一、会计凭证概述
（一）会计凭证的概念
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。其用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账依据。例如，企业支出款项要由收款方开给收据；接收商品、材料入库要有收货单；购买商品、材料等要由供货方开给发票；发出商品要有发货单；发出材料要有领料单，等等。发票、收据、收货单、发货单、领料单等都是会计凭证。任何一个企事业单位，为了有效地反映和监督其经济业务的发生和完成情况，确保会计信息的真实、准确、完整、合理、合法，都必须按照规定的要求填制并审核会计凭证。因此，填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基础。会计处理任何一项经济业务，都必须以合法的会计凭证为依据。
（二）会计凭证的作用
1.会计凭证是会计核算的依据。企事业单位所发生的每一项经济业务，均由经办人员按经济业务发生的时间、地点、内容和完成情况，正确、及时地填写会计凭证，使之成为会计核算的唯一依据。会计凭证是所有会计资料中的基础资料，其他会计资料提供是否及时、准确、可靠，都依赖于会计凭证资料的及时、准确、可靠程度。因此，正确填制会计凭证是整个会计资料正确可靠的保证，是提高会计工作质量的首要前提。
2.会计凭证是分清经济责任的依据。由于每——项经济业务都要填制或取得适当的会计凭证，有关经办人员都要在凭证上签字、盖章，以示负责，这样就明确了经济责任，促使有关人员在自己的责任范围内严格按规章办事，提高责任感。一旦出现问题，也便于检查和分清责任。
3.会计凭证是审核经济业务的依据。经济业务是否真实、正确、合理、合法，在记账前都要根据会计凭证进行逐笔审核。由于会计凭证是经济业务的真实记录，因此，通过凭证审核，可以检查该项经济业务是否正常，是否符合有关政策、法令、制度、计划和预算等的规定，有无铺张浪费和违纪、违法等行为，从而起到会计监督和保护财产安全的作用。
（三）会计凭证的意义
会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。
1.可以记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据。
2.可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据。
3.可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件。
4.可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据。
二、会计凭证的分类
会计凭证的形状格式、大小繁简虽各不相同，并可以按照不同的标准予以分类，但最基本的分类是按其填制程序和用途分类。会计凭证按其填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证两大类。
三、原始凭证
（一）原始凭证的概念
原始凭证也称“单据”，是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任，作为记账依据的最初书面证明。例如，由仓库管理人员在验收材料时填制的收料单，由车间或其他用料部门领用材料时填制的领料单，由供应单位开给的发票和结算凭证等，只有这些可以用来证明经济业务已经实际发生的单据才能叫原始凭证，并作为会计核算的原始资料。
由于原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制的，它载明了经济业务的具体内容，表明了某项经济业务已经发生和完成，明确了有关经济责任，因此，它是具有一定的法律效力的重要凭证，是会计核算的初始资料，是编制记账凭证的主要依据。
（二）原始凭证的分类
1.原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类
（1）自制原始凭证
自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证三种。
一次凭证是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”；车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”；以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等，都是一次凭证。
累计凭证是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证，如工业企业常用的限额领料单等。使用累计凭证，可以简化核算手续，同时对材料消耗、成本管理起事先控制的作用，是企业进行计划管理的手段之一。
汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证，如“发料凭证汇总表”“收料凭证汇总表”“现金收入汇总表”等都是汇总原始凭证。
汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。在一张汇总凭证中，不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。汇总原始凭证在大中型企业中使用得非常广泛，因为它可以简化核算手续，提高核算工作效率；能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化；能够直接为管理提供某些综合指标。
（2）外来原始凭证
外来原始凭证，是指在与本单位以外的单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发货票，就是外来原始凭证。
2.原始凭证按其格式不同分类，可以分为通用凭证和专用凭证两种
通用凭证是指全国或某一地区、某一部门统一格式的原始凭证。如由银行统一印制的结算凭证、税务部门统一印制的发票等。
专用凭证是指一些单位具有特定内容、格式和专门用途的原始凭证。如高速公路通过费收据、养路费缴款单等。
（三）原始凭证的内容
各种原始凭证反映经济业务的内容不同，但无论哪一种原始凭证，都应该说明有关经济业务的执行和完成情况，都应该明确有关经办人员和经办单位的经济责任。因此，尽管所有原始凭证的名称和格式不同，但都应该具备共同的基本内容，也就是每一张原始凭证所应该具备的要素。原始凭证必须具备以下基本内容：
（1）原始凭证的名称。
（2）填制原始凭证的日期和凭证编号。
（3）接受凭证的单位名称。
（4）经济业务内容，如品名、数量、单价、金额大小写。
（5）填制原始凭证的单位名称和填制人姓名。
（6）经办人员的签名或盖章。
在实际工作中，各单位根据会计核算和管理的需要，可自行设计印制适合本单位需要的各种原始凭证。但是对于在一个地区范围内经常发生大量同类经济业务，应由各主管部门统一设计印制原始凭证。如银行统一印制的银行汇票、转账支票和现金支票等，由铁路部门统一印制的火车票，由税务部门统一印制的有税务登记的发票，财政部门统一印制的收款收据等。这样，不但可以使原始凭证的内容格式统一，更便于加强监督管理。
（四）原始凭证的填制方法
原始凭证既是具有法律效力的书面证明，又是进行会计处理的基础。为了保证原始凭证能清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制必须符合以下要求。
（1）记录要真实。原始凭证上填制的日期、经济业务内容和数字必须是经济业务发生或完成的实际情况，不得弄虚作假，不得以匡算数或估计数填制原始凭证；要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。
由于各种凭证的内容和格式千差万别，因此，原始凭证的具体填制方法也不同。一般来说，自制原始凭证通常有三种形式。一是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填列，如根据实际领用的材料品名和数量填制领料单等；二是根据账簿记录对某项经济业务进行加工整理填列，如月未计算产品成本时，先要根据“制造费用”账户本月借方发生额填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用按照一定的分配标准分配到有关产品成本中去，然后再计算出某种产品的生产成本；三是根据若干张反映同类业务的原始凭证定期汇总填列，如发出材料汇总表。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的，它同自制原始凭证一样，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所必备的内容。
（2）内容必须完整。原始凭证中应该填写的项目要逐项填写，不可缺漏；名称要写全，不要简化；品名和用途要填写明确，不能含糊不清；有关部门和人员的签名和盖章必须齐全。原始凭证上，项目填写不全、单位公章模糊或不符合规定的，均不能作为会计核算的原始书面证明。
（3）手续必须完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的凭证必须加盖本单位的公章或财务专用章；从外部取得的原始凭证必须有填制单位公章或财务专用章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。
（4）编号要连续。原始凭证要顺序连续或分类编号，在填制时要按照编号的顺序使用，跳号的凭证要加盖“作废”戳记，连同存根一起保管，不得撕毁。
（5）书写要规范。原始凭证中的文字、数字的书写都要清晰、工整、规范，做到字迹端正、易于辨认，不草、不乱、不造字；大小写金额要一致；复写的凭证不串行、不串格，不模糊；一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途；数字和货币符号的书写要符合下列要求。
①数字要一个一个地写，不得连笔写。特别是在要连写几个“0”时，也一定要单个地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完。数字排列要整齐，数字之间的空格要均匀，不宜过大。此外，阿拉伯数字的书写还应有高度的标准，一般要求数字的高度占凭证横格的1／2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能有一定的空位，以便需要进行更正时可以再次书写。
②阿拉伯数字前面应该书写货币币种或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯金额数字前写有货币币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位写“00”或者符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。在发货票等须填写大写金额数字的原始凭证上，如果大写金额数字前未印有货币名称，应当加填货币名称，然后在其后紧接着填写大写金额数字，货币名称和金额数字之间不得留有空白。
③汉字填写金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，应一律用正楷或行书体填写，不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替。不得任意自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应当写“整”或“正”字。阿拉伯金额数字之间有“0”时，汉字大写金额应写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，大写金额中可以只有一个“零”；阿拉伯金额数字元位为“0”或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。
（6）填制必须及时。所有业务的有关部门和人员，在经济业务实际发生或完成时，必须及时填写原始凭证，做到不拖延、不积压，不事后补填，并按规定的程序审核。
（五）几种常见的原始凭证格式
注：增值税专用发票一式三联，第一联抵扣联，第二联发票联，第三联记账联。
表6－2 山东省商品销售统一发票
表6－3 收料单
表6－4 领料单
表6－5 借款单
表6－6 盘存单编号：
表6－7 统一收款收据
表6－8 产品成本计算单
表6－9 产成品入库单
表6－10 托收 凭证（受理回单）
表6－11 转账支票(www.xing528.com)
（六）常见原始凭证的填制
1.填制增值税专用发票
增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各两联。其中留销货单位的两联，一联存有关业务部门，一联做会计机构的记账凭证；交购货单位的两联，一联作购货单位的结算凭证，一联为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有专用增值税发货票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失。
【例6-1】
博亚公司2010年4月10日，销售Ⅰ号产品600件，单价100元，Ⅱ号产品400件，单价200元，开出增值税专用发票一份并将有关联交给立达公司，同时收到立达公司签发的转账支票一张，尚未送存银行。
【解析】填制增值税专用发票见表6-12所示。
表6－12 山东增值税专用发票
2.填制普通销售发票
普通发货票的填制首先要写清购货单位的名称全称，不能过于简略，然后按凭证格式和内容逐项填列齐全。发货票要如实填写，不能按购货人的要求填写。经办人的签章和单位的公章都要盖全。
【例6-2】2011年5月10日，向个人销售男套装3套，每套800元（含增值税），销售男式衬衣50件，每件100元（含增值税），收到现金并开出零售发票。
【解析】填制销售发票见表6-13所示。
表6－13 山东省商品销售统一发票
3.填制领料单
领料单是自制原始凭证。为了便于分类汇总，领料单要“一料一单”地填制，即一种原材料填写一张单据。领用原材料须经领料车间负责人批准后，方可填制领料单；车间负责人、领料人、仓库管理员和发料人均须在领料单中签章，无章或签章不全的均属无效，不能作为记账的依据。
【例6-3】博亚公司2010年6月5日，加工车间张庆领用圆钢2000千克，单价20元，领用角钢1000千克，单价10元（工作单号3320，工作项目：车工），生产锁具。
【解析】填制领料单见表6-14所示。
表6－14 博亚公司领料单
4.填制限额领料单
限额领料单是一种一次开设、多次使用、领用限额已定的累计凭证。在有效期（最长1个月）内，只要领用数量累计不超过限额就可以连续使用。
【例6-4】2010年6月，一车间生产甲产品，年度计划生产1000台，每台甲产品消耗16mm钢材0.2千克，全月16mm钢材的领用限额为1000千克，每千克16mm钢材的单价为5元。该月份生产甲产品，由生产计划部门下达“限额领料单”，车间在该月份之内领用16mm钢材情况，如表6-15所示。
表6－15 博亚公司限额领料单
5.填制发料凭证汇总表
制造企业在生产过程中领发材料比较频繁，业务量大，同类凭证也较多。为了简化核算手续，需要编制发料凭证汇总表。编制时间根据业务量的大小确定，可5天、10天、15天或1个月汇总编制一次。汇总时，要根据实际成本计价（或计划成本计价）的领发料凭证、领料部门以及材料用途分类进行。
【例6-5】
博亚公司2010年度7月份发出材料所编制的“发料凭证汇总表”见表6-16所示。
表6－16 发料凭证汇总表
6.填制收料单
收料单（也称入库单）是根据存货到货并经验收审核后，按照规定填写的原始凭证。
【例6-6】博亚公司2010年10月15日购入20mm钢材1000千克，每千克单价10元。仓库保管人员验收后填制“收料单”，见表6-17所示。
表6－17 收料单
7.填制借款单
借款单是企业内部各部门或个人因需要向单位借入现金而填写的原始凭证。
【例6-7】2010年8月6日，采购员张杨赴大连采购材料，借款5000元，填写一份借款单并经主管领导批准。
【解析】填制借款单见表6-18所示。
表6－18 借款单
8.填制支票
支票是出票人签发，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。
按照支付票款的方式不同，支票分为现金支票、转账支票和普通支票。现金支票只能提取现金，转账支票只能用于转账，普通支票既可以支取现金，也可以用于转账。
【例6-8】博亚公司2011年6月11日，开出现金支票从银行提取5000元现金备用。
【解析】填制现金支票见表6-19所示。
表6－19 现金支票
【例6-9】博亚公司2011年12月22日，开出转账支票，支付东海公司材料款25000元。
【解析】填制转账支票见表6-20所示。
表6－20 转账支票
9.填制银行进账单
银行进账单是持票人或收款人将票据款项存入收款人在银行账户的凭证，也是银行将票据款项记入收款人账户的凭证。银行进账单分为三联式银行进账单和二联式银行进账单。不同的持票人应按照规定使用不同的银行进账单。二联式银行进账单的第一联为给持票人的回单（即收账通知），第二联为银行的贷方凭证。
【例6-10】海虹公司2011年10月10日，收到天达公司投入企业资金200000元的转账支票，已填写进账单连同支票一并送存银行，并已收到进账单（收账通知）。
【解析】填制进账单，见表6-21所示。
表6－21
10.填制委托收款凭证
委托收款是指收款人委托银行向付款人收取款项的结算方式。单位和个人凭承兑商业汇票、债券、存单等付款人债务证明办理款项的结算，均可以使用委托收款结算方式，委托收款在同城、异地均可以使用，其结算款项的划回方式分为邮寄和电报两种，由收款人选用。
委托收款凭证一式五联，即回单联、贷方凭证联、借方凭证联、收账通知联和付款通知联。
【例6-11】海虹公司2011年10月20日，销售给北京长天百货商店男式内衣3000套，价税款合计73710元，采用委托收款方式，货已发出并代垫运费2400元，根据发票及运单办理委托收款手续。
【解析】填制委托收款凭证见表6-22所示。
表6－22
（七）原始凭证的审核
为了正确地反映和监督各项经济业务，保证核算资料的真实、准确和合法，会计部门和经办业务的有关部门，必须对会计凭证，特别是对原始凭证进行严格认真的审核。原始凭证的审核包括以下几个方面的内容：
（1）审核原始凭证的真实性。包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。
（2）审核原始凭证的合法性。审查原始凭证所记录经济业务是否违反国家法律法规的情况，是否符合规定的审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审核程序。
（3）审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。
（4）审核原始凭证的完整性。审查原始凭证基本要素是否齐全，是否有应填未填或填写不清楚的现象。
（5）审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，填制手续是否正确。
只有经过审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记明细分类账的依据。对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告；对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完成、更正或重开后，再办理正式会计手续。
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