团队计划制订的三个要点和五个步骤

俗话说，战略是做对的事情，计划是把对的事情做好。能否制订一份靠谱的计划是管理者是否胜任的先决条件。前文提到制定计划时要遵循“近细远粗”原则，是指战略型计划、年度计划可以相对“粗”些，但是日常运营计划和专项计划在制订时颗粒度不宜太粗，原则上每项任务不超过一周。

计划是管理者为了如期达成预定的目标，对工作任务、具体工作事项、步骤及每一步的时间进度、衡量指标、费用预算和执行人员等做出的统一有序安排。要想有效制订团队计划，团队管理者需要掌握“三个要点”和“五个步骤”。

“三个要点”是指在制订团队计划之前，必须明确：

（1）计划的主题是什么，即要做什么事？

（2）计划完成后的境界（状况）怎样，即计划的最终目标（预定目标）是什么？

（3）计划有哪些资源限制和预算？

“五个步骤”是指团队计划制订的工作步骤：

（1）明确计划的最终任务、中间任务。

（2）理清主要中间任务、最终任务的逻辑关系，即先后顺序。

（3）依据任务的逻辑关系理清产品形成过程（阶段）及其输入、输出、责任单位或责任人。

（4）确定每一阶段（过程）的所需完成时间、进度安排（起始日期）、预算和衡量指标。

（5）编制计划甘特图。

【案例10-1】江苏恩特厨具品牌推广团队工作计划

江苏恩特为了推广品牌，专门成立了一个团队来完成此项工作。其中一项工作就是团队想拍一个广告片，并准备在中央电视台《回家吃饭》栏目进行播放。

我们先识别下这项工作任务的“三个要点”：

（1）主题是厨具电视广告制作。

（2）预定目标是2020年6月30日前完成厨具电视广告片拍摄。

（3）预算资源限制是费用400万以内。

然后，我们再来看看这项工作任务的“五个步骤”：

（1）明确计划的最终任务、中间任务。(www.xing528.com)

最终任务与最终目标是有区别的。最终任务指的“是什么”，而最终目标除了指出“是什么”外，还有其他要求（如时间、数量、质量等）。厨具电视广告制作这件事，最终任务是电视广告片，最终目标是2020年6月30日前完成合规、优秀电视广告片一个，其中“2020年6月30日前完成”为时间要求，“一个”为数量要求，“合规、优秀”是指广告片的质量既要符合中央电视台广告评审标准，同时在内容、形式、立意方面表现优秀。

那么，电视广告制作的中间任务又有哪些？广告主题、广告公司、广告表现形式等均是其中间任务。中间任务是最终任务形成过程中必要的过程任务，一般是最终任务的组成部分，如上述的广告主题、广告表现形式；但也可能是其他，如上述的广告公司。

（2）理清主要中间任务、最终任务的逻辑关系，即先后顺序。

我们通过表10-1，对比两个方案：

表10-1　不同任务顺序对比

通过两个方案对比不难看出，中间过程任务逻辑关系的确定直接影响最终产品的品质。若采用上述方案二，则选择广告公司的依据是什么？这样可能会因为广告公司而影响广告主题的表现，最终影响电视广告片的完成时间及品质。所以，最终目标的达成很大程度上是由中间任务的达成状况决定的。

（3）依据任务的逻辑关系理清产品形成过程（阶段）及其输入、输出、责任单位或责任人。

电视广告制作计划的过程（阶段）可分为：广告主题的形成过程、广告公司的选择过程、广告表现形式的制定过程、电视广告片的拍摄过程。广告主题形成过程的输入是产品及其销售目标，输出是广告主题，责任单位是团队自己；广告公司选择过程的输入是广告主题和费用，输出是广告公司，责任单位是团队自己；广告表现形式制定过程的输入是广告主题和费用，输出是广告表现形式，责任单位是广告公司；电视广告片拍摄过程的输入是广告表现形式和费用，输出是电视广告片，责任单位是广告公司。

（4）确定每一阶段（过程）的所需完成时间、进度安排（起始日期）、预算和衡量指标。

（5）将上述内容填入行动计划表中，绘制计划甘特图，如表10-2。

表10-2　计划甘特图

续表

令许多管理者苦恼的是，他们所处的环境是经常变化的，而环境动态变化一直都是管理者制订计划的影响因素。那么在这种情况下如何制订靠谱的计划？此时管理者还能遵循“近细远粗”的原则吗？恰恰相反，在一个不确定的环境中，管理者应该制订更具体、详细、但又不乏灵活性的计划。这句话看似有些矛盾，应该如何理解？我们从以下几个角度剖析：

首先，在环境的动态变化过程中，如果不制订计划，团队管理者和团队成员很难达成共识。因为面对多变的环境，管理者和团队其他成员很难确保路线统一、进度统一，所以管理者们更应该通过计划避免行动跑偏。

其次，计划制订得越详细，就会越接近执行的最小单元，团队成员对计划的掌控能力就会越强。管理者需要对环境变化保持警觉，关注计划关键任务，及时对计划实施路径做出调整。

当然，管理者在制订计划时常易犯一些错误，我们把制订计划中常见的错误归纳如下：

（1）计划式计划：这句话乍看是个病句，怎么理解？我给大家举个例子，最近某研发团队压力很大，因为新产品开发经常延期，影响了公司经营发展，公司责令项目管理室牵头成立一个项目组解决开发项目延期问题。项目管理室主任想了一天，感觉问题很多，没有头绪，又迫于第二天要向公司交差，无奈就草草列了个项目改善计划。计划主要内容如下：第一步，通过调研了解公司开发项目延期存在什么问题（1周）；第二步，组织各部门拟定针对性的改善计划；第三步，组织各部门按照计划认真实施等。可想而知，这样一个计划如向公司领导汇报会有什么结果！

（2）方向性的计划：很多管理者在制订计划时，尤其是改善型工作计划，不经意间会用“加强”“严格”“提高”“大力”“强化”“尽量”“积极”“全力以赴”“竭尽全力”等词，这是典型的把想法当成了计划。团队的流程制度总是无法落地，难道用一个“严格按照流程制度执行”就能万事大吉？很显然这种计划是无效的。