私人文书保管的优化方法

私人文书的处理程序较为简单，一般在很短的时间内就能处理完毕，大量的工作是保管。

一、私人文书保管的重要意义

首先，私人文书的妥善保管对于我们搞好工作学习有很重要的意义。个人与集体、单位有着不可分割的联系，平时把单位和同志们给自己安排的事情和工作记录下来妥善保管，这样工作就会干好，并且很出色。人每日都要学习，把学习的体会记下来，或把当天重要的事情记下来，日积月累，也能获得很多知识，有助于学习的提高。

共次，私人文书的妥善保管能方便家庭生活。一个家庭有不少成员，都有对外的交往联系，也有许许多多的事情，把家庭中所形成的那怕是最简单的书面文字材料妥善保管起来，会给生活带来很多方便。有时需要某一个材料，东扒西找，也不知放在什么地方，急得头上直冒汗，也找不到，这势必影响办事的效率。

再次，是私人文书的妥善保管能为自己提供有力的凭据。个人、家庭、家族的经济交往中，也形成一些书面材料，如借条　，欠条　，私人合同，家谱等，如果保管不善，一旦丢失，将会带来很多麻烦，或造成不必要的损失。

二、私人文书保管的方法

公务文书，有机关单位的优越的物资条　件进行保管，而私人文书则要根据家庭的具体情况来保管。

（一）建立家庭档案柜

要保管好私人文书，首先要建立家庭档案柜，将其与家庭的生活用品，衣物等区别开来。建立家庭档案柜能防止私人文书的遗失，给工作、学习和生活带来很大方便。

这里要强调去掉轻视私人文书的思想，有同志认为，私人文书，是对个人而言的，保管不保管无所谓，即使丢了也妨碍不了大事，这是不正确的。私人文书的妥善保管，不仅仅是给自己的生活、学习带来方便，而且还体现对别人的尊重。如有的同志给你来了信，私人信件写的事情一般是不能公开的，要是对私人信件乱扔乱丢，让局外人看到了，这是不恰当的。再如我们平常写的日记、论文手稿及学习心得体会等，这些也是不能乱丢乱放的。因此我们要在尽可能的情况下，建立家庭档案柜。

（二）私人文书保管分类

每个人、每个家庭的文书很多，为了便于查找，避免混乱，我们要分类保管。分类时要根据每个人，每个家庭文书的具体情况而定。根据现在家庭的情况，私人文书一般分成如下类别：

1、图书类

将个人购置的图书放在一起。如果图书多了应再分类，根据图书的内容分成政治（包括哲学、马列、法律等）、文学（中国古代文学、中国现代文学、中国当代文学、外国文学，包括小说、诗歌、散文、文学评论、美学等）、艺术（书法、美术、音乐、舞蹈等）等类，此外，还可根据自己所搞的专业再行分类。(www.xing528.com)

2、报刊资料类

将平常订阅的报刊有秩序地放在一起，另外把收集、剪裁的报刊资料也按其内容放在一起。

3、个人创作

把有关个人、家庭、家族等所形成的文书材料编放在一起，如自传、回忆录、家史、家谱、记事簿等。另外把个人学习方面的如日记、笔记、论文提纲、著作手稿、卡片、讲义及各种创作等放在一起。

4、礼仪交往类

此类包括重要信函，请帖及有关往来资料。

5、生活资料类

此类包括各种条　据、各种证件、家庭医疗、卡袋、家用器具说明书及照片等。

（三）私人文书编号

私人文书保管要编号，这样既使文书有条　不紊，又能及时地统计文书。编号要考虑到以后能够接续，分成大类号、小类号及个别号。

私人文书按编好的顺序号放置。

三、坚持平时归档

人每天的事情都很多，一旦有文书需要保存就要及时地按分类放到家庭档案柜里，不要有“等一等再放”的思想。因为时间一长就容易忘记。