四、设宴前的准备
设宴前的准备工作十分重要。只有从宴会设计到宴会的组织实施每个环节、每个步骤都要考虑周到，准备充分，才能确保宴会的顺利举行。
由于宴请的种类和形式不同，宴请的前期准备工作也不一样。非正式宴请工作较简单，而正式宴会就要复杂得多。这里以正式宴请为例说明。
（一）确定宴请的目的、名义、范围和形式
常言说：师出有名。宴请的目的可以为某人或某事而举行，如节、庆日聚会、贵宾来访、会议闭幕等。宴请的名义指以谁的名义出面邀请，可以个人的名义，也可以单位名义出面邀请，具体可依据主宾双方的身份来确定。宴请范围指请哪些方面的人士出席，包括主人一方请作陪人员，一般来讲宴请的人数应该是偶数，使每个人在宴会上都有谈话对象。除工作餐外，如有需要，一般可邀请宾客的配偶等。在明确宴请的目的、名义、规格、对象、范围之后，结合当地的习惯做法，进而选择宴请的具体形式。一般来说，规格高、正式、人数少的用宴会招待，人数多的以冷餐会、酒会为宜，妇女活动则用茶话会。
（二）确定宴请的时间和地点
宴请时间原则上应以主宾双方都方便为宜，注意避开对方的重大节假日、重要活动或禁忌的日子和时间。如宴请西方客人一般不选择13日和星期五。伊斯兰教徒在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。此外，还有一些特殊情况，如特定节日、纪念日的宴请，只能在节日、纪念日之前或当日举行，而不能推迟。企业开张、婚嫁迎娶等，只能按照主人主观的安排。接风送行等，只能由行期所定。地点的选择，体现主人对宴请的重视程度，通常应选择那些交通方便、环境幽雅、菜肴精美卫生、服务优良、管理规范的饭店、宾馆作为宴客的场所。
（三）座位安排（见位次礼仪）
请客重在交际。在会客时，宴会位次的排列有很多讲究。正式宴会，如国宴座次排列尤其讲究，一般习惯把地位身份相近的人排在一起，还习惯把宾主交叉排列，亦有习惯夫妻两人排在一块儿。
中华人民共和国成立以后，周总理亲自指导外交工作，总理细致周到的工作风格深深地影响了日后的礼宾工作。总理一直强调礼宾无小事，而且在安排上一定要根据客人的情况而定，一定要严谨细致。
排位是国宴上很重要的一项工作，一顿成功的晚宴可增进两国关系，但若安排不够细密，随时会变成一场灾难，首当其冲的往往是“排位”的工作。而这些“功课”都需要事先详细的准备和调查。
“谁坐在我们主席旁边，谁坐在哪张餐桌前，哪国和哪国最好不要安排邻近等，这些都有很大的学问。无论什么国家，对于国宴座次排位都是很讲究的。”中国驻斯洛文尼亚共和国首任大使、前礼宾司代司长鲁培新说。当年，周总理十分重视排位工作，亲自打电话过问并安排座次，认真细腻的工作风格直到现在都让他记忆犹新。
（四）发出邀请、制发请柬
除便宴和工作餐外，宴请活动均应发送请柬，这既是礼貌，也供客人备忘。如果是便宴、工作餐，也可通过口头或电话的方式邀请，可发亦可不发请柬。如果是邀请最高领导者作为主宾参加活动，还需单独发邀请信，其他宾客发请柬。
请柬的封面一般用红色印制，上面有“请柬”二字，被邀请者的姓名、职务及敬称有时也可在封面上出现。
请柬的正文内容包括被邀请人的称谓，宴请的名义、形式、时间、地点、主办人或主办单位，要用敬语。行文一般不用标点符号。如要求被邀请人回复，则应在请柬下角注明。正式宴会，最好能在发出请柬之前安排好座位，并在请柬的信封下角注明席位号。
请柬正文示例。
尊敬的×××先生：
为答谢贵公司对我校的大力支持，谨定于8月8日上午8时在山阳宾馆举办宴会。恭请您偕夫人光临。
请答复
电话：×××××××（盖章）
××××年×月×日
请柬应提前一至二周发出，便于被邀请人早做安排。按国际习惯，对夫妇两人可发一张请柬。国内若是凭请柬入场的宴请则每人发一张。请柬发出后，应及时落实出席情况，以便安排、调整和布置。
外国人的晚宴，通常都是经过精心周详策划的。办酒席是真真正正计人头的，例如主人家要是只准备了12只龙虾，就可能只有12人就餐，可能家中也只有12套餐具和酒杯。临时要加一个客人，女主人就不知如何应付了。因此外国人的晚宴请帖上会印上RSVP（请你回复）。客人接到应该尽快回复，否则令主人难做，自己也尴尬。
（五）制定菜单
无论哪一种宴请，事先都应开列菜单。如果是单位宴请，还应征求主管负责人的同意。
宴请的酒菜，应根据活动形式和规格，在规定的预算标准内安排。选菜不应以主人的喜好为标准，而要考虑宾客，特别是主宾的饮食习惯、口味与禁忌。拟订菜单既要注意通行的常规，又要照顾到地方特色。菜单定好后，如果是大型、正式的宴会，亦可印制一些精美的菜单，一般每桌放置两三份，更正式的也可每人一份。菜单确定后，中途不能更改。(www.xing528.com)
确定菜单，要注意以下几点。
1．要量力而行 要按照经费预算来确定菜肴的品种、数量和价位。
2．要搭配合理 菜肴要冷热、荤素、甜咸、色香味搭配。时令菜与传统菜肴搭配，菜肴与酒水搭配。
3．要体现出特色 第一，突出本国特色。请外国客人是要考虑本国特色、中国特色。这样可以弘扬民族文化，让对方加深印象。第二，强调地方特色。对本国的外地客人请他吃本地特色。如地方特色食品、本地产的名酒，甚至野菜等都可用来招待。这些地方特色和具有民族风俗的饮食往往别具一格，备受欢迎。
4．明白客人的忌口，不得触犯客人禁忌
（1）宗教禁忌 比如虔诚的穆斯林，就是伊斯兰教的信仰者，不仅不吃猪肉，不吃狗肉，而且不吃多种肉食。再者伊斯兰教宗教禁忌中是不吃动物的血液的，吃牛羊鸡鸭等必须要活宰。
（2）工作禁忌 汽车驾驶员工作时不得饮酒，国家公务员参加公务宴请时不得饮烈性酒。
（3）民族禁忌 一些民族忌食有些食物。譬如满、蒙、藏、回族都不吃狗肉，吃狗肉对对方是一种不尊重甚至是一种侮辱。很多人西方不能接受“山珍海味”，如燕窝、鱼翅、海参或国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。日本人不吃黄鳝。
（4）个人禁忌 应注意宾客的个人禁忌。
（5）健康禁忌 就是因为健康原因他不能吃某种食物，比如糖尿病患者不能吃甜品。
5．根据宾客的特点，制定得体的菜单
“宾至如归”的国宴
1992年俄罗斯总统叶利钦首次对中国进行正式友好访问，这是一次重要的外交活动，时任中国国家主席的杨尚昆在人民大会堂举行盛大、隆重的国宴。“宾至如归”一直都是宴会上想要达到的最佳效果。国宴的气氛正是希望拉近国与国之间的距离，增进友谊、加强合作。
事先准备时，在拟定菜单和用酒的问题上做了特殊的考虑。我方经过反复研究，拟出了一个适合俄罗斯人胃口的菜单。俄罗斯人喜爱烈酒，但当时我国已经实行礼宾改革，国宴上取消用烈性酒。但基于俄罗斯客人的习惯，特别是叶利钦有饮酒的嗜好，此次又是叶利钦担任总统后首次访华，于是此次破例在宴会上用茅台烈性酒。
“那次是破例用了烈酒，但宴会气氛特别好，叶利钦感到非常贴心，很高兴。主桌宾客喝了两瓶茅台酒，叶利钦一人喝了足足有半斤。”当时的工作人员回忆道，国宴达到了预期的效果。
（六）布置现场
1．环境的布置、美化 正式宴会请客在商务与外交活动中十分重要。尤其是正式的商务宴请，公司之间的交往，宴会选择的地点往往是公司实力的表现。它涉及企业的经济实力等诸多方面，所以环境很有讲究。
宴会厅和休息厅的布置、美化取决于活动的性质和形式。比如，官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方，可摆常青树、鲜花、盆景做装饰；而庆贺、接风欢送、乔迁开张、商务宴请等则应突出喜庆、活泼、欢乐的氛围。主办者可以根据活动的需要，在宴会厅的正面上方拉一红色横幅。在宴会厅一侧，摆放一些花草盆景。设置临时致辞台，装上麦克风。有时，为了突出宴会的气氛和效果，也可摆放大型立式花篮，用花草、花篮和灯光装饰宴会大厅。还可在宴会厅四周，适当摆放一些鲜花插花或绿树花卉。餐台上可以用雕刻食品摆放成各种不同的造型，也可以摆放花坛或插好鲜花的花盆。总之，要使环境、气氛突出宴请活动的目的和性质，表达主人的愿望。宴会休息室可按客厅布置。
宴会非常讲究用餐气氛。良好的气氛能够使宾客和谐、冷静、专注、融洽地进行交流。高档的宴会厅都会有音乐演奏，这时最好安排专人现场演奏。安排音乐要考虑演出的曲目，其气氛应与现场吻合，轻松、自然、舒缓。此外，音乐风格主题应考虑客人的爱好。
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国宴音乐的选择
1972年时任美国总统的尼克松对中国进行“破冰之旅”的访问。国宴上，周恩来总理事先安排了乐队演奏美国民歌和尼克松家乡的歌曲《美丽的亚美利加》和《牧场上的家》。当时，周总理对军乐团表示：“《美丽的亚美利加》这首曲子是尼克松总统就职时选的曲子，他是个音乐内行，我们选这首曲子让他像回到自己家乡一样亲切。我们选择这些曲子是表达中国人民的友谊。”
尼克松在国宴结束后，特别在周总理的陪同下到军乐团对他们表示衷心的祝贺和感谢，并对中方周到的安排赞不绝口。当时，外电称，中方给予了尼克松总统亲切有礼貌而又恰如其分的礼遇。
中华人民共和国成立60余年来，国宴无数，专门向我国军乐团表示感谢的国家元首绝不仅是美国总统尼克松一人。每次国宴上，军乐团都会事先准备两国的特色民歌民谣，很多总统和夫人会在宴会结束后专门要求向军乐团敬酒致谢。
2．餐具的准备 根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清洁卫生。
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