一般来说，企业存在一些部门或者个人需要重复性地随时处理一些日常事务，牵涉到需要使用现金。比如，汽车司机在工作外出时常常需要缴纳过路过桥费、油费、停车费等一些零星支出；又比如，企业的销售部门为了应付日常销售业务的开展，也同样需要一些资金来保证日常所需。在这些情况之下，如果沿着正常的资金审批手续开展业务，可能会降低业务处理的灵活性，以致延误相关业务的开展。为此，对于这些现金需求，企业应采用不同于一般资金审批使用制度的方式，而是采用定额备用金制度。
备用金是单位内部各部门工作人员用做零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。企业采用备用金制度，首先应当由备用金使用部门或者个人根据业务需要提出备用金使用申请，经直接主管领导及财务负责人审批后，由财务部门根据申请拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；部门使用时必须设立专人经管定额备用金，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。日后在发生备用金所规定的使用范围内的业务时，使用人员和部门可以灵活支用，但必须取得并妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。这样，以便备用金使用部门及个人定期或者在备用金已不敷周转时，凭有关支付凭据向财务部门报销以补足备用金。最后，在备用金无需使用或者企业取消定额备用金制度时，由财务部门再将报销后的余额收回。实行定额备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现必须严肃处理。
企业在对定额备用金进行会计处理时，可以单独设置“备用金”科目来核算，也可以通过在“其他应收款”科目下设置“备用金”明细科目来核算。
使用部门或者个人在根据审批单领用备用金时，需以领用的备用金额借记“其他应收款——备用金”科目，或者是“备用金”科目，贷记“库存现金”“银行存款”科目。
凭有关支付凭据报销时，需以实际支付的金额借记“销售费用”“管理费用”，贷记“库存现金”“银行存款”科目。
企业取消部门或者个人的备用金使用权利时，需将已使用的备用金经报销后，借记“销售费用”“管理费用”科目，按交回财务部门的金额借记“库存现金”科目，以核准的备用金定额贷记“其他应收款——备用金”科目，或者是“备用金”科目。
【例2-3】凌云实业股份有限公司销售部门为满足日常运营所需，经批准向会计部门领用6000元作为备用金使用。编制会计分录如下：
借：备用金——销售部门（或其他应收款——备用金——销售部门） 6000
贷：库存现金 6000(www.xing528.com)
【例2-4】凌云实业股份有限公司销售部门经办人员持部门日常支出票据向会计部门进行报销，报销金额为3500元。编制会计分录如下：
借：销售费用 3500
贷：库存现金 3500
【例2-5】凌云实业股份有限公司销售部门因部门重组取消销售部门的日常备用金，该部门经办人员持日常支出票据2400元进行报销，并将剩余款项交回会计部门。编制会计分录如下：
借：销售费用 2400
库存现金 3600
贷：备用金——销售部门（或其他应收款——备用金——销售部门） 6000
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