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系统公用基础信息设置方式

时间:2023-05-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息,一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。凭证类别设置完后,用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准,供系统对录入的记账凭证进行输入校验,以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。

系统公用基础信息设置方式

设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

(一)设置编码方案

设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。

(二)设置基础档案

设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础,其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。

1.设置企业部门档案

设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等,其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算

2.设置职员信息

设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等,其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。

3.设置往来单位信息

往来单位包括客户与供应商。

设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息,一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息,一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。

4.设置项目信息

项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息一般包括定义核算项目,建立项目档案,输入其名称、代码等。

项目类别是指所设置项目的名称,如生产成本销售费用等,项目目录是指某一个项目类别的具体分类,如生产成本可分为直接材料、直接人工和制造费用等。

【例3-4】

(1)设置企业部门档案。

表3-2 部门档案信息

(2)设置职员档案。

表3-3 职员档案信息

续表

(3)地区分类信息。

表3-4 地区分类信息

(4)客户分类信息。

表3-5 客户分类信息

(5)客户档案信息。

表3-6 客户档案信息

(6)供应商分类信息。

表3-7 供应商分类信息

(7)供应商档案信息。

表3-8 供应商档案信息

操作步骤:

(1)以用户名“1”,密码“1”,选择“999账套”,会计年度选择“2015年”,操作日期“2015-01-01”进入信息门户,执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令,打开“部门档案”窗口,在“部门档案”窗口中点击【增加】按钮,增加相关信息后点击【保存】按钮,依次增加部门档案信息,如图3-14所示。

图3-14 输入部门档案

(2)执行“基础设置→机构设置→职员档案”命令,打开“职员档案”窗口,在“职员档案”窗口中按要求输入职员信息,输完后点击【增加】按钮,全部输完后点击【退出】按钮返回,如图3-15所示。

【注意】

职员信息填制过程中,所属部门可以手动输入也可以选择输入,输入职员档案信息之后,须敲回车换行才能保存。

(3)执行“基础设置→往来单位→地区分类”命令,打开“地区分类”窗口,在“地区分类”窗口中,点击【增加】按钮,输入地区分类信息,每输一地区分类信息点击【保存】按钮,全部输完后点击【退出】按钮,如图3-16所示。

图3-15 输入职员档案

图3-16 地区分类信息

(4)执行“基础设置→往来单位→客户分类”命令,打开“客户分类”窗口,点击【增加】按钮,输入信息后点击【保存】按钮,全部输完后,点击【退出】按钮返回,如图3-17所示。

(5)执行“基础设置→往来单位→客户档案”命令,打开“客户档案”窗口,点击【增加】按钮,输入客户档案信息后,点击【保存】按钮,全部输完后点击【退出】按钮,如图3-18所示。

【注意】

在进行客户档案设置前应先对客户进行分类,同时必须要选择末级分类,才能输入客户档案。

图3-17 客户分类信息

图3-18 客户档案信息

(6)执行“基础设置→往来单位→供应商分类”命令,打开“供应商分类”窗口,点击【增加】按钮,输入信息后,点击【保存】按钮,全部输入完后,点击【退出】按钮,如图3-19所示。

(7)执行“基础设置→往来单位→供应商档案”命令,打开“供应商档案”窗口,点击【增加】按钮,输入信息后,点击【保存】按钮,全部输入完后,点击【退出】按钮,如图3-20所示。

【注意】

在进行供应商档案设置前应先对供应商进行分类,同时必须要选择末级分类,才能输入供应商档案。

(三)设置收付结算方式

图3-19 供应商分类信息

图3-20 供应商档案信息

设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。

(四)设置凭证类别

设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。(www.xing528.com)

凭证类别设置完后,用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准,供系统对录入的记账凭证进行输入校验,以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。

在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

在记账凭证录入时,如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目,则系统会提示错误,要求修改,直至符合为止。

(五)设置外币

设置外币是指当企业有外币核算业务时,设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。通常在设置外币时,需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。

(六)设置会计科目

设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中,并按照企业核算要求和业务要求,对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

1.增加、修改或删除会计科目

系统通常会提供预置的会计科目。用户可以直接引入系统提供的预置会计科目,在此基础上,根据需要增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多,用户也可以根据需要自行设置全部会计科目。

增加会计科目时,应遵循先设置上级会计科目,再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

删除会计科目时,必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。

2.设置科目属性

(1)会计科目编码。

会计科目编码按照会计科目编码规则进行。在对会计科目编码时,一般应遵守以下原则:

①唯一性。每个编码必须唯一地标识某一个科目,不可重复。

②统一性。所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。

③扩展性。编码既要适应企业当前核算的要求,又要考虑将来业务发展的变化,在设计编码时应注意保留一些空间,以方便将来科目的增减变动。

(2)会计科目名称。

从会计软件的要求来看,企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号,但不能为空。

(3)会计科目类型。

按照国家统一会计准则制度要求,会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下会计科目,则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致,用户不能更改。

(4)账页格式。

账页格式用于定义该会计科目在账簿打印时的默认打印格式。一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。当会计科目有数量核算时,账簿格式设置为“数量金额式”;当会计科目有外币核算要求时,账簿格式设置为“外币金额式”。

(5)外币核算。

用于设定该会计科目核算是否有外币核算。

(6)数量核算。

用于设定该会计科目是否有数量核算。如果有数量核算,则需设定数量计量单位。

(7)余额方向。

用于定义该会计科目余额默认的方向。一般情况下,资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方,负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

(8)辅助核算性质。

用于设置会计科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算,为企业提供多样化的信息。辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

(9)日记账和银行账。

用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。

【例3-5】

(1)企业结算方式信息。

表3-9 企业结算方式信息

(2)凭证类别信息。

表3-10 凭证类别信息

(3)外币信息表。

表3-11 外币种类信息

(4)增加、修改会计科目信息。

资产类:100201工行存款,100202中行存款 外币币种美元,100203建行存款,1122应收账款 客户往来,1123预付账款 供应商往来,1221其他应收款 个人往来,140301面粉 袋,140302白糖 斤,140303纸箱 只,140304纸盒 只。

负债类:222101进项税额,222102销项税额,2202应付账款 供应商往来,2203预收账款客户往来。

成本类:500101直接材料,500102直接人工,500103制造费用。

损益类:660201差旅费 部门核算,660202办公费部门核算,660203折旧费部门核算。

(5)指定库存现金银行存款会计科目。

操作步骤:

(1)执行“现金银行→结算方式”命令,在“结算方式”窗口,点击【增加】按钮,输入信息后点击【保存】按钮,全部输完后点击【退出】按钮,如图3-21所示。

图3-21 设置结算方式

(2)执行“基础设置→财务→凭证类别”命令,打开“凭证类别预置”对话框,选择“收款凭证 付款凭证 转账凭证”,点击【确定】按钮,在凭证类别中选择相应的信息,设置完后点击【退出】按钮,如图3-22所示。(限制类型需选择,限制科目可选择也可输入。)

图3-22 凭证类别信息

(3)执行“基础设置→财务→外币种类”命令,打开“外币设置”窗口,输入币符和币名后点击【确认】按钮,点击美元,再输入记账汇率,按回车键,完毕后点击【退出】按钮,如图3-23所示。

图3-23 设置外币种类和汇率

(4)执行“基础设置→财务→会计科目”命令,在“会计科目”窗口中点击【增加】按钮,增加相应的信息后点击【确定】按钮即增加成功。修改会计科目时点击该科目,进入后点击【修改】按钮,有外币和辅助核算类型的在其前点击,打钩即可,修改完后点【确定】按钮,如图3-24所示。

图3-24 设置会计科目

【注意】

(1)要修改或删除会计科目,首先应选中该会计科目。

(2)修改或删除会计科目,应该遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。

(3)要修改或删除的会计科目如果已经输入余额,必须先删除本级及以下科目的期初余额(改为0),才能修改或删除该科目。

(4)科目已经使用,比如说该科目已经输入凭证,则不能修改或者删除该科目,不允许该科目升级,只能增加同级科目,而不能在该科目下增设下级科目。

(5)执行“基础设置→财务→会计科目”命令,在“会计科目”窗口中,点击“编辑→指定科目”,进入“指定科目”对话框,单击“现金总账科目”,选中“1001库存现金”,点击向右按钮使该科目由待选科目选入已选科目,点击【确认】按钮。再单击“银行总账科目”,选中“1002银行存款”,单击向右按钮使该科目由待选科目选入已选科目,点击【确认】按钮,如图3-25所示。

图3-25 指定会计科目

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