【摘要】：客服部文员负责客服部所有文件的收集、存档和保管。秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准不得翻阅、复印和带离办公室。文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。文件分发传递必须做到及时、准确、安全。各部门对需要办理的文件应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件承办人应填写结果和报告。
（1）客服部文员负责客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等）的收集、存档和保管。
（2）文员、助理负责各部门文件及资料（技术图样、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等）的收集、存档和保管。
（3）任何人员借阅上述文件资料，须登记借阅日期、用途、经手人及归还日期。
（4）秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准不得翻阅、复印和带离办公室。
（5）员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准翻阅，禁止将这些资料擅自给他人过目。
（6）文件资料无论按字母顺序还是按内容、时间等形式分类，其目的都是使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。(www.xing528.com)
（7）要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，无保存必要的材料经总经理批准可做销毁处理。
（8）文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。
（9）文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。
（10）文件分发传递必须做到及时、准确、安全。
（11）各部门对需要办理的文件应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件承办人应填写结果和报告。
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