如何高效地管理时间：时间管理技巧分享

人的一生有两个最大的财富，那就是才华和时间。当才华越来越多的时候，时间却越来越少，所以说，生命就是用时间来换取才华的过程。如果时间一天天过去了，而人的才华没有增加，那就是虚度光阴。我们始终倡导，管理者必须学会管理时间，高效地使用时间，做好时间管理，才能提高管理效能。

做自己真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情。“生产力”和人的“兴趣”有着直接的关系，而且不是单纯的线性关系，越是年龄增长越能体现“兴趣”和产出的正比例。如果面对没有兴趣的事情，可能会花掉40%的时间，但只能产生20%的效果；如果遇到感兴趣的事情，可能会花100%的时间而得到200%的效果。因此，真正地投入到工作中，管理者需要的是一种态度、一种渴望、一种意志。

在每月的全员大会上，基层管理者都要汇报时间是如何用掉的，以一个月时间为基准，记录每天每小时做了什么事情，然后进行分类和统计，看看自己哪些方面花了太多的时间，时间和成果之间是否成正比关系。每天结束后，把一整天做的事记下来，每30分钟为一个单位。在一个月结束后，分析自己的时间如何更有效率地安排，有没有哪个事项占太大的比例，有没有方法可以增加效率，等等。不仅要梳理出问题，还要提出改进的措施。我常说，只有管理好时间，才能管理好自己，才能管好生命。

不断提倡管理好碎片化时间。在时间统计的基础上，管理者要将时间用途写在一张纸上，这样就会发现每天有很多时间流逝掉了，它完全可以用来学习、总结、写作等。随时随地都能上网，没有任何借口再发呆一次。我曾分享自己的一点经验，每次烧水的时候，在注水的同时按下烧水键，一边注水一边烧水，放心地上个厕所再回来。我很少在整块的时间里批阅文件，这些简单且不动脑子的事情一般都是值班在工作现场顺手完成。将大块的时间用在需要精雕细琢的事情上，比如规划的制定、方案的讨论等。关键的是在平日里边走边思考，把思考成熟的想法随手写在笔记本里，或者用手机录音功能记录下来，等到有空闲的时候再拿出来整理，用两三个小时写一篇2000字文章不会太难。

忙，要有价值；闲，要有滋味。毕竟，职场的态度决定了职场的品质。

工作中每天都有干不完的事，管理者唯一能够做的就是分清轻重缓急，根据时间管理的四象限法则，排序的规则就是先紧急、后重要，然后形成一个完整的待办事项列表，将这些填进自己时间账本里，辅助进行管理。每天除了办又急又重要的事情，一定不要成为急事的奴隶，管理者不能做“消防员”四处灭火。围绕任务清单的内容，从最简单的或者最紧急的开始入手，有些急但是不重要的事情，就要学会放掉，要能对人说no!每天最好有一件重要但是不着急的，以此确保不要成为急事的奴隶。每天交接班会前，要求管理者花几分钟写下当天应该完成的工作内容，任何时候清楚记忆任务清单。我们对每一项重大任务都倒排工作计划，用最终结果推导过程安排，从总到分统筹安排，轻重缓急一目了然。我们曾经组织各部门将所有工作按照重要性罗列出来，然后将一张A4纸对折，左边罗列日常工作，右边罗列重要工作，用黑色笔书写，用红色笔销号，完成一件注销一件，“销号管理法”让管理者的思维顺序与完成工作的质量进度保持一致，用最简单的记录管理时间。

常常听到有人说自己“忙地没有时间学习”，那为什么吃饭一顿都没落下？为什么喝酒总能挤出时间？所以，准确地说是“学习还没有被排上重要日程”。曾经在一次会上，我们做了一个实验，在一个玻璃缸里先倒入水，再放石子就放不下了。但是，先放石子再倒入水，水却可以慢慢渗入。我说:“时间管理就是要明确优先级，若颠倒顺序，一堆琐事占满了日程，重要的事情就没有位置了。”就如同减肥，不能吃了饭再喝汤，而应该喝了汤再吃饭，这样的话，控制了胃就控制了体重。看看吧，所有的生活细节都渗透着时间管理。

运用好“二八”原则是每一个管理者必须要掌握的。我始终相信，运用好时间就能用20%的投入产生80%的效率，如果使用最低效的时间，80%的投入也不一定产生20%的效率，有的管理者每天忙得晕头转向，但是永远赶不上节奏，这就是“只是看上去很努力”。一天头脑最清楚的时候，比如早上刚上班的时候，应该做些最需要专心的工作。与员工谈话、做工作记录等工作，其实不需要头脑太清楚。所以，学会把握一天中20%的最高效时间，专门用于最困难的事情和最需要思考的学习上。有意识地安排自己的时间，确保把时间用在最有意义的事情上，与其干了没结果，不如回家睡大觉。时间本身就是效率，骑着驴找驴的事情少干为好、不干最好！(www.xing528.com)

生命总是这么公平，每个人一天都有24个小时，但工作中的事情又偏偏那么多，所以，管理者必须学会选择并作出明确的决定:面对不同的人或事，要选择说“是”或者说“不”。我习惯了找一个不被打扰的下午，拒绝所有的迎来送往，专心致志做工作研究和思路梳理。面对那么多的事情，要知道如何利用每天仅有的24小时，这本来就不是一件容易的事，更何况对一件事情的选择与决定，往往还意味着放弃更多其他的可能性。当然，每个管理者都有权选择被动地维持现状，不作出任何选择与决定。但是，面对这种恐惧止步不前时，想一想没有选择与决定的生活又有什么理由期待未来，混吃混喝与等死有什么两样。

我喜欢老人常说的“该干什么的时候就干什么”，在处理一件事情的时候尽可能地专注，在工作中要时刻谨记自己的目标与方向。千万不要只顾追求表面上的高效率，不断地盲目加速，却忘记了工作的重心。如果学会如何专注于重要的事情，便能掌握工作主动权，提高自己的创造性，并最终为自己赢得时间。我对自己和管理者从来都是这样要求，每天提前15分钟到岗上班，静坐冥想工作安排然后快速进入工作状态，每次会议提前5分钟到会场，习惯性思考会议内容和可能被问到的问题，任何时候都有备而来。每天的第一件工作就是计划当天的工作，清早最重要的事就是做好当天的计划。其实，早起的人往往有更多的时间规划、安排自己的时间和工作，也能更好地面对现在和未来。同时，利用航班间隙做好工作日志、设备维护、班组会议等，用每天三个小时的空档期做员工培训和技能比武，用组织的力量做好员工的时间管理。

现代社会的进步让一切都在向多功能发展，咖啡机变成了多合一饮料机，复印机变成了全能办公助手。人类也躲不过这一时代潮流，为了保证自己不被社会淘汰，不得不终身学习，不断提升自我能力，使自己也变得更加“多功能化”。但是，人们往往都有缺乏自省的毛病!反省自身，在分析自己的时间记录表之后，就会惊讶地发现:“原来在这些早已习惯的日程安排的背后，隐藏了那么多时间漏洞!原来自己在不知不觉中浪费了这么多的时间!”在按照习惯行事的过程中，自己的大脑会持续处于慢速运转状态。如果这种单调的无变化的状态长期存在的话，人的行为也会随之局限于无意识的条件反射，上班的第一件事就是烧水泡茶、整理文件，然后填写记录、等待开会，久而久之自己都讨厌自己的节奏和状态，工作失去了乐趣，时间也不知不觉流失。流失了时间，就是浪费了生命。

时间太长或者太短关键取决于用它来干了些什么。在管理实践中，我们不断引导管理者更新时间管理的理念，改变旧的思维方式，不断强调的一句话：时间管理的本质是自我管理。工作计划首当其冲，我们要求每个管理者随身带一个小笔记本，将随时随地安排的事情记录下来，然后安排做事的先后次序。时间管理说白了就是有效工作，工作就怕没计划，计划就怕没执行，执行就怕没反馈，反馈就怕没结果。因此，管理者必须让工作有计划、让任务有执行、让执行有反馈，有过程有结果。每个管理者都要随时查看自己的任务以便调整时间，管理自己的时间。养成每周或者每个月定期做一次复盘和反思，明确做了哪些有价值的事，有没有达到预定目标，需要做哪些改进等。对于重要的事情在结束后立即做复盘和反思，最后的结果好不好，有什么样的经验和教训，以后如何能够做得更好等。对于耗时较长的事情要做阶段复盘和反思，进展得是否顺利，要解决什么重要问题？下一步的计划是什么等。我始终要求，管理者要将所有这些事情，都写成简短的文章，然后积累下来，不需要规定字数，不需要写得精彩，关键在于坚持下来。写文章的过程就是系统整理思路的过程，也是时间管理的最佳途径。不信你试试！

马克思主义哲学认为，质变和量变是辩证统一的，量变是质变的前提和必要准备，质变是量变的必然结果，质变体现和巩固量变的成果并为新的量变开拓道路，世界上任何事物的运动和发展都是量变与质变的统一。因此，时间管理必须在量变中把握质变，在质变中加快量变，让时间为效率和目标服务。

管理者只有管理好时间，才能管理好自己，也才能管理好团队。