物业管理投标的风险与基本情况分析

1.2.1　物业管理投标的概念

物业管理投标是指物业服务企业为开拓业务,依据物业管理招标文件的要求组织编写标书,并向招标单位递交投标书和投标文件,参加物业管理竞标,以求通过市场竞争获得物业管理项目的过程。

1.2.2　物业管理投标的主体

视频:物业管理投标

物业管理投标的主体一般是具有符合招标条件的物业服务企业或专业物业服务企业。

专业物业服务企业通常是指具备一定资质,能承接物业管理专项服务的专业化企业,如电梯(安装、日常保养维护、维修)专业公司、楼宇设备专业公司、清洁卫生专业公司、园林绿化专业公司等。

就整体的物业管理服务项目而言,投标的主体必须是物业服务企业,但市场上也存在将一个整体的物业管理项目按内容进行分项投标的情况,参与投标的不仅有物业服务企业,也有相应的专业物业服务企业。

1.2.3　物业管理投标的工作程序

1.获取招标信息

根据招标方式的特点,投标人获取招标信息一般来自两个渠道:一是从公共媒介上采集公开招标信息,二是来自招标方的邀请。

2.项目评估与风险防范

在获取招标信息后,投标人应首先组织经营管理、专业技术和财务等方面的人员对招标物业进行项目评估,预测中标成功的可能性和存在的风险,对投标活动进行策划,制定相应的投标策略和风险控制措施,确保投标的成功或避免企业遭受损失。

(1)项目评估。项目评估一般分为两个阶段,即初选阶段、准备和实施阶段。初选阶段的评估主要是在调查、研究资料的基础上对项目进行分析、预测和评定,目的是确定是否参与投标;准备和实施阶段的评估主要是对投标物业进行深入的调查和进行技术、经济论证,并在此基础上确定最佳投标策略和管理方案。

项目评估主要包括以下几个方面内容。

1)招标物业的基本情况。投标人在分析招标物业项目的基本情况时,主要是从物业的性质和类型入手,着重了解物业的建筑面积和投资规模、使用周期、建筑设计规划、配套设备设施等具体情况。属于新建物业的,就要了解物业的建设周期和进度,分析物业现有条件对实施物业管理服务的利弊:如在早期介入和前期物业管理的项目中,要关注现有规划设计及建筑施工中是否存在不符合物业管理要求的问题,以便在方案中提出相应的解决或建议方案;属于已投入使用的物业的,则应收集物业使用过程中的具体资料,如历年大中修计划实施情况、配套设施功能改造方案等;属于商业类型物业的,则应了解商业物业的使用功能和规模;对公用事业类型物业,除了解物业的基本情况外,还应该关注现有规划或已配置的设施中是否具备预防及应对紧急事件的条件等。

物业服务企业可以通过招标文件、现场踏勘、标前会议等渠道获取招标物业项目的基本资料为项目的组织架构设计、人员及岗位的设置、费用测算等提供准确的依据。

2)招标物业项目的定位。分析招标物业项目的定位要从招标物业项目的内部条件和外部环境入手,了解物业的功能定位、形象定位和市场定位,调查物业所在地域的人文环境、经济环境、政治及法律环境,具体包括物业所在地域的法规政策,政府管理,社会文化传统与风俗习惯,居民收入与消费水平,物业所在区域的位置、交通条件、商业状况、人口流动状况,同类物业的服务费用标准等。

3)业主的需求。招标物业项目的业主对物业管理服务的需求包括业主需求的内容、物业管理消费的承受能力等。目前,设计得较为规范的物业管理招标文件中对物业管理服务需求都有明确具体的规定,物业服务企业应认真分析招标文件的相关内容。对于非单一业主性质的招标项目,物业服务企业还应通过市场调研的方式了解招标物业业主(包括预售或现售性质物业的潜在客户)的文化层次、生活需求、对物业管理服务的期望与要求,从而为制订物业管理方案中的服务重点和管理措施提供决策依据。

4)建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况。建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况包括其背景资料以及是否具有诚意合作并具备履行合同的实力。属于新建物业的,要详细调查了解建设单位的资金实力、技术力量和商业信誉等,并通过对建设单位以往所承建的物业质量,以及有关物业服务企业与之合作情况的调查,分析判断招标物业建设单位的可靠性;属于重新选聘物业服务企业招标项目的,应调查解聘原管理方的原因、物业产权人是否与原建设单位或管理方存在法律纠纷;对于已投入使用一定年限的招标物业,需详细了解物业的使用情况、产权人的背景、资金实力和信誉,物业是否存在重大隐患;属于要求投标人参与物业合作经营的招标项目,应另作具体的投资可行性分析论证。

5)招标条件和招标过程。对招标方要求的条件要进行深入分析,预测中标的可能性。对在招标文件和招标过程中出现的异常要求和情况要进行分析判断,调整招标策略,避免因招标方或竞争对手使用违规手段操纵招标活动,使企业蒙受不必要的损失。如有的招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向。在阅读标书时,物业服务企业应特别注意招标公告中的特殊要求,以便作出正确判断,还应对招标方增加的合同特殊条款作出其是否符合《物业管理条例》规定的判断,从而评估企业若承担特殊条款可能存在的风险。

6)竞争对手。对竞争对手的分析评估包括了解竞争对手的规模、数量和企业综合实力;竞争对手现接管物业的社会影响程度;竞争对手与招标方是否存在背景联系,在物业招标前双方是否存在关联交易;竞争对手对招标项目是否具有绝对优势;竞争对手可能采取的投标策略等。

7)企业自身条件的分析。对企业自身条件的分析内容包括:招标项目的性质,所在区域、规模是否符合企业发展规划;项目类型是否符合企业确定的目标客户;常规预测的盈利;项目风险控制是否在企业可以承受的范围内;投标企业现有的人、财、物等资源条件满足项目需求的能力。

物业服务企业只有通过对项目进行合理的分析和正确的评估,并结合物业服务企业自身的优势条件,才能确定招标项目的选择和招标活动的具体实施。

(2)投标风险的防范与控制。物业管理投标的主要风险来自招标人和招标物业、投标人、竞争对手等三个方面。

1)来自招标人和招标物业的风险:

①招标方提出显失公平的特殊条件;

②招标方未告知可能会直接影响投标结果的信息;

③建设单位可能出现资金等方面的困难而造成项目无法正常进行;

④因物业延迟交付使用而造成早期介入期限延长;

⑤招标方与其他投标人存在关联交易等。

2)来自投标人的风险:

①未对项目实施必要的可行性分析、评估、论证,从而造成投标决策和投标策略的失误;

②盲目作出服务承诺;

③价格测算失误造成未中标或中标后亏损经营;

④项目负责人现场答辩出现失误;

⑤接受资格审查时出现不可预见或可预见但未作相应防范补救措施的失误;

⑥投标资料(如物业管理方案、报价等)泄露;

⑦投标人采取不正当的手段参与竞争,被招标方或评标委员会取消投标资格;

⑧未按要求制作投标文件或送达投标文件造成废标等。

3)来自竞争对手的风险:

①采取低于成本竞争、欺诈、行贿等不正当竞争手段;

②具备相关背景或综合竞争的绝对优势;

③窃取他人的投标资料和商业秘密等。

4)风险的防范与控制的具体措施:

①严格按照相关法律法规的要求参与投标活动;

②对项目进行科学合理的分析、评估,周密策划、组织、实施投标活动;

③完善企业自身的管理;

④选择信誉良好的招标方和手续完备盈利优势明显的物业;

⑤充分考虑企业的承受能力,制订可行的物业管理方案,选择经验丰富的项目负责人;

⑥慎重对待合同的附加条款和招标方的特殊要求等。

3.登记并取得招标文件

物业服务企业在确定参加投标后,按招标公告和投标邀请书指定的地点和方式登记并取得招标文件。

4.准备投标文件

投标人应严格按照招标文件的要求编制投标文件,并对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件又称标书,一般由投标函、投标报价表、资格证明文件、物业管理方案、招标文件要求提供的其他材料等几部分组成。常见的做法是将投标文件根据性质分为商务文件和技术文件两大类。

(1)商务文件(或称物业基本情况)。商务文件又称商务标,主要包括以下几方面内容。

1)公司简介。包括投标公司以往业绩、人员等情况。

2)公司法人地位及法定代表人证明。包括资格证明文件(营业执照、税务登记证、企业代码、授权书、代理协议书等)、资信证明文件(保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等)。

3)投标报价单及招标文件要求提供的其他资料。

商务文件要求投标人按招标要求和行业标准真实反映企业的情况和详细的报价。

(2)技术文件。技术文件又称技术标,主要是物业管理方案和招标方要求提供的其他技术性资料。

应注意,有的招标条件要求在技术文件中禁止透露可以反映企业情况的数据、文字、报价等,在准备材料时应按招标要求准备相关资料。

5.送交投标文件

全部投标文件编制好后,投标人应按招标文件要求进行封装,并按时送达招标单位。

6.接受招标方的资格审查

投标人应按招标文件规定的要求准备相应资料,接受招标方的资格审查。

7.参加开标、现场答辩和评标

投标人在接到开标通知后,应在规定的时间到达开标地点参加开标会议和现场答辩,并接受评标委员会的审核。

8.签约并执行合同

投标人在收到中标通知书后,应在规定的时间内及时与招标人签订物业管理服务合同;同时,投标人还要同招标单位协商解决进驻物业区域、实施前期物业管理的有关问题。

投标结束后,投标人要对投标活动进行分析总结,结算投标有关费用,对招标投标资料进行整理和归档。

1.2.4　物业管理投标文件的编制

物业管理投标文件除按规定格式要求响应招标文件外,最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。

(1)介绍投标者概况。主要介绍投标物业服务企业概况,如企业成立的时间、注册资金、从业人员知识结构、起源数量、企业背景;介绍企业以前管理的物业的名称、区位、性质、面积及以往物业管理经验和经营业绩,介绍企业主要负责人的业务能力、物业管理经验和经历。

(2)分析投标物业管理要点。主要指出此次投标物业的特点和日后管理上的特点、难点,可列举说明,还要分析业主(或物业使用人)对此类物业有管理上的期望、要求等。投标企业应针对此次投标物业的具体性质与业主的情况,就最突出的问题做详细分析。

(3)介绍本企业提供的管理服务内容。物业服务企业应提供的管理服务内容一般包括以下几个方面。

1)开发设计建设期可提供的管理服务内容。开发设计建设期间可提供的管理服务主要包括:

①对投标物业设计的图样提出专业意见;(www.xing528.com)

②对投标物业的建设施工提出专业意见并进行监督;

③对投标物业的设备设施及建筑材料选用提出专业意见;

④提出关于本投标物业的特别管理意见和建议等内容。

2)物业竣工验收前的顾问服务内容。物业竣工验收前的管理顾问服务主要包括员工培训计划、管理制度、业主手册以及财务预算方案等内容。

3)业主(或物业使用人)入住及装修期间的管理服务内容。业主(或物业使用人)入住及装修期间的管理服务主要包括:

①业主(或物业使用人)装修工程及材料运送的管理服务;

②业主(或物业使用人)入住办理移交手续的管理服务;

③迁入与安全管理服务等内容。

4)管理运作服务内容。阐述物业服务日常工作的各项内容,主要包括:

①物业管理人员安排;

②保安服务、清洁服务、维修保养服务、财务管理服务、绿化园艺管理服务、租赁管理服务等服务内容、服务流程及保障措施等。

5)说明将提供的服务的形式、费用和期限。

(4)投标文件编写的基本要求。作为评标的基本依据,投标文件必须具备统一的编写基础,以便于评标工作的顺利进行。

1)使用国家统一的行业标准计量单位,避免在定标和履约中出现混乱。

2)使用统一的货币。国内物业管理投标书规定使用的货币应为人民币,而国际投标中所使用货币则应按招标文件的规定执行。

3)使用国家统一颁布的行业标准与规范。如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务,也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范。若招标文件要求采用国外的服务标准与规范,应将所使用的标准规范译成中文,并在投标文件中说明。

4)使用准确的表述方式。投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言,必须能准确表达投标公司的投标方案。投标文件要使用简洁、明确、文法通畅、条理清楚、言简意赅的表述方式,最大限度地减少招标单位的误解和可能出现的争议。

图纸、表格的编写要做到前后一致、风格统一、符合招标文件的要求。最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册,并和投标文件中的文字表述保持一致。

5)确保资料的真实性。投标文件的内容应符合招标文件的所有条款、条件和规定,且无重大偏离与保留。投标人应按招标文件的要求提供投标文件,并保证所提供全部资料的真实性。

(5)投标文件编写中应注意以下几个问题。

1)确保填写无遗漏,无空缺。投标文件中的每一空白都需填写,如有空缺,则被认为放弃意见;重要数据未填写,可能被作为废标处理。

2)不可任意修改填写内容。投标人所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字;若填写中有错误而不得不修改,则应由投标方负责人在修改处签字。

3)填写方式规范。除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。

4)不得改变标书格式。若投标人认为原有招标文件规定的格式不能表达投标意图,可另附补充说明,但不得任意修改原招标文件规定的格式。

5)计算数字必须准确无误。投标公司必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。

6)报价合理。投标人应对招标项目提出合理的报价。

7)包装整洁美观。投标文件应保证字迹清楚,文本整洁,纸张统一,装帧美观大方。

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8)做好投标文件的保密措施。

1.2.5　物业管理投标技巧

1.投标报价的策略和技巧

投标报价是技术性、技巧性极强的工作,在投标的过程中,需要不断调整策略,使报价更接近标底。投标报价的策略主要有以下几种。

(1)对项目运作的经营管理成本进行准确测算,确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间,在此基础上预测标底和竞争对手的报价范围。

(2)密切关注并正确分析竞争对手的报价。

(3)补充一些投标人有能力承担的优惠条件作为报价的附加。

在投标过程中,投标人采取的报价技巧主要有以下几个方面。

1)多方案报价。在邀请招标或议标的方式中,由于招标文件不明确或项目本身有多方案存在,投标人对项目原方案提出在经济上、技术上更合理可行的方案,即准备两个或两个以上的报价,最后与招标方进行协商处理。

2)保本报价。即按成本报价,适用于规模大、远景效益好的项目或业主大会委托业主委员会组织的招标项目。

2.现场答辩的技巧

(1)应选择经验丰富、性格沉稳、对项目情况熟悉的答辩人。在开标前应对答辩人员进行模拟演练,正确把握招标文件的要点、投标文件的重点内容、对项目的熟悉程度等,对重点问题、难点问题和普遍性问题分别准备答辩要点。

(2)开标前,答辩人员应该保持良好的精神状态。

(3)在正式开标时,一般要求在规定的时间内完整地将标书主要内容和特点作概要性介绍,答辩人员应当围绕招标方和评委普遍关注的问题集中阐述,应重点突出、难点讲透、特色鲜明,从而体现投标企业的信心和实力,感染并打动招标方和评委。在现场发挥时要果断、明确,避免匆忙回答或含糊其辞。

3.签约谈判的技巧

(1)签约谈判时要准确把握对方的真实意图,准确判断对方履行合同的诚意和能力,对进驻物业和实施常规物业管理必备的条件应明确约定。

(2)慎重考虑物业管理目标、前期投入费用及奖罚条件等方面的任何承诺。如对管辖区域刑事案件、业主(或物业使用人)人身和财产安全损失等的承诺。

(3)预测承接物业后可能出现的各种风险,将其列入相应的合同条款中加以规避。

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万科物业投标技巧

深圳万科物业管理有限公司成立于1992年年初,经过多年的探索与实践,凭借超前的管理理念和创造性的思维,公司已发展成为领先于全国同行业,在国内很负盛誉、具有卓越成就的物业服务企业,为社会树立了具有代表性的物业管理形象,并发展成为“中国物业管理”的名牌企业。

1996年12月和1997年8月深圳万科物业管理有限公司分别在鹿丹村物业管理和桃源村物业管理公开投标中力挫群雄,一举中标。

1.招投标组织情况介绍

鹿丹村和桃源村的招投标,是深圳市首次公开向社会招标选聘物业服务企业,此举对打破物业管理行业垄断,实行平等公开竞争,建立优胜劣汰的物业管理市场机制,推动和提高深圳市物业管理水平,使行业迅速走上市场化道路,具有非常深刻的现实意义和历史意义。

这两次招标的宗旨和原则是平等、公开、公正、规范、廉政、高效、高水准:

平等——全市每个物业服务企业都有资格报名,有机会平等竞争;

公开——公开登报招标,全国第一次;将招标标的、内容、项目、条件、期限、质量要求、风险责任等全部公开;

公正——由物业管理行政的专家组成评标委员会;

规范——此次招标严格依照《深圳经济特区住宅区物业管理条例》及其实施细则,以及国家、省、市物业管理法规政策,各项数据经过多次论证、广泛调查、认真研究,比以往几次小范围招标更完善、更规范、更合理;

廉政——评标委员会采取回避制度,公开投诉电话、招标纪律和处罚条款;

高效——从准备公开招标到定标,不到三个月时间;

高水准——从选择高水平、高质量、信誉好的物业服务企业,到标书的编制,到评标委员会人员的选择,再到今后的实际管理操作,都要体现全国一流的深圳水平。

鹿丹村招标报名时间为1996年11月8日,开标时间为1996年12月4日,中标单位接管时间为1997年1月1日。

桃源村招标报名时间为1997年7月2日,开标时间为1997年8月4日,中标单位接管时间即为中标之日。

报名资格:凡在深圳市注册的专业物业服务企业均可报名参加投标,但招标领导小组要对报名单位进行资格审查和预选,以保证此次首次向社会公开招标的质量和档次。预选的标准是:管理力量雄厚、经验丰富、水平高、信誉好。

2.标的情况简介

(1)鹿丹村:总占地面积为70396平方米,总建筑面积为110340平方米,多层住宅24栋,单元式住宅1036套,公寓210间,综合楼1栋,建筑面积为10336平方米。区内有肉菜市场、篮球场各一个,停车场3个,变电房一个。

(2)桃源村:总占地面积为52万平方米,总建筑面积为74万平方米,其中一期有多层住宅楼70栋,单元式住宅楼3406套,公寓84间,小学1个,幼儿园2个,配电房4个,水泵房2个;二期有多层住宅17栋,高层住宅27栋,小学1个,中学1个,幼儿园2个,文化中心、老年中心、康乐中心、购物中心各一个,停车库5个。

3.中标经验概述

(1)认识。深圳万科物业管理有限公司认为,此次投标,既是一次公司综合实力的展示,又是一次积极的行业竞争,不仅仅是单纯的整体管理水平评价,更重要的是一次企业文化和内部管理及发展潜力的大比试。因此,是一次综合考试。如能中标,除可获取巨大社会效益外,经济效益也将在今后的发展过程中逐步直接或间接体现出来。

(2)准备。两次投标准备工作,深圳万科物业管理有限公司都成立了专门的投标小组,由公司总经理亲自挂帅。小组各成员明确分工,各自负责一部分工作,包括取证、调查、编写、讨论、版面设计、印刷、装订、彩色复印、文字录入、校对等,整个标书编制过程分成几个时间段,准备工作的每一步都严格按计划推进。计划时间中的前部分,为各责任人相对独立工作,后部分的时间为集中工作,最后一周为封闭工作。小组中留下部分骨干成员,集中进行最后的修订,全部准备编制工作在不到一个月内顺利准时完成。

制作出来的标书分为一本主标书和三本副标书(或称附件)。主标书按照规定的十大项内容编写,附件则以图片为主,直接展示主标书中承诺的各种做法和措施之后的景象,比如拟建立的各种标识式样、拟使用的专用车辆、工具式样等。附件的设置,主要考虑对主标书中所许诺的都是已经或即将着手准备,并且一旦中标即可按计划实施的,这样既表明了公司认真准备工作的程序,又表明了公司的决心。另外,由于附件以大量照片图案为主,翻阅起来也可令评委感到轻松直观、印象深刻和感觉良好。

(3)答辩。按照规定,参加答辩的人选限于两名:公司总经理和标的管理处主任。答辩时间为十分钟,深圳万科物业管理有限公司的答辩给评委留下了深刻印象,为中标争取了分数。深圳万科物业管理有限公司答辩特点有以下几个。

1)答辩形式与众不同:以“实物投影仪”进行图示讲解,使评委在感到新颖的同时,顺利地接受讲解;而其他九家公司全是以坐姿面对评委,以一问一答形式被动完成答辩。

2)答辩内容与众不同:深圳万科物业管理有限公司的答辩重点均为招标方关心的论题,比如取代防盗网的防盗措施、小区交通秩序的管理措施、留给下任物业服务企业的经费等,这些问题可谓切中要害,评委非常关心这些问题,以至于超过十分钟后仍有评委在不断提问;与此相反,不少公司花了很多时间介绍本公司架构、历史、成绩和管理设想,令评委缺乏兴趣,甚至有的公司答辩时间不足十分钟。

4.中标启示

连续两次中标,使深圳万科物业管理有限公司名声大振,对万科房地产也起到了明显的促销作用,公司也从两次实践中得到很多宝贵经验。经过一年多的管理实践,公司培养了一批大规模和超大规模综合住宅区的经营管理干部,这是最大收获。

通过两次投标,深圳万科物业管理有限公司感到参与竞争是一种积极进取的行为和一种快速发展的途径;同时,要想在竞争中获胜,除具有坚实的内功外,还要有不断的创新思想和手段。进取创新是竞争的有力武器。