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提问技巧和倾听技巧的分析介绍

时间:2023-05-22 理论教育 版权反馈
【摘要】:2)封闭式提问,针对某项活动提出范围较窄的问题。倾听的技巧要记住,信息是通过看、问、听获得的,不能从讲话中获得。审核员要注意认真听取被访者的回答,并做出适当的反应。审核员不能凭某人说的就认为是客观事实而忽略对其进行验证。只有所获取的记录准确、完整,才能为审核结果做出合理的判断。按过程方法审核的技巧按过程方法审核时,要了解以下问题:1)本过程有哪些主要活动?

提问技巧和倾听技巧的分析介绍

(1)提问的技巧

通过提问,有重点地收集和验证信息,采取不同的提问方式,灵活地运用合适的方法,从而获得满意的效果。

1)敞开式提问,以能得到较为广泛的信息为目的的提问方式。例如:你部门承担什么质量职能?如何进行质量控制的?缺点是花费较多时间。

2)封闭式提问,针对某项活动提出范围较窄的问题。例如:成品检验中有没有检验指导书,不合格品是否进行评审?这种提问方式容易使面谈对象紧张,有些问题并不是一个“是”和“不是”这样能简单定论的。

3)思考式提问,可围绕问题展开讨论以获得更多信息的提问方式,常有为什么?请告诉我……

4)刺激式提问,采用具有一定分量的语句和语气而又不失礼貌和仪态的提问方式,激发对方回答审核员想了解的问题。例如:经检验某外购件20%不合格,被退了回去,您不认为采购部门有严重失控吗?

此外还有侧面式提问、澄清式提问、重复式提问、表情式提问等,要结合审核对象灵活地加以应用,取得好的效果,在提问时还应注意考虑被问者的背景,观察其神态表情,努力理解回答的问题,适时地点头,用神态表示理解、肯定,不能诱导和暗示某种答案,不说有情绪的话,不要连珠炮似的发问,不要问与审核无关的话题,并适时表示谢意等。

提问免不了要用疑问词,在审核中常用的疑问词主要有6个,称之为5W1H:

1)什么(what)?

例如:你部门的质量职能是什么?

2)为什么(why)?

例如:为什么没有对供应商质量保证能力进行评定?

3)何人(who)?

例如:工艺更改规定由谁负责审批?

4)何时(when)?

例如:多长时间对设备进行预保养一次?这台设备上一次预保养是在何时?

5)何地(where)?

例如:型式试验的样品抽自何处?

6)如何做(how)?

例如:这个特殊工序是如何控制的?

(2)倾听的技巧

要记住,信息是通过看、问、听获得的,不能从讲话中获得。

审核员要注意认真听取被访者的回答,并做出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣,保持眼神接触,用适当的口头认可的话语,如“是的”“我明白了”来表明自己的理解,谈话时要注意观察对方的表情,在受审核方对提问产生误解或答非所问时,审核员应礼貌地加以引导,千万不要做出不恰当的反应。(www.xing528.com)

(3)观察的技巧

常言说得好,耳听为虚,眼见为实,审核员判断某项质量活动的符合性和有效性,是以眼见的文件、记录、结果为客观证据的,观察和提问是审核中不可截然分开的调查方法,从提问中了解情况,从观察中获得证实。常有正向顺序观察法,按产品工艺路线去审核去观察,及逆向顺序观察法,先从产品最后一道过程向前推的观察方法,例如观察一个生产组织,先了解售后服务及用户的反映和投诉,然后再查检验、生产过程控制、采购、技术文件等反顺序进行观察。

(4)验证的技巧

在一般情况下,审核员在得到回答后,常采用“请给我看……”的语句,如果客观证据一时拿不出,审核员应记下此细节,以防遗忘。审核员不能凭某人说的就认为是客观事实而忽略对其进行验证。被访问人员(除当事人或负责人)的陈述,一般并不能作为客观证据。验证通常有以下思路:

1)有没有。不能因为回答得很圆满,审核就到此止步,还要按照审核依据验证应具备的文件、记录等是否存在,是否符合要求。

2)做没做。不能因文件、记录准备得好就认为符合要求了,还要进行现场观察、检查,判断实际上是否做了。

3)做得怎样。不能因为已按文件做了就认为符合要求,还要检查实际做的结果是否有效,是否真正进入了受控状态。

(5)记录的技巧

审核员应确保审核证据的可追溯性,为此必须详细地进行记录,如采用笔录、录音、照相等方式,所做的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及的文件、各种标识。这些信息均应字迹清楚、准确具体,易于再查。只有所获取的记录准确、完整,才能为审核结果做出合理的判断。

(6)按过程方法审核的技巧

按过程方法审核时,要了解以下问题:

1)本过程有哪些主要活动?输入、输出是什么?

2)本过程由哪几个部门负责?

3)本过程的绩效指标是什么?

4)实现本过程需要哪些资源?

5)过程运行依据哪些文件?

6)过程运行有效的证据有哪些?

7)本过程如何进行监视和测量?

8)出现不符合如何处理?

9)是否针对不符合的原因采取了纠正措施?效果如何?

10)本过程的绩效指标达成没有?

11)准备或已经实施哪些改进?效果如果?

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