中小企业人力资源管理外包的运作流程优化方案

人力资源管理外包流程的细分方法可谓见仁见智，笔者认为中小企业实施人力资源管理外包的运作流程至少包括以下几个过程：

一、成立企业人力资源管理外包领导小组

该小组是企业实施人力资源管理外包的决策和实施机构。一般由企业高层和企业人力资源、财务、生产、销售、采购等部门负责人参加，必要时也可以聘请外部专家参加，以提供专业的咨询和指导。该小组的任务主要有三：一是加强宣传，统一认识。要使企业上下充分认识到开展人力资源管理外包的优势，从而统一思想，强化执行，形成合力。二是加强沟通，实现协同。人力资源部门作为外包战略的执行部门，要加强与用人单位的沟通，了解他们对外包员工的素质、能力的基本要求以及运作过程中存在的问题，并及时向企业人力资源管理外包领导小组反馈，为正确决策提供科学依据。三是制定并实施符合企业实际的人力资源管理外包方案。

二、确定核心业务及外包内容

确定企业核心业务及外包的内容是中小企业人力资源管理外包实施的前提和基础，关系到整个外包过程是否能够正确运作。因此，中小企业首先必须分析自身的管理工作内容，包括企业现状如何、核心竞争力在哪里；企业现有人力资源管理人员素质高低、人力资源管理水平如何；目前人力资源管理存在哪些问题、哪些因素制约了企业的发展。然后进行SWOT分析，在这之后，应了解企业人力资源管理的优劣势及存在何种需求；哪些人力资源管理业务有外包需求，这些业务是否具有外包的客观条件等。只有充分分析了自身需求，才能明确目标，从而作出正确的业务内容决策，才能开展下一步工作。

另外，在分析需求作出核心业务及外包内容后，计划实施外包的中小企业要明确自身的发展战略定位，要明确企业是干什么的和企业将人力资源管理工作外包给专业机构须达到什么效果，对人力资源管理外包工作有何要求或期望。只有明确这些问题之后，企业才能确定目标，选择有效的方式进行人力资源管理外包。

三、发布外包计划

根据企业确定的外包内容，拟订详细的外包计划，包括进度安排、财务安排、人力资源管理外包的活动类型、人员安排及对外包服务商的要求、逾期要达到的效果等。总体来说，外包计划越详细越好，以便有意向的外包服务商有针对性地开展工作。外包计划制订后，要通过有效的途径和平台发布招标信息，如可以定向发布，可以在企业的网站发布，也可以在外包专业网站发布，从而使企业外包需求有效到达外包服务商。

四、外包服务商的选择

外包服务商的选择是中小企业人力资源管理工作外包实施的关键环节，外包服务商选择的合适与否直接影响外包工作的质量和外包目标的实现。寻找能够接受本企业的经营理念、价值观及文化的合适的外包服务商是人力资源管理外包的重要步骤。通常来说，寻找合适的专业性外包服务商要做到以下几个方面：

（一）初步确定外包服务商名单

中小企业可以通过各种渠道来寻找潜在的外包服务商。例如，企业可以向一些有过类似外包经验的中小企业请教或寻找一些专业的人才或人力资源服务机构。此阶段的主要任务就是要通过识别和评价，选择最适合本企业的外包服务商。

（二）制作建议请求书

确定外包服务商的核心是制作建议请求书，使用一系列的评估标准来衡量不同外包服务商的资质。制作建议请求书需从以下几个方面进行：

（1）企业及所在行业背景介绍。这部分应包括中小企业的历史、生产产品范围、员工人数和所在行业的基本状况。外包服务商据此信息可以判断自己有无专业知识可以承包该项目。

（2）外包理由。建议请求书应说明企业外包所想达到的目标，如降低成本还是提高企业的灵活性等方面，这样外包服务商就能着重突出中小企业所要求的领域。

（3）外包范围。要明确界定企业希望人力资源管理外包的业务范围，即企业希望外包服务商将来为自己做什么。(https://www.xing528.com)

（4）供应商必须提供的相关信息。企业需要一些标准化的指标来衡量外包服务商上交的建议书。这些栏目可能包括底线价格即只提供最基本服务的价格、额外服务的价格、供应商所能提供的所有服务、供应商的财务状况、从业年数和业绩清单等。

（5）绩效标准。企业要明确写出期望最后胜出的外包服务商所能提供的绩效标准，这可以让一些自觉无力达到此标准的供应商提早退出。供应商还可据此信息确定承包项目所需的人手，企业也可向外包服务商出具在满足企业绩效标准条件下自己的心理价位。

（6）惩罚。企业应说明如果外包服务商未能达到特定的服务水平，企业对其作出处罚的要求。外包服务商一般都会尽量逃避处罚。因此，在此做出明确规定可以作为将来双方就此问题正式谈判的基础。

（三）评估建议书

企业在收到各潜在供应商交回的建议书以后，项目团队就要仔细地审核上面的各项内容。使用一系列预先设计好的标准来评估外包服务商的资质，并且分配不同的权重于这些标准中，以找到最佳人选。评估标准具体有：

（1）价格。价格是很重要的一个标准，但并不是说报价越低的外包服务商就越有竞争力。事实上，如果某个供应商的报价明显偏低，则很有可能是不能提供合格的服务即所谓的低质低价，还有些供应商会以很低的底线价格来提高中标机会，但他将来很可能要求很高的额外服务价格来弥补利润损失。企业对这种伎俩要有所警惕。

（2）经验。企业选择外包服务商时，不仅要检查潜在外包服务商是否承包过类似的项目，而且还要仔细审核外包服务商委派给项目的具体工作人员的资历，包括从业年数、教育背景和拥有的技能水平，防止一些著名的外包服务商只给企业分配一些资质平平的员工。

（3）财务状况。外包服务商财务状况也是企业需要重视的问题之一。如果某个潜在的供应商处于很差的财务状况，就有破产和被收购的可能。倘若他和企业终止外包合同，会使企业受到损失。

（4）名声。企业不仅要听那些潜在的外包服务商的自我评价，而且还应积极走访那些曾经和外包服务商合作过的单位以及他们的推荐人。企业可以详细探询他们和该外包服务商的合作感受，如外包服务商是否能按时完成所承诺的所有服务，价格是否合理，是否具有合作精神，员工的素质如何等问题。项目团队应努力多挖掘一些这样比较客观的材料。

（5）文化兼容性。选择了某个潜在的外包服务商签订外包合同，那么两者就要保持相当长的紧密合作关系，如果两个单位的管理风格和企业文化完全不相容的话，那么沟通和合作过程就会有太多的坎坷，伙伴关系也难以维持。

总而言之，企业应通过上述标准来找到一个在报价、经验、名声、财务状况和文化兼容性上都比较理想的合作伙伴，而不是基于一两个标准尤其是价格来草率地作出决策。企业还可以提议先试行外包一段时间，如果在试行期中发现存在不可调和的矛盾或无法解决的问题，则可及时中止外包，以降低人力资源管理外包的风险。

五、实施与控制

通过外包企业的部分业务，可以使企业将精力集中于核心业务。但外包绝不意味着置之度外，放而不管，而是应该不断监控和评估外包服务商的工作进度和质量，以使其按协议要求办事，从而达到预期的目的。要处理好与外包服务商的关系，致力于和外包服务商建立长期合作关系，这样有助于外包服务商深入了解企业文化从而提供更好的服务。作为企业人力资源管理外包项目的主要执行部门，企业人力资源管理部门还要及时将实施中和实施后的信息反馈给公司高级管理层，以便采取有效措施对人力资源管理外包服务商加以管理。因此，必须制订一个监控计划和项目进行中的监督方案，以保证外包工作的顺利进行。

六、评估效果

主要看方案实施后是否给企业带来了业绩改善，是否充分发挥了外包优势，规避了外包风险。通过效果评估，来确定是否需要对外包活动进行调整。调整至少包括三个方面：一是企业的外包业务有可能需要改变，如以前外包的业务需要内部化，出现新的外包业务；二是企业将放弃外包活动，依靠内部来进行管理；三是企业可能会考虑选择其他人力资源管理外包服务商来开展外包业务。