(一)职责定位
监事会办公室是监事会的日常工作机构,负责处理监事会的日常事务,在监事会的领导下开展工作。监事会办公室向监事会负责,并向其报告工作。
(二)监事会办公室的主要职能
1.协调联络职能。负责协调监事会与公司各部室、各所属单位之间的相关事宜。
2.文秘服务职能。负责监事会列席公司会议的通知和监事会会议的组织工作。
3.信息处理职能。负责收集、整理、汇总公司信息工作。
4.分析调研职能。根据监事会工作需要,发挥对企业情况熟悉的优势,协助并参与监事会的调研及情况分析工作。
5.监事会主席交办的事项。
(三)工作范围和职责
1.协调联络方面
①负责监事会主席与公司领导、监事与各有关领导及各有关单位的沟通与协调。
②负责监事会成员之间的联络。
③加强与外部机构的业务沟通与交流。(www.xing528.com)
2.文秘服务方面
①通知监事会参加公司召开的党委会、董事会、总经理办公会和其他相关会议,提前提供会议材料。
②负责监事会工作会议、其他相关会议和业务学习、研讨的组织工作,进行会议、学习、研讨记录并整理、编写会议纪要。
③根据监事会的要求及公司的总体工作安排,起草公司监事会的年度工作计划、半年和年度工作报告。制定监事会办公室的工作计划、方案及相应的实施办法。
④根据监事会工作要求,提出监事会对公司的调研考察安排计划,并做好组织、协调和联络工作。
⑤负责监事会的公文运转、印章管理、文印、收发、档案和机要保密等。
⑥建立监事会办公室的信息、档案管理系统。
3.信息处理方面
①负责收集、整理、汇总公司生产、经营和管理方面的相关信息工作,包括公司及子公司财务的月度报表、年度财务决算审计报告、年度预决算报告、董事会决议、全面风险防控报告、战略规划、各类内部审计报告、法律诉讼案件、经监事会主席审定、签署的对外部提供的监事会文件、上级部门的来文来电等。
②根据各部室和所属单位职责,明确各单位向公司监事会报送相关信息和资料的范围。
③督促公司职能部门及时、完整地按规定向监事会送交各类信息、文件和财务报告等资料。
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