐眉接到办公室常主任交代的工作任务：做好行政工作会议记录。齐眉心想，虽然自己第一次做会议记录，应该不至于那么复杂吧。

会议结束后，当齐眉将记录本交给常主任看时，她发现常主任的眉头马上就皱了起来。接着她得到的是来自常主任的一连串批评和指教。原来齐眉做的会议记录，不仅格式有误，而且内容有些杂乱、条理不够清晰。领导的次要的甚至口语十足的讲话几乎都被记录了下来，而有些重要讲话又来不及记录，留下了空白。

遭遇难堪的齐眉下定决心，要把工作中常用的应用文体学好。

会议记录是工作中常用的事务文书，如果你是齐眉，在做这次会议记录时，面对巨大信息量，你该注意什么问题、把握什么原则呢？

会议记录是记录人员在会议现场将会议内容和有关情况如实记录下来的一种书面文字材料。

（一）真实性

会议记录不同于会议纪要，记录人员只能客观记录而不能进行主观改造，如不能加工、提炼、夸大、缩小，不能移花接木、张冠李戴。

（二）原始性

会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。它既要保持会议的原貌，又要有所选择。

（三）完整性

会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导的讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要一一记录下来。

（一）依据作用

会议记录忠实地记录了会议的全貌。一些重要会议在会后要形成文件或传达会议精神，要以会议记录为依据。

（二）素材作用

会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。

（三）备忘作用

会议记录可以作为会议情况和会议内容的原始凭证，可以成为一个单位或部门的历史资料，时过境迁，通过大量会议记录可以了解该单位或部门的历史进程和发展状况。

会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。“录”有笔录、音录和影像录几种。

根据会议的重要程度划分，会议记录有全面记录和重点记录两种：

全面记录，即对会议的全过程、会上每个人发言原话、听众反应、会场情况等做详细的记录。对涉及政策性、原则性重大问题的会议通常采用这种形式进行记录。

重点记录，即有选择地记录与会议议题有关的发言内容和情况，甚至只记录重要内容，适用于记录讨论或解决一般事务性问题的会议。

1．结构模板：标题＋会议组织情况＋会议内容＋签名

2．标题：一般由“会议名称＋文种”构成，如“旅游分院党员志愿服务经验交流会”。

3．会议组织情况：包括时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人等。时间和地点要写具体，人员要写明姓名、身份。

4．会议内容：包括会议的议题、宗旨、目的、议程、报告、发言、讲话、讨论等。会议内容中要注意区分发言的先后、主次、详略。

5．签名：主持人和记录人对会议认真校核后，分别签上姓名，以示负责。

6．写作要求：

①区分会议记录与纪要。

会议记录忠实地反映了会议的全貌，是一种原始书面材料，属于事务文书。而纪要是记载和传达会议情况、议定事项和会议精神的公务文书，它在会议记录的基础上经过分析、归纳和筛选形成的。

②采用适当的方法。

根据会议的性质、重要程度来判定采用何种方法记录。一般说来有“三详三略”：重要的会议要详记，一般性会议要略记；讨论的关键问题要详记，一般性问题要略记；意见有分歧的发言要详记，意见一致或交叉较多的问题要略记。

③掌握一定的速记技巧。

由于会议记录与会议发言同步，记录人不仅要听得准还要能及时记得下，因而很有必要掌握速记技能。

示例1

时间：2014年5月6日星期二10:00—11:20

会议地点：行政办公大楼508会议室

会议主持人：办公室孙××主任

会议记录人：办公室文员刘莎

出席人：公司各部门负责人、业务骨干和部分员工代表

缺席：财务部郝××部长（公差外出）

会议内容：

孙××主任：为了公司的良好发展，商讨、协调、布置公司近期工作，因此今天我们召集各部门负责人、业务骨干和部分员工代表在此召开一次公司行政办公会议。首先我们请业务部程经理介绍一下公司的相关情况。

程××经理：

1．关于公司人员的重新分配：从今天开始，业务部齐小勇着重投入于网络的优化工作，做好网页的宣传，而新入职的办公室助理向阳则接手齐小勇之前担任的行政工作内容，其他人继续坚守好自己的岗位。

2．严格管理业务部，业务是最重要的模块，要加大力度抓紧投入。

3．严格执行考勤制度，一个月内迟到两次要相应地扣除工资，遵守打卡制度，如有特殊情况，须提前通知办理请假手续，而请假的员工需在次日到梁经理处签名。

4．我们将对员工座位进行重新编排，把业务部的人员安排在一起，让公司有一个严谨、规范的形象。

5．最后，我们建立一个专门对外接受咨询的QQ，每天专门由办公室刘莎一人负责登录，然后分派给业务员，到月末进行统计网上咨询了解公司产品和信息的客户人数。这样有利于决定加大还是保持公司的投入力度。

王××总经理：刚才程经理从公司业务部门的人员调配、内部管理等方面做了具体安排和规定，从中我们可以看出，公司的业务人员分工更为合理，更能发挥员工所长，同时内部管理更加严谨和细化，这对公司来说是个积极的改变。下面我再提几点意见：

1．加强生产、销售，销售是重点，需要用心做，另外还提议员工多走车间，这样可从中更好地了解产品的参数和构造。

2．对商品的投放力度要加大，努力完善网站的优化。

3．尤其外贸部这一模块，需对其进行更详细的细化、整理。

孙××主任：王总经理给我们提出了几条重要的指导意见，让我们明白做业务最重要的是用心和专业。下面我从行政工作的角度谈几点：

1．由于下班时候办公室没有业务员的情况下仍然有电话打进，所以我建议将电话转接到各业务员的手机上，这样我们能够及时接到电话，不至于错过重要业务和信息。(www.xing528.com)

2．办公室的仪容要靠大家一起整理，小至每一个人的座位，大至公司的财产保护，尽力改善公司的形象，让别人看到公司的规范。

3．同事之间应该互相提出建议，做到一起进步和努力。

最后，我要说的是，每一个员工都需要用心投入，付出与收获是成正比的，公司的发展离不开每一位员工的努力。

散会！

主持人签名：×××
记录人签名：×××

评析：这篇行政办公会议记录主要围绕公司的销售业务和内部管理而展开，主题集中，语言简明，结构完整。

（转载自百度文库http://wenku.baidu.com，略有修改。）

示例2

时间：××××年×月×日

地点：×××会议室或党员活动室

主持人：×××（职务）

记录人：×××（职务）

出席人员：支部全体党员（详见点名簿）

列席人员：×××（职务）、×××（职务）

缺席人员：×××（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等）

会议主题：1．讨论支部工作报告　2．讨论通过预备党员×××、×××转正

×××（主持人、书记）：今天，我们召开支部全体党员大会，有×××人出席，超过应到会人员半数，会议有效。今天我们还邀请×××、×××等几位同志参加，大家向他们表示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论×××、×××同志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。（书记做支部工作报告）请与会同志酝酿，积极发表意见。

×××：……………………………………………………………………………………………………………。

×××：……………………………………………………………………………………………………………。

（详细记录每位同志的发言）

×××（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记录详见《发展党员专用记录本》）。

…………

会议到此结束。

主持人：×××（签名）
记录人：×××（签名）

评析：这篇会议记录虽然在内容上有所节选，但总体格式上非常完整和规范，能清晰地反映出这次会议的内容和概貌。

会议名称：××××××

会议时间：××××年×月×日××时至×日××时

会议地点：××××××

记录人：×××

出席会议人员：×××　×××　×××　×××

列席会议人员：×××　×××　×××　×××

缺席人员：×××　×××

会议主持人：×××

主要议题：1．××××××　2．××××××

发言记录：1．××××××　2．××××××

审阅：×××

签字：×××

1．组织一次主题班会，对这次班会做好会议记录。

2．将下面的材料，按照会议记录的格式及要求整理成一份规范的会议记录。

时间：2008年4月

地点：涉外文秘高职3班

出席人员：涉外文秘高职3班学生

缺席人员：×××

主持人：团支部书记×××

记录人：×××

现将这次春游的会议情况记录如下：

1．团支部书记×××说明了这次会议召开的原因。

2．班长×××提出了春游地点的建议，副班长×××建议去农山，并说明了去农山的理由，得到大家的一种认同。

3．×××提议的时间为这个星期六，刚好是清明节。经大家讨论，认为可以。

4．×××介绍了关于农山的一些情况。

5．大家讨论了分组情况，并以少数服从多数的举手表决，以8人一组，并选出一名组长负责解决组内问题。

6．生活委员×××传达了班主任关于经费的情况：由班费拿出一部分钱分配给各组，不够的由各组召集解决。

7．总负责人是×××，有问题可以找她商量。

8．注明：如果清明节那天下雨，则春游活动将会延迟，另定时间。