企业采购管理信息系统的功能分析

各类企业由于采购业务的不同，其采购管理信息系统的功能模块也存在一定的差异。一般情况下，企业采购管理信息系统的功能包括基础信息管理、供应商管理、处理采购申请、采购谈判与合同管理、签发订单、跟踪订单、验收货物、确认发票与付款、库存管理、统计与辅助决策等。

1.基础信息管理

基础信息管理功能模块提供各项基础信息的设定和维护功能，包括物料代码、供应商代码、人员代码、部门代码等各项代码的定义，根据企业实际设定采购管理信息系统的工作流程，设定各终端用户的操作权限等。

2.供应商管理

供应商管理对采购管理乃至整个供应链管理都是至关重要的，与供应商建立紧密的关系无疑是降低采购成本的一种有效手段，供应商管理功能模块是采购管理信息系统最为核心的子系统。为了更加合理有效地进行供应商管理，企业应该收集供应商的基本信息、供货信息、历史信息和资信信息等。供应商的供货信息包括供货范围、供货能力、批量、价格、质量、折扣等。供应商历史信息包括供货记录、质检记录、退货记录、降价记录、应付款记录等。供应商资信信息包括到货质量等级、质量合格率、准时交货率、资信等级等。以上这些采购管理信息系统中的有关供应商的信息，有助于企业定期对供应商进行绩效评价，不断确立战略合作伙伴。

3.处理采购申请

物料需求计划，一方面来自由客户订单驱动产生的需求计划；另一方面是为库存采购而直接产生的需求计划。物料需求计划经相关负责人审批生效后生成采购计划，采购申请就是物料需求计划的书面信息载体。采购申请包含的信息有采购物料的品名、规格型号、数量、到货时间、包装要求等。经过批准生效的采购申请是签订合同和签发采购订单的依据。

4.采购谈判与合同管理

采购谈判是采供双方进行接洽沟通，互相交换交易信息，最终达成交易的过程。采购谈判过程中需要记录和传递相关谈判信息，并根据记录信息来提供决策支持，以满足企业的决策要求。合同管理包括合同文本生成与打印、合同审批、合同签订、合同履行跟踪、合同终止，以及生成付款计划、合同统计、跟踪与监控合同履行情况等决策支持功能。

5.签发订单

企业各个部门提出的采购申请经采购资金运算、同项物资合并和选择供应商后生成采购总体计划。采购总体计划经过财务审核后进行任务分解，分解后的采购计划分配给采购业务人员。采购业务人员将采购计划提请审核和批准，批准人在审批的同时确定采购方式。签发订单需要从供应商档案库中过滤出具有生产、经营当批物料的供应商目录，由采购业务人员挑选出信誉较好、供货质量稳定的供应商，采取招投标或其他方式确定供应商，完成采购业务流程。(www.xing528.com)

6.跟踪订单

企业采购部门进行订单跟踪，目的在于实现催货和根据实际情况调整订单内容。采购业务人员根据合同规定，在交货日期到来之前的某一时间向供应商进行催货，以保证物料的及时供应。需要注意的是，所有催货都要有正式的记录，以便作为后期供应商考核的依据。在催货过程中，采供双方因为实际情况而对订单进行的调整也要记录在案。对于逾期仍未交货的订单，采供人员可以取消订单或者继续催货。

7.验收货物

仓库保管员依据到货单上的合同号，自动生成到货单，清点实物后存放入库。货物的验收过程包括订单收货处理、退货处理和采购过账处理等。订单收货处理是按照订单对供应商发过来的物料进行验收，合格品由库管部门进行入库处理，不合格品则进行退货处理。采购过账处理是根据采购订单、收货单和退货单进行会计过账，向财务部门发出付款通知。

8.确认发票与付款

通常情况下，付款之前必须确认到货，同时核对发票，验收货物环节产生到货信息。付款的基本流程包括：依据合同到货情况生成合同付款单，根据合同规定的付款计划表生成实际付款通知书，经审批后通知财务部门付款。付款环节一般要控制付款额度，保证实际付款金额不得超出计划付款金额，累计付款金额不得超过合同标的金额，而且在合同标的金额履行完毕前，自动扣除合同预付款项，确保企业资金的安全，确保企业利益不受损失。

9.库存管理

库存管理主要功能包括合同入库、合同出库、库存统计、资产移交等。库存管理实现的原理在于系统自动依据合同付款情况生成入库单，办理入库手续，记录收发存流水账。

10.统计与辅助决策

该项功能提供各业务环节的查询、统计、分析功能，包括委托查询、采购查询、合同查询、到货查询、付款查询、库存查询、价格查询等服务。统计与辅助决策功能模块能及时、准确地为各级管理人员的决策提供信息依据，为业务人员提供信息查询服务，实现业务跟踪，为客户提供咨询服务。统计报表包括月份物资采购控制报表、供应商明细表、物资采购资金一览表、请购管理一览表、采购计划一览表、入库单、出库单等。