备用金的核算方法与常见问题

备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和零星开支，事后需要报销的款项。备用金业务在企业日常的现金收支业务中占有很大的比重，因此，对于备用金的预借和报销，既要有利于企业各项经济业务的正常进行，又要建立必要的手续制度，并认真执行。有关备用金的预借、使用和报销的手续制度基本内容如下：

①职工预借备用金时，要填写一式三联的“借款单”，说明借款的用途和金额，经本部门和有关领导批准后，方可领取。

②职工预借备用金的数额应根据实际需要确定，数额较大的借款，应以银行转账的方式解决，防止携带过多的现金。预借的备用金应严格按照规定的用途使用，不得购买私人物资。

③职工使用备用金办事完毕，要在规定期限内到财会部门报销，剩余备用金要及时交回，不得拖欠。报销时，应由报销人填写“报销单”并附有关原始凭证，经有关领导审批后方可办理。

1.备用金的总分类核算

应设置“其他应收款”科目，它是资产类科目，用来核算企业除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，包括各种赔款、罚款、存储保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。在备用金数额较大或业务较多的企业中，可以将备用金业务从“其他应收款”科目中划分出来，单独设置“备用金”科目进行核算。

2.备用金的明细分类核算

一般按领取备用金的单位或个人设置“三栏式”或“多栏式”明细账，根据预借和报销凭证进行登记。一般情况下，企业不得“以单代账”，即用借款单的第三联代替明细账，以简化核算手续。

备用金的管理办法一般有两种：一是随借随用，用后报销制度。它适用于不经常使用备用金的单位和个人。二是定额备用金制度。它适用于经常使用备用金的单位和个人。定额备用金制度的特点是对经常使用备用金的部门或车间，分别规定一个备用金定额。按定额拨付现金时，记入“其他应收款”或“备用金”科目的借方和“库存现金”或“银行存款”科目的贷方。报销时，财会部门根据报销单据付款，补足其已使用数额，使备用金仍保持原有的定额数。报销的金额直接记入“库存现金”或“银行存款”科目的贷方和有关科目的借方，不需要通过“其他应收款”或“备用金”科目核算。

【例2-5】某公司行政管理部门职工李萍萍，2019年7月5日因公出差预借备用金900元，实际开支800 元，经审核同意予以报销，剩余现金100 元交回财会部门。

预借时，应根据审核的借款单填制现金付款凭证，会计分录如下：

报销时，应根据审核的报销单填制转账凭证，会计分录如下：(https://www.xing528.com)

剩余现金交回财会部门时，应填制现金收款凭证，会计分录如下：

【例2-6】某公司会计部门对采购部实行定额备用金制度。根据核定的定额，付给定额备用金5 000 元。2019年7月1日，开出现金支票予以支付。

2019年7月31日，采购部汇总了本月备用金支出数3 500 元，并持开支凭证到会计部门报销。会计部门审核以后付给现金，补足定额。

因管理需要，公司决定取消采购部定额备用金制度。2019年8月31日，采购部持尚未报销的开支凭证3 000 元和余款2 000 元，到会计部门办理报销和交回备用金的手续。

上述两种备用金管理办法，其账务处理比较如表2-1所示。

表2－1　两种备用金管理办法账务处理比较