（一）凭证管理
1.凭证录入
（1）凭证录入的内容。
凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。用户应该确保凭证录入的完整、准确。另外，对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时，系统会弹出相应的窗口，要求根据科目属性录入相应的辅助信息；对于设置为外币核算的会计科目，系统会要求输入外币金额和汇率；对于设置为数量核算的会计科目，系统会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价。
①凭证类别。录入凭证时制单人员应该录入凭证类别。
②凭证编号。凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号。凭证编号为必填内容，可以自动生成，也可以手工输入。
③制单日期。默认的制单日期为填制记账凭证当天登录的计算机系统日期。用户可以根据需要对日期进行修改。首张凭证的制单日期不得早于账套启用日期，不得晚于计算机系统日期，如果进行了制单序时设置，则对于同一类别的记账凭证，后一张凭证的制单日期不得早于前一张凭证的制单日期，不得晚于计算机系统日期，否则系统将视为逻辑错误要求修改，未经修改的凭证将被拒绝保存。制单日期为必填内容。
④附件单据数。附件单据数是指填制记账凭证应附原始凭证的张数。
⑤摘要。摘要用来简单说明发生的业务内容。摘要为必填内容。
⑥会计科目。填制凭证时必须录入到会计科目的最末级。会计科目为必填内容，账务处理模块提供多种参照方式录入会计科目。
⑦发生金额。在一张记账凭证中的每个会计科目后都需要录入发生额，录入发生额时，必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求，并且一个会计科目不能同时出现借方金额和贷方金额。发生金额为必填内容。
⑧辅助核算信息。对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时，系统会弹出相应的窗口，要求根据会计科目属性录入相应的辅助信息。如果一个会计科目同时兼有多种辅助核算，则要求输入各种辅助核算的有关内容。
⑨外币核算信息。对于设置为外币核算的会计科目，系统会要求输入外币金额和汇率，输入并选择发生额方向后，系统自动按照公式“外币金额×汇率”计算出本会计科目的发生额，填入相应栏目。
⑩数量核算信息。对于设置为数量核算的会计科目，系统会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价，输入并选择发生方向后，系统自动按照公式“数量×单价”计算出本会计科目的发生额，填入相应栏目。
（2）凭证录入的输入校验。
在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括：
①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目。
②会计科目是否为末级科目。
③会计科目是否符合凭证的类别限制条件。
④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求。
⑤凭证必填内容是否填写完整。
⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。
2.凭证修改
（1）凭证修改的内容。
凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。
（2）凭证修改的操作控制。
①修改未审核或审核标错的凭证。对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。
②修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。
③修改已经记账的凭证。会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。
④修改他人制作的凭证。如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。
3.凭证审核
（1）凭证审核功能。
审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。如果审核发现记账凭证存在错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改。如果审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。
（2）凭证审核的操作控制。
①审核人员和制单人员不能是同一人。
②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行。
③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行。
④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。
4.凭证记账
（1）记账功能。
在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
（2）记账的操作控制。
①期初余额不平衡，不能记账。
②上月未结账，本月不可记账。
③未被审核的凭证不能记账。
④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账。
⑤记账过程中，不应人为终止记账。
5.凭证查询
在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况。
【例3-7】
（1）录入下列凭证。
①2015年1月1日，财务部从工行提取现金10000元，现金支票号XJ001。
摘要 提现
借：库存现金（1001） 10000
贷：银行存款—工行存款（100201） 10000
②2015年1月2日，预支销售部刘星赴四川差旅费3000元。
摘要 出差借款
借：其他应收款（1221） 3000
贷：库存现金（1001） 3000
③2015年1月3日，销售部刘星报销差旅费2270元，余额收回现金730元。
摘要 报销差旅费
借：管理费用（660201） 2270
库存现金（1001） 730
贷：其他应收款（1221） 3000
④2015年1月3日，购买面粉10000元，材料直接入库，货款以银行存款支付。
摘要 购买材料
借：原材料—面粉（140301） 10000
贷：银行存款—工行存款（100201） 11700
⑤2015年1月4日，收到利安公司一张转账支票40000元，以偿还前欠货款。（转账支票号ZP003）
摘要：收到货款
借：银行存款—工行存款（100201） 40000
贷：应收账款—利安公司（1122） 40000
（2）以用户名1，密码1的身份进入信息门户，审核所有凭证。
（3）以用户名2，密码2的身份进入信息门户，进行出纳签字。
（4）对所有凭证进行记账。
（5）查询收字0002号凭证。
操作步骤：
（1）以用户名3，密码3的身份进入信息门户，执行“总账→凭证→填制凭证”命令，打开“填制凭证”窗口，选择凭证类型、制单日期，输入附单据数，输入摘要、会计科目、金额，输完后点击【保存】按钮，全部输完点击【退出】按钮，如图3-28所示。
【拓展】
（1）录入凭证时录入一项按回车键，光标将自动转入下一项要录入的内容。
（2）会计科目可以输入汉字、字母、科目编码或选择输入。
（3）借方金额输入后，输入贷方金额时可按“=”键，贷方金额便可自动输入。
（4）当“库存现金”或“银行存款”科目在借方时，该凭证为收款凭证；当“库存现金”或“银行存款”科目在贷方时，该凭证为付款凭证；当借贷方均无“库存现金”或“银行存款”科目时，该凭证为转账凭证，当借贷方均有“库存现金”或“银行存款”科目时，该凭证为付款凭证。
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图3-28 填制凭证
（2）以用户名1，密码1的身份进入信息门户，执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“审核凭证”查询条件对话框。输入查询条件，可采用默认值。点击【确认】按钮，进入“审核凭证”窗口，双击要审核的凭证，进入审核凭证窗口检查所填制凭证是否有误，无误后点击【审核】按钮，对所有凭证进行审核，完毕点击【退出】按钮，如图3-29所示。
（3）以用户名2，密码2的身份进入信息门户，执行“总账→凭证→出纳签字”命令，打开“出纳签字”窗口，点击【签字】【下张】【签字】按钮，对所有凭证进行出纳签字，完毕后点击【退出】按钮，如图3-30所示。
【注意】
（1）如果期初余额试算不平衡不能记账。
（2）未审核的凭证不能记账。
（3）如果不输入记账范围，系统默认为所有凭证。
（4）记账后不能整理断号。
（5）在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可点击【上一步】按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可点击【取消】按钮，取消本次记账工作。
图3-29 审核凭证
图3-30 出纳签字
（4）以用户名3，密码3的身份进入信息门户，执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口，点击【全选】按钮，如图3-31所示。
图3-31 记账范围
（5）点击【下一步】【下一步】【记账】按钮，试算平衡后点击【确认】按钮，记账完毕，如图3-32所示。
（6）执行“总账→凭证→查询凭证”命令，打开“查询凭证窗口”，选择凭证类别，输入凭证号，即可查询该凭证，如图3-33所示。
图3-32 记账
（二）出纳管理
出纳主要负责现金和银行存款的管理。出纳管理的主要工作包括：现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理
出纳对现金日记账和银行存款日记账的管理包括查询和输出现金及银行存款日记账。
资金日报表以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报。出纳对资金日报表的管理包括查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。
图3-33 查询凭证
2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。
（1）支票购置。
支票购置是指对从银行新购置的空白支票进行登记操作。登记的内容包括购置支票的银行账号、购置支票的支票规则、购置的支票类型、购置日期等。
（2）支票领用。
支票领用时应登记详细的领用记录，包括领用部门、领用人信息、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。
（3）支票报销。
对已领用的支票，在支付业务处理完毕后，应进行报销处理。会计人员应填制相关记账凭证，并填入待报销支票的相关信息，包括支票号、结算方式、签发日期、收款人名称、付款金额等。
3.银行对账
银行对账是指在每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，并编制每月银行存款余额调节表的过程。
会计软件中执行银行对账功能的具体步骤包括：银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账、银行存款余额调节表的编制等。
（1）银行对账初始数据录入。
在首次启用银行对账功能时，需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项，即银行对账的初始数据。从启用月份开始，上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。
（2）银行对账单录入。
对账前，必须将银行对账单的内容录入系统中。录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额，余额由系统自动计算。
（3）对账。
在会计电算化环境下，系统提供自动对账功能，即系统根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。
系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中，发生金额相同是对账的基本条件，对于其他条件，用户可以根据需要自定义选择。
除了自动对账外，系统一般还提供手工对账功能。特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员通过人工识别进行勾对。
（4）余额调节表的编制。
对账完成后，系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额对未达账项进行调整，自动生成银行存款余额调节表。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。
（5）核销已达账项。
对账平衡后，核销银行日记账已达账项和银行对账单已达账项。
4.（单选）银行对账是将企业的（ ）和银行对账单进行核对，并生成银行存款余额调节表。
A.银行存款日记账 B.现金日记账
C.资金日报表 D.资金余额表
【答案】A
【解析】银行对账是将企业的银行存款日记账和银行对账单进行核对，最终生成相应的银行存款余额调节表。
（三）账簿查询
1.科目账查询
（1）总账查询。
用于查询各总账科目的年初余额、各月期初余额、发生额合计和期末余额。总账查询可以根据需要设置查询条件，如会计科目代码、会计科目范围、会计科目级次、是否包含未记账凭证等。在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前会计科目当前月份的明细账。
（2）明细账查询。
用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括会计科目范围、查询月份、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证及联查总账。
（3）余额表。
用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出某会计科目范围在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出包含未记账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。
（4）多栏账。
多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、月份、是否包含未记账凭证等。
（5）日记账。
用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账。用户可以查询输出某日所有会计科目（不包括现金、银行存款会计科目）的发生额及余额情况。用户可以设置多种查询条件，包括查询日期、会计科目级次、会计科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。
2.辅助账查询
辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。
3.账簿查询的操作路径
操作步骤：
执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框，输入查询科目。点击【确认】按钮，进入“总账”窗口。点击本月合计，单击【明细】按钮，查看明细账信息，如图3-34所示。
图3-34 查看明细账
【拓展】
（1）不论是打印还是查询，都必须指定打印或者查询的条件，系统才能将数据显示在屏幕上或者输出到打印机。
（2）查询可以方便地实现总账、明细账和凭证之间的联查。
（3）查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。
①基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿查询。
打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。
打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。
②辅助账簿查询包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。
打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。
打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。
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