会计凭证及其作用简介

填制与审核会计凭证是会计核算方法之一，它是会计核算工作的开始，是对经济业务进行核算和监督的重要环节。因此，任何一项经济业务发生时，都必须填制或取得会计凭证，并以会计凭证作为依据进行会计核算，从而为企业会计核算工作提供真实的会计资料，以保证会计信息的质量要求。

一、会计凭证的含义

会计凭证是记录企业经济业务、明确经济责任、据以登记账簿的具有法律效力的书面证明。例如，从外单位购入货物时取得的增值税专用发票；生产部门领用原材料时填写的领料单；采购人员出差回来报销差旅费的单据，这些会计凭证不仅记录了经济业务发生的时间和内容，而且有经办人员的签名和盖章，可以明确经济责任。只有会计部门对这些单据的真实性、正确性、合理性、合法性等方面进行审核并确认无误后，它们才能作为登记账簿的依据。

二、会计凭证的作用

填制与审核会计凭证是会计核算的一项基础工作，为会计核算提供真实的会计资料、保证会计信息质量等起着至关重要的作用。具体表现在以下四个方面。

（一）会计凭证是提供经济业务原始资料的重要载体

对会计主体发生的每一笔经济业务，首先都需要及时填制或取得会计凭证，用来记录经济业务的真实情况。会计凭证记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据。

（二）会计凭证是登记账簿的必要依据

每一笔经济业务的发生，都必须通过填制会计凭证来如实地记录经济业务发生的时间、内容、数量和金额，然后再对会计凭证的真实性、正确性、合理性、合法性等方面进行审核，只有在审核确认无误后，才能登记入账簿。如果没有真实、合法的会计凭证作为依据，任何经济业务都不能登记到账簿中，所以，做好会计凭证的填制与审核工作是保证会计账簿资料真实性、正确性和合法性的重要条件。

（三）会计凭证是明确经济责任的主要手段

每一笔经济业务的发生，都要填制或取得合法的会计凭证。有关部门和经办人员都要在会计凭证上签章，以明确责任，这样可以促使有关部门和经办人员对经济业务的真实性和合法性负责，增加责任感。同时，会计凭证在各有关部门和经办人员之间的传递，还可以相互监督、牵制，发现问题时，便于分清责任、查找原因，使岗位责任制得到落实和加强。

（四）会计凭证是实行会计监督的具体措施

通过审核会计凭证，可以监督各项经济业务的合法性，检查经济业务是否符合国家有关法律制度，检查其有无违法乱纪，会计核算有无违反会计准则的规定，对管理中存在的问题和漏洞及时制止和纠正，从而发挥会计的监督作用。

三、会计凭证的种类

会计凭证按其填制程序和用途不同，可以分为原始凭证和记账凭证两类。

（一）原始凭证

原始凭证是经济业务发生或完成时取得或填制的，载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，它是进行会计核算的原始资料和主要依据。原始凭证主要发挥记录经济业务、明确经济责任的作用。如增值税专用发票、普通发票、领料单、收据、差旅费报销单、支票存根和银行进账单等。原始凭证的种类如图5－1所示。

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图5－1 原始凭证种类图

1．原始凭证按其来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证

（1）自制原始凭证。

自制原始凭证是本单位经办业务的部门或人员在经济业务发生或完成时，按照经济业务的内容自行填制的原始凭证。如收料单、入库单、领料单、限额领料单、差旅费报销单、出库单、借款单、工资结算单和发料凭证汇总表等。自制原始凭证的格式是多种多样的，领料单的格式及填制如表5－1所示。

表5－1 领料单

（2）外来原始凭证。

外来原始凭证是指经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如供货单位开具的增值税专用发票、对外单位支付款项时取得的收据、开户银行转来的银行进账单或银行信汇凭证以及职工出差时取得的飞机票、火车票、汽车票、船票等。外来原始凭证的格式也是多种多样的，增值税专用发票的格式及填制如表5－2所示。

表5－2 增值税专用发票

2．原始凭证按其填制手续及内容不同，可分为一次原始凭证、累计原始凭证、汇总原始凭证和记账编制原始凭证

（1）一次原始凭证。

一次原始凭证是指只记录一项经济业务或同时记录若干项同类经济业务，并在经济业务发生或完成时一次填制完成的、只使用一次的原始凭证。所有外来原始凭证和绝大多数自制原始凭证都是一次凭证，如增值税专用发票、收料单、领料单、收据和银行进账单等。收料单的格式及填制如表5－3所示。

表5－3 收料单

（2）累计原始凭证。

累计原始凭证是指在一定时期内连续记录若干同类经济业务、需要多次填制完成的原始凭证。其特点是：在一张记账凭证上可以连续登记相同性质的经济业务；随时结出累计数及结余数，期末按实际发生额记账。使用累计原始凭证，可以简化核算手续，减少凭证数量，能对材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企业进行计划管理的手段之一。具有代表性的累计原始凭证是“限额领料单”，其格式及填制如表5－4所示。(www.xing528.com)

表5－4 限额领料单

（3）汇总原始凭证。

汇总原始凭证是在一定会计时期内，为了简化记账凭证的填制工作，将一定时期反映相同经济业务的多张原始凭证，按一定标准经汇总后一次填制完成的原始凭证，用以集中反映某项经济业务的总括情况。如发出材料汇总表、收入材料汇总表、工资结算汇总表等。工资结算汇总表的格式及填制如表5－5所示。

表5－5 工资结算汇总表

续 表

（4）记账编制原始凭证。

记账编制原始凭证是由会计人员根据账簿记录的结果对某些特定的经济业务进行归类、整理而编制成的原始凭证。如产品成本计算单、制造费用分配表、固定资产折旧计算表等。制造费用分配表的格式及填制如表5－6所示。

表5－6 制造费用分配表

（二）记账凭证

记账凭证是由会计部门根据审核无误的原始凭证或汇总表填制，记载经济业务的简要内容，确定会计分录，作为登记账簿直接依据的一种会计凭证。记账凭证主要是发挥会计凭证作为记账依据的作用。记账凭证的种类如图5－2所示。

1．记账凭证按使用范围不同，分为通用记账凭证和专用记账凭证

（1）通用记账凭证是一种适合于任何经济业务的记账凭证，其格式及填制如表5－7所示。

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图5－2 记账凭证的种类

表5－7 通用记账凭证

（2）专用记账凭证是专门用于记录某一类经济业务的记账凭证，通常按其是否反映货币资金的收付款业务，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

①收款凭证。收款凭证是用来记录货币资金收入业务的记账凭证。收款凭证又可根据反映的具体对象的不同区分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。两者的格式基本相同，只是借方科目填写的内容不同。银行存款收款凭证的格式及填制如表5－8所示。

表5－8 收款凭证

②付款凭证。付款凭证是用来记录货币资金付出业务的记账凭证。付款凭证又可以根据业务反映的具体对象不同区分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。库存现金付款凭证的格式及填制如表5－9所示。

表5－9 付款凭证

③转账凭证。转账凭证是用来记录非货币资金收付的其他业务的记账凭证。凡是不涉及现金收付和银行存款收付的其他经济业务，均为转账业务，应填制转账凭证。其格式及填制如表5－10所示。

表5－10 转账凭证

2．记账凭证按其填制方法不同，可以分为复试记账凭证和单式记账凭证

（1）复式记账凭证是将每一笔业务所涉及的全部科目及其发生额均在一张记账凭证上反映的记账凭证。它是实际工作中应用最广泛的记账凭证。上述的通用记账凭证和专用记账凭证都是复式记账凭证。复式记账凭证全面地反映经济业务的账户对应关系，有利于了解企业资金运动的来龙去脉，同时还可以检查会计分录的正确性，减少记账凭证的数量，便于查账。缺点是不便于对每一会计科目进行核算汇总。

（2）单式记账凭证是指把一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制记账凭证，每张记账凭证只填制一个会计科目的记账凭证。填列借方科目的被称为借项记账凭证，填列贷方科目的被称为贷项记账凭证。单式记账凭证采用分数编号法，每一业务编一总号，再按凭证张数编几个分号。单式记账凭证的内容单一，有利于汇总每个科目的发生额，可以减少登记总账的工作量。缺点是制证工作量较大，不利于在一张凭证上反映经济业务的全貌，不便于查找差错。会计实务中很少使用这种记账凭证。

3．记账凭证按其是否经过汇总，可以分为单一记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表

（1）单一记账凭证是指根据原始凭证编制，只反映某项经济业务会计分录的记账凭证。前面介绍的专用记账凭证（收、付、转凭证）、通用记账凭证、复式记账凭证和单式记账凭证均是单一记账凭证。

（2）汇总记账凭证是根据一定时期内同类的单一记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证，目的是简化登记总账的工作量，缺点是定期汇总增加了会计的工作量。汇总记账凭证按反映经济业务的内容分类，可分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。

（3）科目汇总表也称记账凭证汇总表，是将一定时期内所有的记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证，其目的是为了简化登记总账的手续。科目汇总表的格式及填制如表5－11所示。

表5－11 科目汇总表