（1）迅速接听：接电话首先应做到迅速接听，一般情况下在铃响三声内接，若是在第一声响后接，显得仓促，精神上准备不充分，影响话音质量，最好第二声后提起话筒，这样可以避免给打电话的人留下不良印象。在预约时间、接回传呼等情况下，在第一声响后接也可以。若是在五六声响后接，一般需向对方致歉、说明。若未能及时接听到对方的来电，如发现有未接来电时，应回拨电话并向对方致歉并说明情况。
（2）积极反馈、注意表达方式：拿起话筒首先应以礼貌用语通报自己的单位名称。在通话过程中要仔细聆听对方的讲话并及时作答，给对方以积极的反馈。如果通话中出现听不清楚或意思不明白时，则需要马上告知对方。在电话中接到对方邀请或会议通知时，应热情致谢。
（3）热情代转：如果接通电话后对方请你代转电话，首先应问清楚对方是谁，要找什么人，告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。
（4）做好记录：“好记性不如烂笔头”，接听电话时，应做好通话主要内容的记录，避免出现理解偏差或遗漏。
（5）轻放话筒：接听电话结束时，挂断电话的时候无论是对方还是己方先挂断，都要保持良好的商务礼仪素养，务必轻放话筒，以示对对方的尊重。
【案例2】
不必要的误会
陈×是某校办公室的干事，下午，校长交代让她今天必须通知张科长明早7点在学校小会议室开会。陈×忙这忙那，到了晚上10点以后，突然记起了此事，害怕误事，于是她赶紧拨通了张科长所在公寓的电话，张科长正在玩手机，听到电话声响了好长时间，才慢腾腾地接起了电话，说道：“喂，你找谁？”对方说找老张，他随机将话筒递给在电信公司上班的室友老张，说：“老张，你的电话。”老张接到电话说：“你好，请讲什么事”。陈×说：“喂，老张，明早7点准时开会！”说完，就匆匆挂断了电话。老张想把事问清楚点儿，但只听到了“嘟嘟嘟……”挂掉电话的回音。他心想：“反正明天早点到单位就行”，所以没再仔细问。
第二天，早早起来去单位开会的老张和按时上班的张科长心情都很差，中午回到公寓彼此还互相埋怨。(www.xing528.com)
（资料来源：https：//www.renrendoc.com/p-28085791.html）
思考：接打电话过程中出现了哪些不规范之处？
案例分析：
案例中，打电话的陈干事在工作时间之外的休息时间，晚上10点以后才拨打电话，在商务礼仪中是一种不礼貌的行为，且电话接通后对于要找的人并未表达清楚，仅用了“老张”这一称呼导致出现误解，而通知会议相关事宜的时候他又只说了时间，并未明确告知地点等详细信息，也未等对方确认就挂断了电话。
电话铃声响起时，不论是张科长还是电信的老张都没有立刻接听，而是在铃声响了很长时间后由张科长接起，这一行为不符合接听电话的礼仪规范。
接到电话后，张科长一听找老张，没有核实清楚就将电话转交给另一位姓张的室友，导致自己错过了会议；而电信的老张接到电话后，即使对会议的信息有疑问，也没有回拨进行核实，导致自己早起去单位却没有会议，而室友张科长却错过了会议。
接打电话时，双方都需要遵守电话礼仪规范，同时表述清楚电话主题，对于不明白或者不清晰的事项，应立即反馈并向对方核实确认。
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