处理商务公共关系调查资料库或数据表的方法

四、处理调查资料

商务公共关系调查人员根据商务公共关系调查工作方案，完成资料收集任务后，即可转入信息资料的整理工作。资料整理不仅有利于我们分析和研究信息资料，而且有助于进行调查工作的后期总结。

(一)整理商务公共关系调查资料的过程

商务公共关系调查资料的整理，在操作上有以下几个环节。

1.问卷核实与清理

商务公共关系调查人员根据本次调查活动的特点，制订出核实问卷的标准和要求，分拣出无效问卷。

2.进行资料归类

即把各种有效问卷按照某种分类标准进行归类、分组。在这个环节中，关键的就是选择分类标准，构建分类体系。如以性别作为分类标准，可以把资料分为男性公众资料和女性公众资料；根据年龄标准，可以把资料分为“20岁以下组”、“20～30岁组”、“30岁以上组”；根据回答问题的态度，可以把问卷分为“肯定答案组”、“否定答案组”。究竟应当选用哪种分类标准，应视组织目标公众定位情况和课题分析研究任务而定。

3.资料主题小结(www.xing528.com)

一些文字类资料，如问卷调查中的开放题答案、商务公共关系调查人员的观察记录材料等，相对来说比较零乱，商务公共关系调查人员应列出主题项目，对各种资料按主题项目进行归纳、小结、制作出“主题项目资料登记文摘卡”。

4.资料统计

对于问卷调查中的封闭题答案资料，商务公共关系调查人员可以借助电子计算机进行统计，计算出公众在每个问题上的意见分布数值，即在每个问题上公众选择“同意”和“不同意”答案的各占多少比例。

5.进行数据处理、建立数据库

即根据整张问卷的问题设置情况，分项目编制表格，并把统计的数据结果填入相应的表格项目中，建立起本次商务公共关系调查结果的数据库。数据库的具体形式有多种类型，但均由一般形式演化而成。因此，掌握数据库的一般形式是极其重要的。

(二)资料整理后的类型

商务公共关系调查资料，经过整理后主要分为两大类：文字类资料和数据类资料。文章类资料，即把公众在开放题中所填写的意见、在交谈中所表达的观点、调查者在观察中所记录的资料等，归类后所形成的公众意见信息资料登录下来。数据类资料，一般指商务公共关系调查资料数据库或数据表。