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协作方式:打破界限与提高效率新型团队

时间:2023-05-27 理论教育 版权反馈
【摘要】:⑤公司可以提供24小时的服务,虚拟团队有助于组织作出快速反应,可以增加组织灵活性和柔性。VeriFone公司的虚拟团队VeriFone公司是一个信用卡确认及自动付款设备供应商,15年前初创时是一个虚拟公司,今天它在业务各方面都采用虚拟团队。VeriFone公司的虚拟团队概念极为灵活。尽管有这一切灵活性,VeriFone公司仍有一些严格的“规定”以确保组成团队不是任意的。

协作方式:打破界限与提高效率新型团队

1)虚拟团队

20世纪末,以计算机网络通信技术为主的信息技术革命及互联网的崛起将人类社会带入网络时代,极大地改变了整个世界的运行方式。一些团队组织开始引入虚拟团队,以适应外部环境的快速变化。目前,虚拟团队已经应用于许多领域,比如R&D组织、客户服务、科学研究等。

(1)虚拟团队的含义

虚拟团队(virtual teams)是指由跨越不同地域空间,或是不同组织、不同部门的具有不同知识和技能的成员组成的,利用信息技术联合起来,针对同一个目标进行系统合作的团队组织形式。

(2)虚拟团队的特点

虚拟团队的核心是人、目标和联系,这和其他团队有相似之处。此外,虚拟团队具有一些其他的特征:

①虚拟团队是一个人才网络。虚拟团队成员可以是组织内部的,也可以是组织外部的。

②成员交流依赖于信息技术。虚拟团队跨越了时间和空间的限制,主要利用最新的网络、邮件、移动电话、可视电话会议等技术,进行跨地区、跨组织的信息交流。

③虚拟团队具有高度动态性。一方面,虚拟团队在任务开始时正式形成,当任务结束时自动解散;另一方面,在工作过程中,由于团队成员任务、角色不同,所以他们必须相互协作,交流经验,共享有关知识,从而形成动态的协作过程。

④有比较宽泛的边界。虚拟团队突破组织边界是依据契约而运作,是一个短期性或长期性的策略联盟。

(3)虚拟团队的优势

①虚拟团队的建立拓展了组织的人才来源渠道,实现了人才资源的最优整合。在知识经济条件下,知识型员工不再忠诚于一个组织,企业往往无法拥有企业发展所需的全部人才。虚拟团队打破了企业的组织边界,能充分利用外部人力资源,通过信息技术联结,实现知识共享,整合人才资源。

②能够获取和留住团队工作所需要的最优秀人才。当员工的居住地区不再成为组织招聘所要考虑的因素时,员工来源就大幅度增加,这为获取通常很难招聘到的专门技术人才创造了条件。同时,如果组织搬迁也不会影响留住原来的员工。通过虚拟团队的运用,组织还可以储备更多人才,一旦需要可以随时利用他们。

③缩短组织信息交流、沟通所用的时间,有利于知识的共享。由于成员可能散居各地,利用虚拟组织方式,借助先进的信息技术,可以及时沟通信息,防止信息滞留,从而能快速作出更为准确的决策

④可以减少办公空间,降低各项费用,还可以进入更廉价的劳动力市场。这主要得益于远程工作者和在家上班的弹性工作制;还包括团队成员为聚集开会、讨论而支付的旅行、办公和重新安置员工的相关费用。虚拟团队可以利用劳动力比较低廉的遥远地区的人员。

⑤公司可以提供24小时的服务,虚拟团队有助于组织作出快速反应,可以增加组织灵活性和柔性。由于客户也可以包括在虚拟团队中,因此可以更接近客户。

⑥虚拟团队主要基于自我指导和自我控制,员工可以随时开展工作,自主性和灵活性增加,因此其成员的独立性更强。更少的微观管理,提高了员工的满意度。

环保方面的益处。虚拟团队可以减少交通压力,降低能源消耗与空气污染等。

总之,虚拟团队可以更加充分地利用组织内部及外部的各种资源,包括现有的设施、技术和信息,特别是人力资源;可以提供全天候的劳动力与服务,大幅度提高生产率;能有效地提高企业适应环境变化的能力,增加竞争力和企业效益,从而在激烈的市场竞争中立于不败之地。所以,在电子商务时代,构建虚拟团队,无论在理论上还是实践中都有着重要的意义。

(4)虚拟团队的建设

尽管虚拟团队已经非常普遍,但它们仍面临一些特殊的挑战。虚拟团队常常因为成员间缺乏紧密的社会关系和直接交流而受到不利影响。它们无法复制出正常的面对面沟通中的听说互动过程,尤其当团队成员并不相互见面时,虚拟团队更可能是以任务为导向的,成员之间相互交流的信息也更少含有社会—情感的内容。因此,毫不令人意外的是,与面对面交流的团队相比,虚拟团队的成员对本团队的互动过程满意度更低。因此,为了使虚拟团队变得有效,需要做到:

①成员之间建立信任。虚拟团队的核心要素是信任问题。高信任的虚拟团队融合得更容易,组织自己的工作更迅速,自我管理更有效。信任是虚拟团队完成复杂任务的润滑剂。

②搭建共享平台。搭建利用信息技术的共享平台是虚拟团队运行的必要条件。虚拟团队存在时空距离,使得增强共享平台变得非常重要。虚拟团队的管理者应善于建立共享知识和共享愿景的氛围。当团队召开会议,不论是电话会议、可视会议还是面对面会议,管理者都需要传递或展示团队目标,让虚拟团队成员时时感受到他们是在一个负有共同使命的“真实团队”之中。

③调整成员角色定位。虚拟团队的远程管理使组织的监督和控制职能弱化,为了更好地维护团队,就必须对成员角色重新定位,使其从“员工”角色转换成为“会员”角色。会员制将使每个加入团队的人具有会员身份,享有会员的权利和义务,有权参加虚拟公司的管理。

【案例】(www.xing528.com)

VeriFone公司的虚拟团队

VeriFone公司是一个信用卡确认及自动付款设备供应商,15年前初创时是一个虚拟公司,今天它在业务各方面都采用虚拟团队。设施经理组成的团队负责决定如何减少办公室中的“毒素”。营销和开发团组用头脑风暴来开发新的产品。销售代表收集信息及客户的反应。

VeriFone公司的虚拟团队概念极为灵活。有的团队只包括公司员工,也有的团队包括外部人士(如客户或合作伙伴的员工)。有的团队是永久性的,如虚拟方式经营公司的营运团队。有的团队是临时性的,任何雇员都可组织一个临时的虚拟团队,以解决一个具体的问题。

尽管有这一切灵活性,VeriFone公司仍有一些严格的“规定”以确保组成团队不是任意的。雇员要完成40小时的训练计划,学习如何建设一个成功的虚拟团队。此外,团队领导人还要遵守公司高级经理拟订的书面程序。该公司为虚拟团队的成功拟出了以下指南:

1.确定宗旨。公司设立团队时总是先书面写出工作宗旨,这使各成员有了方向,并可防止误解。

2.招募团队成员。虚拟团队一般应有3~7名成员,并应由具有不同观点及经验的人参加。在不同时区选定成员,就意味着生产工作可21小时不间断。

3.确定团队存在时间。依团队宗旨及目标确定是短期的特别工作小组,解决问题的团队,还是长期的运营团队。

4.选定通信技术。公司一切成员所受的训练不仅包括如何使用通信工具,也包括何时使用它们。选择合适的工具对虚拟团队的成功有关键的意义。

VeriFone公司员工也经过训练,知道虚拟沟通中隐藏的心理危险。与面对面交流相比,用通信方式交流总会在意义理解上有失真之处,也更容易出现误解。电子邮件尤其容易导致误解,所以在遇到敏感或复杂问题时,团队成员会用电视视频会议交流。

(资料来源:理查德·L.达夫特,雷蒙德·A.诺伊.组织行为学[M].杨宇,闫鲜宁,丁维佳,译.北京:机械工业出版社,2004.)

2)创业团队

(1)创业团队的含义

狭义的创业团队是指有着共同目标、共享创业收益、共担创业风险的一群经营新成立的营利性组织的人,他们提供一种新的产品或服务,为社会提供新增价值。广义的创业团队还包括与创业过程有关的各种利益相关者,如风险投资商、供应商、专家咨询群体等。

(2)创业团队的创建

创业团队的创建,主要涉及以下两个关键问题。

①创业团队的成员。作为创业团队成员,应该具备创业者的特征和技能。优秀的创业者应具备的特征包括:工作积极主动;有目的性;有明确的目标;全身心地投入其事业发展之中;信心十足;能从失败中吸取教训;容易接受新事物;意志坚定但不拒绝改变;勤学好问;有强烈的责任感;正确地行使权力和对待金钱。这些素质要求,单个创业者难以完全具备,每个创业团队成员也不可能都具备。这表明组成创业团队的必要性和重要性,也表明在选择创业团队成员时要考虑其是否具备这些素质,特别是团队成员之间素质是否具有互补性。

②选择适合的团队形成方式。创业团队的形成过程有两种典型方式。第一种是一个创业者有了一个创意,或只是想创办一个企业,然后几个熟人在接下来的企业形成过程中加入进来;另一种是一个完整的团队基于一个共同的创意、一种友谊、一段经历等因素从创业过程一开始就形成,整个团队是基于一个核心的创业者。在起步阶段,核心创业者通常拥有许多头衔,身兼数职,是个多面手。过了这个阶段,企业的性质和要求与这个核心创业者的能力、动机和兴趣之间将会出现差距,要求由其他团队成员予以弥补,或联系其他外部资源,诸如外部董事、咨询人员、律师会计师等。

(3)创业团队的建设

①建立利益和风险对称机制。在创业团队的组件中,不仅要寻找利益的共同点、风险的交叉点,而且要建立利益和风险的对称机制。

②创建共同的未来目标。目标在团队整合过程中有其特殊的价值,是一种有效的激励和协调因素。

③相互信任。信任是合作的基础与前提,对于一个团队而言,信任意味着一种凝聚力的产生。作为团队成员,无论其扮演的是何种角色,都应该全身心地投入这个角色当中,明白自己该做什么,如何去做,明确个人职责分工,确保信息的正确和快速传递。

④团队凝聚力。凝聚力是预测团队行为的一个重要指标,对创业团队显得尤为重要,因为创业团队所面对的环境具有很高的复杂性和不确定性。

⑤正确对待冲突。创业过程不会一帆风顺,合作的同时,也会产生许多冲突。可以通过对团队冲突进行合理的引导,加强信息沟通,互相交换意见,建立成员间的信任与谅解,发展建设性冲突,消除破坏性冲突。应采取包括沟通、协商、仲裁、权威、吸收合并和设置新的高层目标等在内的多种方式化解团队冲突,促进团队成员之间的合作。

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