1.他们是谁（Who）
分析他们是谁的目的在于解决“以谁为中心进行沟通”的问题。当沟通对象超过一人时，就应当根据其中对沟通目标影响最大的人或团体来调整沟通内容。哪些人属于听众（读者）范畴？在很多商务场合，沟通者可能拥有或考虑到会拥有多个不同的听众（读者）群。无论是通过书面或口头的沟通方式，只要听众（读者）多于一人，就应当根据其中对沟通目标影响最大的人或团体而调整沟通的内容。听众类型分类如表4-4所示。
表4-4 听众类型分类
2.他们了解什么（What）
这一点主要分析受众对背景资料的了解情况，受众对新信息的需求，以及受众的期望和偏好。“他们了解什么”特别需要解决以下三个问题，以确保内容简洁、强调重点以及使用熟悉的语言。
（1）受众对背景资料的了解情况。若听众（读者）对了解背景资料的需求较低，就不需要浪费时间在无谓的背景资料介绍或名词解释上；若听众（读者）对背景资料的需求量较高，则一定要准确地定义陌生的术语和行话，将新的信息与听众已掌握的信息结合在一起，并给出非常清晰的结构。
（2）受众对新信息的需求。在受众对新信息的需求较高时，应提供足够的例证、统计资料、数据及其他材料。需求低时，受众（读者）并不需要了解太多新的信息，例如，他们可以信赖专家的意见，也可以将作出判断的权力交还给沟通者。因而，考虑这一问题要从听众（读者）需要多少信息出发，而不是取决于沟通者能提供多少信息。(https://www.xing528.com)
（3）受众的期望和偏好。他们的期望与偏好是什么？在沟通的风格、渠道或格式方面，他们更偏向于哪一种？在文化、组织及个人的风格上是否有任何偏好，如正式或非正式、直接或婉转、互动性或非互动性的交流形式？渠道偏好，即在沟通渠道的选择上是否有任何偏好，如书面文件或电子邮件、小组讨论或个人交谈？标准长度和格式的偏好，即对文件或报告的标准长度与格式有何偏好？
3.他们感觉如何（How）
（1）受众对你的信息感兴趣如何？
若听众（读者）兴趣程度较高，即可直奔主题，不必多花时间以引`起他们的兴趣。你必须构筑完善的逻辑论证，若是没有长期不懈的努力，听众（读者）的意见不可能轻易改变；但你一旦说服他们，比之兴趣较低的听众（读者），他们的意见保持得更为持久。
若听众（读者）兴趣程度较低，则可考虑运用征询意见或共同参与的模式沟通，要求他们加入讨论。因为，分享控制权是得到支持的最有效的方法之一。信息应尽可能简单明了。冗长的文件令人生厌，而且听者会不自觉地忽略其中显得琐碎的部分。最后，对于那些兴趣较低的听众（读者），应及时对他们的意见变更作出反应。
（2）你所要求的行动对受众来说是否容易做到？
无论是难是易，一定要表现出这一行动特别有助于听众（读者）的利益和信念。若行动过于艰难，试用以下沟通技巧：①将行动细分为极小的要求，如签字同意由旁人完成的一项工作；②尽可能简化步骤，如设计便于填写的问题列表；③提供可供遵循的检查清单。
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