会计凭证的传递与保管方法优化

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从填制、审核、记账到装订成册、按册归档保管时为止，在有关部门和人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。会计凭证的传递示意图如图5－10所示。

会计凭证的传递过程，既是组织、协调经济活动的过程，又是传输会计数据的过程。它是企业经营管理的重要组成部分，对加强各部门的经济合作和充分发挥会计的监督作用是非常重要的。会计凭证的传递主要包括传递路线、传递时间和传递手续三个方面的内容。

看一看

图5－10 会计凭证的传递示意图

（一）传递路线

各单位应根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证填制的联数和传递流程。既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，从而保证其沿着简捷、合理的路线传递。

（二）传递时间

会计凭证的传递时间，应考虑各部门和有关人员的工作内容和工作量在正常情况下可以完成的时间，明确规定各种凭证在各个环节上停留的最长时间，不能拖延和积压会计凭证，以免影响会计工作的正常秩序。一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，不允许跨期；否则，将影响会计核算的准确性和及时性。

（三）传递手续(www.xing528.com)

会计凭证传递过程中的衔接手续，应该做到既完备、严密，又简便易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续办理，以保证会计凭证的安全和完整。

会计凭证的传递路线、传递时间和传递手续明确后，可制成凭证流程图，制定凭证传递程序，规定凭证传递路线和环节、在各环节上的时间、处理内容及交接手续，使凭证传递工作有条不紊、迅速有效地进行。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管是指对已经使用过的会计凭证进行整理、装订、归档和存查等管理工作。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的证明文件，又是登记账簿的依据，为便于查阅和利用，各种会计凭证在办理完各项业务手续并据以登记账簿以后，应由会计部门整理归类，装订成册，并按国家统一规定的会计档案保管办法进行保管。

（1）任何企业在完成经济业务手续和记账之后，必须按规定建立立卷归档制度，形成会计档案资料科，妥善保管，以便日后随时查阅。会计凭证在记账后，应定期（每天、每旬或每月）进行分类整理，各种记账凭证定期装订（包括所附原始凭证和原始凭证汇总表）成册后要加盖封面、封底，注明单位名称、凭证种类及起讫日期，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。对于数量多、性质相同且需要随时查阅的原始凭证，可以单独装订，注明日期、种类，并在所属记账凭证上注明“附件另订”字样。

（2）其他经济凭证如各种经济合同、涉外文件等重要的原始凭证以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

（3）年度终了更换并启用新账后，把更换下来的旧账送交总账会计集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，由财务部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

（4）各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存15年。其中，现金、银行存款日记账要保存25年，涉外和对私改造的会计凭证及账簿应永久保存。保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。