如何有效管理采购：ERP系统的应用

1.传统采购流程的不足之处

在经营管理中，采购管理的好坏对企业全局有直接影响，采购是企业活动的主要环节点，对企业的技术、生产、财务、人事等各项管理都有决定性的作用。采购系统直接面对供应商，是企业的窗口，也是企业形象的体现；为经营决策者提供市场信息和采购数据；为生产预测和生产计划系统提供需求信息；为质量管理系统提供客户反馈信息；为财务系统提供主要的财务数据。因此采购起到了至关重要的作用。传统的采购一般是由企业的供销科或供应科来完成的，其采购流程见图7-8。

图7-8 传统的采购流程图

在上述流程中可以看出存在着以下的不足：

（1）采购过程监控薄弱。传统的采购流程中，物料管理、采购管理、供应商管理通常是由一个职能部门来完成的，这样就导致了采购过程缺乏必要的监督和控制。

（2）信息共享程度低。由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成的，缺乏必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由当值业务人员自行掌握，人为操作的随意性较大，导致了业务信息共享程度较低。

（3）采购过程缺乏灵活性。传统的采购过程缺乏灵活性，企业对市场变化和客户需求的响应能力较弱。这主要是由于采购和供应双方在信息的沟通方面缺乏有效的手段，也来不及进行及时的信息反馈。当市场的需求发生变化时，采购方往往无法根据实际的市场变化更改原先的订货合同。因此，企业在生产的实际需求减少的情况下难免引发增加的库存，而需求增加时又常常会出现供不应求的现象。

（4）企业间关系不明确。传统的采购管理系统中，没有明确定位供应和需求之间的关系。企业一般只注重短期的经济利益，这就造成了供应和需求之间所建立的临时性、短期性的合作关系，并不利于长期关系的维持。同时，在这样的背景下，企业间的竞争明显多于合作。

2.基于ERP的采购模块的特点

企业采购活动因工作方式发生了变化，其工作的重点也会发生相应的变化。ERP系统将给采购管理的日常工作带来质的变化。这种变化，对采购供应部门的员工提出了更高的素质要求。也由于工作的程序发生了较大的变化，采购人员摆脱了繁重的简单重复劳动，其主要精力将放在同企业内部人员和供应商一起研究如何降低成本上。ERP中的采购有效地避免了传统采购过程中存在的不足，基于ERP的采购模块主要有了以下的改进：

（1）以职责为核心开展流程设计。在传统的采购管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，也就是说强调的首先是企业组织机构中的部门，其次才是具体部门负责的工作。而在ERP系统中，首要强调的是职责，即每名员工首先应清楚各自的职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以进行灵活定义，见表7-8。(www.xing528.com)

表7-8 ERP系统中的采购流程职责

从表7-8中可以看出，ERP系统克服了传统采购管理中的弊端，它将部分工作从采购模块中分离出来。这种做法是可以将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应进模块中。其中一个模块代表着一个工作组或业务部门，体现了以职责为核心的集中管理思想。

（2）以信息系统为平台实现了高度的信息共享。ERP系统实施后，虽然注入基础信息岗位的工作量会有所加大，但是整个企业采购的运作效率和安全性将会得到较大的提升。具体表现在：

1）业务可塑性增强。ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等；此外，ERP系统还可以随时运行需要的报表用以反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一个阶段的采购工作提供及时的信息。

2）减少操作中的人为因素。对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能地减少，新来的业务人员可以通过系统方便地查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。

（3）完善控制工作程序。“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与采购流程中最明显的区别，主要体现在：

1）流程有序。在ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制订总的采购计划等来对采购工作流程进行控制，从而细化了采购部门的日常管理，加强了管理。

2）审批严格。虽然传统的采购模式也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要执行这点非常难。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必须经主管领导审批，否则ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显。

3）监督有方。在采购业务处理过程中，监督人员（不仅是采购部门领导）若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某订单属于重复订单，可以将其暂停，查明原因，或取消该订单。