1.单据名称（Name of Documents）：装运通知在合同或信用证里的英文表述为“Shipping Advice”或“Advice of Shipment”，必须符合信用证的要求。
2.发电日期（Issue Date）：填写实际发电日期，一般在信用证规定的期限内。实际业务中最好在提单日。
3.收件人名称和地址（Messrs）：—般填写收货人公司名称和地址，除非信用证另有规定。按照合同或信用证的规定，装运通知的收件人可以是进口商（开证申请人），也可以是指定的保险公司。有时信用证上还明示收件人的传真或电邮号码，也须一并明示出来。如果合同或信用证没有明示收件人，可以填为“To whom it may concern”，意思是“敬启者”。
4.合同或信用证号（S/C No.or L/C No.）：填写合同号，信用证支付方式下一般加上信用证号。
5.货名（Name of Commodity/Goods or Descriptions）：按合同或信用证的货名填写。
6.箱数（Number of Ctns）及总重量（Total G.W.）：按合同或信用证中的数量和重量填写。(www.xing528.com)
7.提单号码（B/L No.）：填写提单上显示的号码。
8.运输工具（Ocean Vessel）：填写提单上的船名。当需要转船时，必须填写第一程和第二程的船名。
9.装运港及目的港（Port of Loading/Destination）：填写信用证中的装运港及目的港名称。
10.唛头（Shipping Marks）：填写指定的船运标记。
11.日期：填写装运通知的日期，此日期不能超过合同或信用证约定的时间，常见的有以小时为准，如“within 24/48 hours”；或以天为准，如“one day before the shipment date”。当信用证没有规定时间时，应与提单日期同一天，即装船启立即发送；如果信用证规定“immediately after shipment（装船后立即通知）”，应掌握在提单日期的三天之内；如果信用证规定“within 2 days after shipment（装运后两天之内）”，应掌握在提单日期后的两天之内。
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