商务电邮的格式、书写与保密技巧

商务电邮（business e-mail）是现代商务人士交流、沟通的重要方式之一。借助互联网络，商务电邮可以传送声音、图片、图像、文档等多媒体信息，以至于数据库或账目报告等专业化的文件都可以通过电子邮件附件的形式在网上传递。商务人士可以借助先进的网络，与客户、商业伙伴以及世界各地的潜在合作者进行交流沟通。规范英文商务电邮的书写格式，提高邮件的书写质量，可以减少误解，促进沟通，有助于交易的顺利达成。

商务电邮主要包括：① 发件人电邮地址、收件人电邮地址、抄送收件人电邮地址、密送收件人电邮地址；② 主题/标题；③ 称呼、开头、正文、结尾句；④ 结尾敬语；⑤ 发件人全名、发件人职务及所属公司和部门；⑥ 其他信息如发件人公司标志、地址、网址，发件人电话号码、传真等。商务电邮相比传统商务信函，在格式上略有不同。传统商务信函主要包括10个部分的内容：信头、日期、信函编号、信内地址、称呼、事由（主题）、信函正文、结束语、签名及附件。而商务电邮对格式要求比较宽松，地址的书写较传统信函简单得多，无须填写复杂的邮政地址，只需将相应的电邮地址填入固定的位置即可；电邮的主题至关重要，需意思明确，体现内容的主旨；电邮一般自动生成日期，如需要特别加入日期，位置可在电邮的底部。

同过去经常使用的商务信函一样，商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。由于时代的发展、科技的进步和商业社会的需要，现在商务电邮已经取代商务信函，成为商务人士沟通的主要手段之一。所以，商务电邮的撰写和翻译在商务领域业务往来中占据着举足轻重的地位。提高商务电邮的质量，以及保证商务电邮翻译的准确通顺、符合礼仪，意味着实现成功的沟通，促进彼此的理解，有助解决问题、达成合作，提升商务人士和公司企业的形象。

商务电邮的撰写应遵循以下基本原则：

1. 礼貌克制。商务沟通讲究客气礼貌、平和克制，这样才有助于商务沟通的顺利进行和问题的成功解决。切莫在生气时发送商务电邮，以免写出一些对商务沟通不利的言语。在面对面交谈时，因为形式需要，有时候口气必须强硬。但在商务电邮写作时，因为发出的电邮都将以书面形式保留，作为以后商务往来的依据。所以尽量不要使用冒犯别人的语气，以及比较有攻击性的措辞。(www.xing528.com)

2. 避免错误。商务电邮的传送速度极快，一旦点击“发送”就覆水难收。因此在发送前应当仔细阅读电邮，确保信息、语法及拼写正确。一封含有错误语法的商务电邮会有损公司的形象，也会令人费解。若一封商务电邮出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。而准确、规范的商务电邮不仅可以反映发件人的写作水平，还可以看出发件人为人处事的态度和风格，而这也是个人形象和公司形象的一部分。

此外，在商务电邮的撰写中，要注意“主题”栏不得为空，应尽量用简洁凝练的词或短语把商务电邮的主题提炼出来，以使收件人第一眼便可了解商务电邮的主要内容或目的，判断电邮内容的重要性和紧急程度，从而实现商务往来中省时省力的“经济原则”，同时也不会耽误要讨论或解决的商务事宜。商务电邮中可以适当使用一些人们熟知的商务缩写，以节省空间和时间。前提是这些商务缩写是常用通用缩写，且不可被大量使用在商务电邮中。在收发商务电邮时，相当重要的一点是做好保密工作。有些商务电邮涉及公司或个人的商务机密，不得为相关人等之外的人员了解，以免信息被泄露，影响公司或个人的利益。在收发此类商务电邮时，要特别注意私密性。

商务电邮的翻译和商务信函的翻译比较类似，但是要遵循商务电邮的固定格式，而不能完全照搬商务信函的格式来翻译。总的来说，商务电邮的翻译原则为“忠实、通顺、礼貌”，首先商务电邮译文应准确、完整、清晰地表达原文要传递的信息和目的；其次，商务电邮译文要通顺易懂，不能晦涩难解，从而影响阅读效果；最后，商务电邮的译文也应遵循商务电邮的撰写原则，以客气礼貌为好，这样才能有助于商务沟通、达成协议或解决问题。