【任务引导】
数据表在创建好后，需要在表中输入相关数据，而且随着使用条件及系统需求的变化，有时需要对表中的数据进行添加、定位、修改、删除、复制、查找、替换、外部数据获取等各种操作。
【知识储备】
知识点1 向表中输入数据
在表建好以后，就可以向表中输入数据了。在表中输入数据就像在空白表格内填写数字一样，表中只有有了数据，才能使用表。
知识点2 打开与关闭表
1.打开表
在Access中，可以在“数据表”视图中打开表，也可以在“设计”视图中打开表。
2.关闭表
表的操作结束后，应将其关闭。无论表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果对表的结构或布局进行过修改，会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改，如图2-21所示。
图2-21 提示框
单击“是”按钮保存所做的修改；单击“否”按钮放弃所做的修改；单击“取消”按钮则取消关闭操作。
知识点3 记录操作
1.定位记录
数据表中有了数据以后，修改是经常要做的操作，其中定位记录和选择记录是首要任务。常用的定位记录方法有三种：一是使用鼠标直接定位，二是使用记录导航器定位，三是使用快捷键定位。其中快捷键定位表中记录的方法如表2.7所示。
表2.7 快捷键及定位功能
2.添加记录
在表中经常需要添加一些新记录，添加新记录时，使用“数据表”视图打开要编辑的表，可以将光标直接移动到表的最后一行，直接输入要添加的数据；或单击工具栏上的“添加新记录”按钮来添加新记录。
3.删除记录
操作表时，遇到不需要的记录，可以选择将其删除。在“数据表”视图中，选择要删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮删除记录；或单击鼠标右键删除记录。
4.修改记录
修改记录方法非常简单，将光标移动到要修改数据的相应字段修改即可。修改时，可以修改整个字段的值，也可以修改字段的部分数据。
5.复制记录
在输入数据或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。在“数据表”视图中，选择要复制的数据，单击右键快捷菜单中的“复制”命令，然后将光标定位到新的粘贴位置，单击右键快捷菜单中的“粘贴”命令即可。
知识点4 查找和替换数据
1.查找数据
在操作数据表时，如果表中存放的数据非常多，那么当希望尽快找到某一数据时，可以通过查找功能，快速找到所需的数据。在“数据表”视图中，将插入点定位到要查找数据的字段列任意位置，单击工具栏上的“查找”按钮，输入查找内容进行查找。
查找过程中，在只知道部分内容的情况下，可以使用通配符进行查找。查找数据过程中所使用的通配符如表2.8所示。
表2.8 通配符的用法
如果要搜索的内容本身包括字符星号（*）、问号（?）、井号（#）、左方括号（[）或连字符（—）时，必须将搜索的符号放在方括号内。但如果搜索惊叹号（！）或右方括号（]），则不需将其放在方括号内。
2.替换数据
在操作数据表时，如果要修改多处相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据替换为新的内容。在“数据表”视图中，将插入点定位到要替换数据的字段列任意位置，单击工具栏上的“查找”按钮，选择替换选项卡，在“查找内容”中输入查找数据，然后再“替换为”中输入新数据，单击“替换”或“全部替换”完成替换数据操作。
知识点5 获取外部数据
获取外部数据是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象。例如将Ex⁃cel、Foxpro、SQL Server等数据源中的数据获取到Access数据库中。利用Access提供的导入和链接功能可以将这些外部数据直接添加到当前的Access数据库中。
1.导入表
导入表是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象，并与外部数据源断绝连接。这意味着当导入操作完成后，即使外部数据源的数据发生变化，也不会影响已经导入的数据。在Access中，可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Lotus 和DBASE等应用程序创建的表，以及HTML文档等。
2.链接表
链接表是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。这意味着链接的数据并未与外部数据源断绝连接，外部数据源对数据所做的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到Access数据库中。
【工作任务】
【案例2-14】将表2.9所示的内容输入到“学生表”中。
【案例效果】图2-22是输入数据的“学生表”。通过本案例的学习可以学会在表中输入数据的方法。
图2-22 输入数据后的“学生表”
【设计过程】
表2.9 学生表数据
（1）用“数据表视图”打开“学生表”，如图2-23所示。
图2-23 “学生表”数据表视图
（2）从第一条空记录的第一个字段开始分别输入“学生编号”、“姓名”和“性别”等字段的值，每输完一个字段值按Enter键或按Tab键转至下一个字段。
（3）输入“照片”时，将鼠标指针指向该记录的“照片”字段列，单击鼠标右键，打开快捷菜单，如图2-24所示。
图2-24 插入“照片”字段快捷菜单
（4）选择“插入对象”命令，打开“Microsoft Office Access”对话框。在该对话框中单击“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框。在该对话框中选择所需的图片文件，然后单击“确定”按钮。如图2-25所示。
图2-25 选择图片对话框
（5）按照以上步骤，输入学生表中其他记录。
按照同样的方法将表2.10（课程表）、表2.11（选课表）、表2.12（教师表）的记录分别输入已经建好的这三张表中。(www.xing528.com)
表2.10 课程表数据
表2.11 选课表数据
表2.12 教师表数据
【案例2-15】在“数据表”视图中打开与关闭学生表。
【案例效果】图2-22是数据表视图下打开的“学生表”。通过本案例的学习可以学会打开和关闭数据表的方法。
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”。
（2）单击窗口的“关闭窗口”按钮可以将打开的表关闭。
【案例2-16】在“教师表”中查找系别字段中含有“工程”字样的所有教师情况。
【案例效果】图2-26是在“教师表”中查找系别字段中含有“工程”字样教师信息的结果。通过本案例的学习可以学会查找数据的方法。
图2-26 查找结果
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”，单击“系别”字段列的任意位置，单击“开始”选项卡的“查找”组中的“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框。
（2）在“查找内容”框中输入“*工程*”，如图2-27所示。
图2-27 查找对话框
（3）单击“查找下一个”按钮，这时将查找下一个指定的内容，Access将反向显示找到的数据。继续点击“查找下一个”按钮，可以将全部指定的内容查找出来。
（4）单击“取消”按钮结束查找过程。
【案例2-17】将“教师表”中所有职称为“教授”的教师职称改为“研究员”。
【案例效果】图2-28是将“教师表”中所有职称为“教授”的教师职称替换为“研究员”后的结果。通过本案例的学习可以学会替换数据的方法。
图2-28 替换结果
【设计过程】
（1）用“数据表视图”打开“教师表”，单击“职称”字段列的任意位置，单击“开始”选项卡的“查找”组中的“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框。
（2）在“查找内容”框中输入“教授”，在“替换为”框中输入“研究员”，如图2-29所示。
图2-29 查找和替换对话框
【案例2-18】将“我的文档”中的Excel文件“教师工资表.xls”导入“教学管理”数据库中。
【案例效果】图2-30是将“教师工资表.xls”导入“教务管理”数据库中的结果。通过本案例的学习可以学会从外部导入数据的方法。
图2-30 导入“教务管理”数据库中的“教师工资表”
【设计过程】
（1）打开“教学管理”数据库，单击“外部数据”选项卡中的Excel图标，打开获取外部数据对话框，如图2-31所示。
图2-31 选择数据源
（2）在“查找范围”框中找到导入文件的位置，在列表中选择“教师工资表.xls”文件，如图2-32所示。
图2-32 “导入”对话框
（3）单击“确定”按钮，打开如图2-33所示的对话框。
图2-33 选择工作表
（4）单击“下一步”按钮，打开如图2-34所示的对话框，如果工作表中第一行包含列标题，选中“第一行包含列标题”复选框，若不包含，则不选。
图2-34 第一行包含列标题
（5）单击“下一步”按钮，打开“字段选项”对话框为字段设置字段名和索引，如图2-35所示。
图2-35 字段选项
（6）单击“下一步”按钮，打开如图2-36所示“选择主键”对话框，通常选择“我自己设置主键”进行主键设置。
图2-36 设置主键
（7）单击“下一步”按钮，打开如图2-37所示“导入到表”对话框，可修改表名，单击“完成”按钮，完成导入表的操作。
图2-37 导入到表
链接表和导入表操作步骤基本相同，同样是在向导的引导下完成的，请学生自己操作，这里不再重复。
【实战演练】
1.将表2.9至2.12的数据分别输入“学生表”，“教师表”，“课程表”和“授课信息表”中。
2.打开“学生表”，利用记录导航器和快捷键定位两种方法，将记录分别定位到5、6、13条记录上。
3.为“学生表”中的第1条记录的“照片”字段插入任意图片。
4.在“教师表”中查找所有姓“王”的教师的记录。
5.将“教师表”中所有学历为“大学本科”的学历均改为“本科”。
6.将Excel文件“通讯录.xls”分别导入和链接到”教学管理“数据库中，导入表的名称为“通讯录_导入”和“通讯录_链接”。
【任务评价】
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